Πώς να γράψετε σημειώματα για Εθελοντές Κόμματος Χριστουγέννων

Η χρήση των σημειωμάτων των εργαζομένων για να ζητήσετε τους εθελοντές για προγραμματισμό εορτασμού γραφείου είναι ένας καλός τρόπος για να εμπλέξετε πολλούς εργαζομένους και να τους κάνετε να αισθάνονται ότι συμπεριλαμβάνονται στην ομάδα γραφείων. Η αποτελεσματική χρήση των εθελοντών των εργαζομένων μπορεί να κάνει γεγονότα όπως Χριστουγεννιάτικα πάρτι να αποχωρήσουν χωρίς να χτυπήσουν. Τα σημειώματα διασφαλίζουν επίσης ότι ένα μήνυμα ή μια ανακοίνωση φτάνει σε όλους τους παραλήπτες. Όταν προγραμματίζετε τα Χριστουγεννιάτικα πάρτι και άλλα εκδηλώσεις γραφείου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι καλούνται να παρακολουθήσουν γνωρίζουν την ημερομηνία και την ώρα.

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Κατάλογος πιθανών εθελοντών εργαζομένων
Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους πιθανούς εθελοντές
Ημερομηνία, τοποθεσία και ώρα του συμβάντος
Κατάλογος εθελοντικών ωρών και υποχρεώσεων

Προσδιορίστε τον τύπο του Χριστουγεννιάτικου πάρτι το γραφείο σας θα έχει. Αποφασίστε εάν η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί στο γραφείο ή εκτός του χώρου. Ορίστε έναν προϋπολογισμό. Προσδιορίστε τον αριθμό των ατόμων που θα προσκληθούν, συμπεριλαμβανομένων των συζύγων ή των επισκεπτών των εργαζομένων. Αποφασίστε εάν θα εξυπηρετηθεί το αλκοόλ και εάν θα σας παρέχουμε δωρεάν ποτά ή μπαρ με μετρητά. Διατηρήστε μια λεπτομερή λίστα με τις παραμέτρους του κόμματος για να καθοδηγήσετε τους εθελοντές σας στη δημιουργία τους.

Καθορίστε πόσους εθελοντές εργαζομένων θα πρέπει να οργανώσετε και να διευκολύνετε το κόμμα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, απαιτούνται τουλάχιστον 10 εθελοντές για να καλύψουν όλες τις λειτουργίες. Επιλέξτε έναν ηγέτη εθελοντή να επιβλέπει τους άλλους εθελοντές υπαλλήλους. Συζητήστε τα στοιχεία της οργάνωσης απευθείας με τον επικεφαλής εθελοντή. Βεβαιωθείτε ότι κάθε υποψήφιος εθελοντής έχει το χρόνο και την ικανότητα να συμμετάσχει πριν από την ανάθεση ρόλων.

Δημιουργήστε ένα σημείωμα σε όλους τους πιθανούς εθελοντές που δηλώνει την ανάγκη σας για βοήθεια με το γραφείο. Δώστε το όνομα του υπαλλήλου που επιλέξατε να ενεργεί ως σύνδεσμος εθελοντών. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εθελοντές καταλαβαίνουν ότι εκτός από εσάς, ένα επιπλέον άτομο θα είναι διαθέσιμο για να εργαστεί μέσω της εφοδιαστικής της οργάνωσης του κόμματος. Ζητήστε από όλους τους παραλήπτες σημειώσεων να έρχονται σε επαφή μαζί σας μέσα σε μια εβδομάδα για να σας ενημερώσουν αν μπορούν να προσφερθούν εθελοντικά. Διατηρήστε μια λίστα όσων έχουν συμφωνήσει να βοηθήσουν.

Στείλτε ένα δεύτερο υπόμνημα στους ανθρώπους που προσφέρθηκαν εθελοντικά. Αναθέστε καθήκοντα και ευθύνες κόμματος σε συγκεκριμένα άτομα ή μικρές ομάδες. Για παράδειγμα, τοποθετήστε μια ομάδα υπεύθυνη για την επιλογή του μενού τροφίμων. μια δεύτερη ομάδα που είναι υπεύθυνη για τις προσκλήσεις που κυκλοφορούν. μια τρίτη ομάδα που είναι επιφορτισμένη με διακοσμήσεις, χάρτες και δώρα. Συνεχίστε να διαιρείτε τα καθήκοντα μέχρι να καλυφθούν όλες οι πτυχές του κόμματος. Μπορεί να χρειαστεί να προσέλθετε επιπλέον εθελοντές εάν το κόμμα σας είναι μεγάλο, επίσημο ή πιο περίπλοκο από μια περιστασιακή συγκέντρωση στο γραφείο.

Στο δεύτερο μνημόνιο, ανακοινώνουν ένα χρονοδιάγραμμα των εθελοντικών συνεδριάσεων του κόμματος, εβδομαδιαία ή μηνιαία, για την οργάνωση και προετοιμασία. Προγραμματίστε την πρώτη συνάντηση τουλάχιστον τέσσερις έως έξι μήνες πριν από την εκδήλωση. Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι δεν παραβλέπονται λεπτομέρειες και όλοι οι εθελοντές κατανοούν τις ευθύνες τους και τις δεσμεύσεις τους ως προς το χρόνο. Προγραμματίστε τις συναντήσεις κατά τη διάρκεια της επιχείρησης, επιτόπου, αλλά βεβαιωθείτε ότι δεν θα επηρεάσουν αρνητικά την καθημερινή εργασία των εθελοντών. Ζητήστε από όλους τους εθελοντές να σας ενημερώσουν εάν θα συμμετάσχουν στην εναρκτήρια συνάντηση.

Χρησιμοποιήστε σημειώσεις για να παρακολουθείτε τακτικά με όλους τους εθελοντές σε όλη τη διαδικασία σχεδιασμού. Αναφέρατε σε κάθε υπόμνημα αυτό που συζητήθηκε κατά την τελευταία συνάντηση και τι θα συζητηθεί στην επόμενη συνεδρίαση. Ζητήστε από τους εθελοντές να επικοινωνούν με ολόκληρη την ομάδα εάν έχουν ιδέες, προτάσεις, ερωτήσεις ή ανησυχίες, ώστε όλοι να γνωρίζουν πλήρως την πορεία του σχεδιασμού.

Πριν από την εκδήλωση, στείλτε ένα σημείωμα σε όλους στο γραφείο ή την εταιρεία σας, ευχαριστώντας τους εθελοντές των εργαζομένων για το έργο τους στην προετοιμασία για το κόμμα. Αυτή η έκφραση ευγνωμοσύνης είναι σημαντική για τους εθελοντές.

Συμβουλές

Χρησιμοποιήστε την παραδοσιακή γλώσσα των επιχειρήσεων κατά τη σύνταξη των σημειωμάτων, ακόμη και για διασκεδαστικές εκδηλώσεις όπως Χριστουγεννιάτικες εκδηλώσεις. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε όρους αργαλειού, λεηλασία και αμφισβητήσιμη γλώσσα κατά τη σύνταξη σημείων.