Για πολλούς από εμάς, η ετήσια διαδικασία ανάπτυξης επιχειρησιακού και κεφαλαιακού προϋπολογισμού αντιμετωπίζεται με ανησυχία και σύγχυση. Αλλά είναι πραγματικά απλά σχέδια: ένα για το άμεσο μέλλον και ένα για μακροπρόθεσμα. Ενώ ο βραχυπρόθεσμος προϋπολογισμός λειτουργίας μπορεί να επηρεάσει πόσο μπορούμε να φτιάξουμε κρασί και να γευματίσουμε έναν πελάτη, το κεφαλαιακό σχέδιο μπορεί να καθορίσει εάν μπορούμε να ανταποκριθούμε στους μακροπρόθεσμους στόχους μας σταδιοδρομίας.
Ορισμός
Ένας προϋπολογισμός περιγράφει ένα οικονομικό σχέδιο. Οι εταιρείες καταρρίπτουν το σχέδιο σε δύο τύπους: σχέδιο λειτουργίας και σχέδιο κεφαλαίου. Ο επιχειρησιακός προϋπολογισμός επικεντρώνεται στην καθημερινή λειτουργία της εταιρείας και καλύπτει συνήθως μια περίοδο ενός έτους. Κατά τη διάρκεια του έτους, οι διαχειριστές αναθεωρούν συνεχώς το σχέδιο και μετρούν κάθε απόκλιση από τα αναμενόμενα έσοδα και έξοδα, καθώς οι αλλαγές θα επηρεάσουν το ετήσιο λειτουργικό κέρδος. Οι κεφαλαιουχικοί προϋπολογισμοί επικεντρώνονται στην εσωτερική στρατηγική επένδυσης και συνήθως είναι μακροπρόθεσμοι, αν και μπορούν να ενημερώνονται κάθε χρόνο. Ένας τυπικός προϋπολογισμός κεφαλαίου θα διαρκέσει πέντε ή δέκα χρόνια.
Επιχειρησιακός προϋπολογισμός
Οι διαχειριστές αναπτύσσουν επιχειρησιακό προϋπολογισμό υπολογίζοντας πρώτα τα έσοδα από τις πωλήσεις. Οι τάσεις της αγοράς και οι αποφάσεις τιμολόγησης διευκολύνουν αυτήν την πρόβλεψη, μετριάζοντας την ικανότητα της εταιρείας να παραδώσει το προϊόν ή την υπηρεσία. Ενώ μια αναπτυσσόμενη βιομηχανία μπορεί να απαιτήσει σχεδόν απεριόριστο προϊόν, οι ικανότητες των μονάδων μπορούν να περιορίσουν την παραγωγή. Οι προϋπολογισμοί δαπανών ακολουθούν και καλύπτουν τα έξοδα όπως το εργατικό δυναμικό, τις πρώτες ύλες, τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, τα γενικά έξοδα, τις πωλήσεις, το μάρκετινγκ και την έρευνα και ανάπτυξη. Οι προϋπολογισμοί συχνά βασίζονται στο μηδέν, που σημαίνει ότι οι εκτιμήσεις κόστους βασίζονται σε λεπτομερείς προβλέψεις ανά τύπο δαπανών και όχι στην απλή εκτίμηση κόστους βάσει ιστορικού. Οι προϋπολογισμοί λειτουργίας αναπτύσσονται ανά μήνα και μπορεί να διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με το χρονοδιάγραμμα των δαπανών όπως η αγορά πρώτων υλών. Οι επιχειρησιακοί προϋπολογισμοί παρακολουθούνται τουλάχιστον μηνιαίως, με κάθε διακύμανση που αναλύεται λεπτομερώς.
Προϋπολογισμός κεφαλαίου
Οι κεφαλαιουχικοί προϋπολογισμοί αναπτύσσονται για δύο κύριους λόγους: επέκταση και αντικατάσταση. Οι επιτυχείς εταιρείες αξιολογούν συνεχώς τις συνθήκες της αγοράς και αναλύουν ευκαιρίες. Μπορούν να αποφασίσουν να επεκταθούν εισάγοντας άλλες γεωγραφικές περιοχές ή να προσθέσουν νέα προϊόντα στην προσφορά τους. Και οι δύο αυτές αποφάσεις επέκτασης απαιτούν την προσθήκη εγκαταστάσεων και εξοπλισμού. Οι εγκαταστάσεις εξαντλούνται και τα μηχανήματα πρέπει τελικά να αντικατασταθούν ή να ενημερωθούν. Το χρηματοδοτικό σχέδιο που αναπτύχθηκε για να καλύψει αυτές τις δύο ανάγκες ονομάζεται προϋπολογισμός κεφαλαίου. Πρόκειται για μια επένδυση στο μέλλον.
Σκέψεις
Ενώ οι προϋπολογισμοί λειτουργίας καθορίζουν τη βραχυπρόθεσμη βιωσιμότητα, οι προϋπολογισμοί κεφαλαίων φαίνονται στο μέλλον. Οι περισσότεροι προϋπολογισμοί κεφαλαίου καθορίζονται από κορυφαία στελέχη και κάθε επένδυση αναλύεται προσεκτικά. Οι διευθυντές εξετάζουν λεπτομερώς κάθε επενδυτική πρόταση, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει απόφαση δανεισμού χρημάτων που δεν θα έχουν άμεση απόδοση επένδυσης. Οι μέθοδοι καθαρής παρούσας αξίας καθορίζουν εάν μια επένδυση που γίνεται σε τρέχοντα δολάρια θα αποπληρωθεί με μελλοντικά κέρδη. Ένα παράδειγμα είναι μια αεροπορική εταιρεία που πραγματοποιεί μια επένδυση σε αεροσκάφος πολλών εκατομμυρίων δολαρίων. Η ανάλυση θα προβλέψει εάν το κόστος του αεροσκάφους δικαιολογείται με βάση τη μελλοντική ικανότητά του να παράγει έσοδα και να αυξάνει την κερδοφορία της εταιρείας.
