Οι λογαριασμοί που καταβάλλονται είναι ένα κρίσιμο τμήμα των οικονομικών σας αρχείων και μπορούν να υποστούν απάτη χωρίς προσεκτική συμφιλίωση και εποπτεία. Οι ισχυρές λογιστικές διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών μπορούν να εξασφαλίσουν την ακρίβεια και την έγκαιρη πληρωμή των λογαριασμών σας. Οι καλύτερες λογιστικές διαδικασίες που είναι πληρωτέες για λογαριασμούς επιτρέπουν ένα μείγμα καθημερινών ελέγχων, συνήθους εσωτερικού ελέγχου και διαδικασιών εξωτερικού ελέγχου.
Διαδικασίες ρουτίνας
Οι πληρωτέοι λογαριασμοί θα πρέπει να είναι ισορροπημένοι καθημερινά για να συμβιβάζονται οι πληρωμές με τις καταχωρημένες εγγραφές. Κάθε διαφορά μεταξύ του συνολικού καταβληθέντος ποσού και του συνόλου που καταγράφηκε πρέπει να εξεταστεί και να συμβιβαστεί αμέσως. Η εποπτεία της διαχείρισης κάθε ατόμου που εμπλέκεται σε πληρωτέους λογαριασμούς πρέπει να είναι αυστηρή και πρέπει να περιλαμβάνει την τακτική παρακολούθηση των δραστηριοτήτων. Οι διαχειριστές θα πρέπει να εκπαιδεύονται για να προσέχουν για τυχόν ενδείξεις παράπτωσης από το πληρωτέο προσωπικό.
Πρέπει να τεθούν σε εφαρμογή διαδικασίες απόσυρσης που συμβάλλουν στη δημιουργία μιας διαδρομής ελέγχου. Αυτές οι υπογραφές πρέπει να περιλαμβάνουν επισκόπηση της διαχείρισης των καθημερινών συμφωνιών, μηνιαίες αναφορές απόκλισης και ατομικές υπογραφές για μεγάλες συναλλαγές, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι όλες οι πληροφορίες είναι σωστές.
Εσωτερικοί έλεγχοι
Οι εσωτερικοί έλεγχοι για πληρωτέους λογαριασμούς πρέπει να περιλαμβάνουν απαιτήσεις υπογραφής σύμφωνα με τα ποσά των πληρωμών. Εξετάστε την εφαρμογή αρκετών επιπέδων απαιτήσεων υπογραφής. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να υποβάλετε υπογραφή λογιστικού διαχειριστή για στοιχεία άνω των $ 5.000, μια εκτελεστική υπογραφή για στοιχεία αξίας άνω των 10.000 $ και διπλή υπογραφή για πληρωμές άνω των $ 25.000. Ταιριάξτε τις απαιτήσεις υπογραφής σας με τα συνολικά έσοδα και την ευαισθησία της επιχείρησής σας στην απάτη για μέγιστο όφελος.
Καθιέρωση διαδικασιών ελέγχου ρουτίνας για πληρωτέους λογαριασμούς. Συμπεριλάβετε επιτόπιους ελέγχους στις μεμονωμένες πληρωμές για να εξασφαλιστεί η ακρίβεια Για παράδειγμα, εξετάστε καθημερινά πέντε οφειλέτες και ελέγξτε τα ποσά των πληρωμών και τις πληροφορίες του δικαιούχου και βεβαιωθείτε ότι τα λογιστικά αρχεία έχουν ολοκληρωθεί σωστά.
Κατά τη διάρκεια των διαδικασιών κλεισίματος βιβλίων στο τέλος ενός μήνα ή μιας οικονομικής περιόδου, συμπεριλάβετε διαδικασίες υπογραφής για όλες τις πληρωτέες εργασίες, συμπεριλαμβανομένων των συνολικών συνόλων και των συμφωνιών λογαριασμού. Επιπλέον, διατηρήστε μια τρέχουσα αναφορά που παρακολουθεί τα επίπεδα πληρωμών από την επεξεργασία πληρωτέων λογαριασμών. Εάν τα επίπεδα πληρωμών αυξηθούν ή μειωθούν ξαφνικά, η αυτόματη διερεύνηση των αιτιών μπορεί να οδηγήσει σε πιθανά προβλήματα.
Εξωτερικοί έλεγχοι
Οι περισσότεροι εξωτερικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν λογαριασμούς πληρωτέους ως περιοχή δοκιμών. Οι εξωτερικοί έλεγχοι θα πρέπει να λαμβάνουν λεπτομερή καταγραφή των λογαριασμών και να ανιχνεύουν τα σύνολα από τις λεπτομέρειες μέσω όλων των λογιστικών εγγραφών στο συνολικό ποσό και να περιλαμβάνουν τις αποσύρσεις των τραπεζών. Επιλέξτε στοιχεία που θα πρέπει να επιλεχθούν για σε βάθος δοκιμές. Θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τους δικαιούχους για να επιβεβαιώσετε την παραλαβή των πληρωμών. Επιπλέον, πρέπει να αναθεωρούνται οι συνηθισμένες συμφωνίες για την ακρίβεια και τη λογική επεξεργασία. Οποιαδήποτε συμφιλίωση με μεγάλες αποκλίσεις πρέπει να διερευνηθεί πλήρως.
Οι εξωτερικοί έλεγχοι πρέπει να ελέγχουν τις μη καταχωρημένες υποχρεώσεις. Εξετάστε την επιλογή όλων των τιμολογίων σε ένα συγκεκριμένο όριο και μια τυχαία επιλογή τιμολογίων ρουτίνας για ενδελεχή αναθεώρηση. Ελέγξτε τα αρχεία εκταμιεύσεων, τις πιστώσεις για επιστροφές, τα αγαθά που εισπράχθηκαν αλλά δεν τιμολογήθηκαν και τους λογαριασμούς που αντιστοιχούν σε τιμολόγια. Βεβαιωθείτε ότι κάθε τιμολόγιο έχει καταγραφεί σωστά στη σωστή χρονική περίοδο. Ελέγξτε το λογαριασμό για να δείτε εάν καταγράφηκε ως υποχρέωση ή αν είχε αποκλειστεί σωστά από την χρονική περίοδο.
