Ανεξάρτητα από τη βιομηχανία σας, η κατανόηση του πώς να γράψετε μια βασική επιχειρηματική επιστολή είναι απαραίτητη για όλους τους επιχειρηματίες. Αν και η βασική επαγγελματική αλληλογραφία είναι πολύ κοινή, υπάρχουν διάφορα είδη επιχειρηματικών επιστολών σε τεχνική γραφή. Τα επιχειρησιακά γράμματα διαφέρουν ανάλογα με το κοινό, το σκοπό, τον δημιουργό και τη συγκεκριμένη μορφή.
Επαναλάβετε το επιστολόχρωμα
Οι επιχειρηματίες χρησιμοποιούν τη συνοδευτική επιστολή στη δουλειά για να «πουλήσουν» οι ίδιοι στον οργανισμό που προσπαθούν να ενταχθούν. Η συνοδευτική επιστολή είναι η πρώτη εντύπωση που θα κάνετε ως άτομο που αναζητά εργασία για τον δυνητικό εργοδότη σας και οι εργοδότες χρησιμοποιούν συχνά το συνοδευτικό επιστολόχαρτο ως κριτήριο λακκούβας για να καθορίσουν αν το βιογραφικό σημείωμα αξίζει να το διαβάσετε. Σύμφωνα με το εργαστήριο Purdue Online Writing Lab, θα πρέπει να γράψετε τη συνοδευτική επιστολή σας με μια αφηγηματική φωνή, υπογραμμίζοντας τις εμπειρίες και τις δεξιότητες που σας έχουν προετοιμάσει για τη δουλειά που αναζητάτε. Το κέντρο γραψίματος στο Πανεπιστήμιο της Βόρειας Καρολίνας στο Chapel Hill προτείνει τη γραφή σε έναν τόνο που βρίσκεται ανάμεσα σε εξαιρετικά συνομιλητικά και εξαιρετικά επίσημα. Χρησιμοποιήστε συχνά ρήματα δράσης όταν γράφετε τη συνοδευτική επιστολή σας και χρησιμοποιήστε την επιθυμητή βοήθεια ή περιγραφή εργασίας για να βρείτε λέξεις-κλειδιά, όπως "προσανατολισμένη στις λεπτομέρειες", που θα πρέπει να περιλαμβάνονται στην επιστολή σας.
Πειστική επιχειρησιακή επιστολή
Εάν γράφετε μια πειστική επαγγελματική επιστολή, προσπαθείτε να πείσετε τον παραλήπτη να προβεί σε ενέργειες που συστήνετε. Μπορείτε να γράψετε αυτό το είδος επιχειρηματικής επιστολής σε έναν υπάλληλο, επιβλέποντα, πελάτη ή συνάδελφο ή σε άλλα μέρη εντός ή εκτός του οργανισμού σας. Μια πειστική επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να αναφέρει τον σκοπό (να πείσει) μέσα στις πρώτες προτάσεις, σύμφωνα με το EnglishClub. Επιχειρηματική γραφή είναι συνοπτική επειδή οι επιχειρηματίες είναι στερεότυπα απασχολημένοι. Είναι πολύ σημαντικό για την επιστολή σας να φτάσετε στο σημείο γρήγορα και να μην χάνετε χρόνο με περιττές εισαγωγές, κοινωνικοποίηση ή λεπτομέρειες. Δηλώστε την πορεία δράσης που θα θέλατε να κάνει ο αναγνώστης σας μέσα στις πρώτες γραμμές και ξοδέψτε το σώμα της επιστολής περιγράφοντας τα οφέλη της δράσης ή εξηγώντας γιατί πρέπει να ληφθεί. Φροντίστε να συμπεριλάβετε σαφώς όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Το EnglishClub προτείνει επίσης να δηλώσετε με σαφήνεια αν χρειάζεστε απάντηση.
Όταν γράφετε μια πειστική επιχειρησιακή επιστολή, αναλύστε το κοινό σας. Σε ποιον γράφετε, θα καθορίσει ποιες πληροφορίες θα συμπεριλάβετε. Για παράδειγμα, θα προσθέσετε μια εισαγωγή μόνο αν το άτομο στο οποίο γράφετε δεν σας γνωρίζει. Επιπλέον, ένας διαχειριστής θα βρει διαφορετικά οφέλη κατά τη διάρκεια της δράσης από έναν πελάτη.
Επιστολές απολογίας
Αν και είναι ένα από τα πιο κοινά είδη επιχειρηματικών επιστολών, οι επιστολές απολογίας είναι επίσης ένα από τα πιο δύσκολα να γράψω. Πρέπει να γράψετε για να «σώσει το πρόσωπο», επιτρέποντας στην επιχείρησή σας να διατηρήσει την ακεραιότητα ενώ προσφέρει μια ειλικρινή συγγνώμη για την αδιαφορία. Όπως και άλλες επιχειρηματικές επικοινωνίες, πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο. Γράψτε την πρόθεση της επιστολής - να ζητήσετε συγγνώμη - και αυτό που ζητάτε συγνώμη για την πρώτη παράγραφο. Σύμφωνα με το ABusinessResource, η επόμενη παράγραφο σας θα πρέπει να ζητήσει από τον αδίκητο να συγχωρήσει το λάθος και να εξηγήσει πώς έγινε το σφάλμα, καθώς και οτιδήποτε γίνεται για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα συμβεί ξανά. Τέλος, θα πρέπει να επαναλάβετε τη συγνώμη σας και να προσφέρετε να αντισταθμίσετε το λάθος με έκπτωση, δωρεάν εμπορεύματα ή με άλλο κατάλληλο τρόπο. Σε μια απολογία συγγνώμης, ποτέ δεν φαίνεται να είναι αμυντική και πάντα να παράσχετε τα στοιχεία επικοινωνίας κάποιου που μπορεί να αντιμετωπίσει καλύτερα το πρόβλημα.
