Κάθε επιλογή που γίνεται κατά τη λειτουργία μιας επιχείρησης μπορεί να επηρεάσει την κατώτατη γραμμή, αλλά μερικές φορές η αλλαγή επιβάλλεται στις επιχειρήσεις και οι αποφάσεις γίνονται για να προσπαθήσουμε να κάνουμε το καλύτερο από μια κακή κατάσταση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο πραγματικός ιδιοκτήτης επιχείρησης ερευνά να δούμε ποιες συνέπειες μπορεί να αναπτυχθούν και πώς οι διαφορετικές αντιδράσεις μπορεί να μεταβάλλουν το αποτέλεσμα. Για να γίνει αυτό, χρησιμοποιούν ανάλυση αντικτύπου.
Τι είναι η ανάλυση αντικτύπου;
Ανάλυση αντίκτυπου είναι η παροιμιώδης "ματιά προτού να πηδήσετε", το "τι γίνεται αν" που σταματάει μια ανόητη κίνηση που μπορεί να προέλθει από τις αντιδράσεις του γόνατου για αλλαγή.
Εάν διαταραχθεί κάποια πτυχή της επιχείρησής σας, ποιες είναι οι συνέπειες; Πώς θα επηρεάσει την ομάδα σας, τον προϋπολογισμό σας, το κέρδος σας, τις απώλειές σας και το μέλλον σας; Μια ανάλυση αντικτύπου είναι ένας επίσημος τρόπος συλλογής δεδομένων και υποθέσεως για την υποστήριξη των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων σε οποιαδήποτε αλλαγή ή διακοπή της επιχείρησής σας. Η καλή ανάλυση των επιπτώσεων θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε στρατηγικές αποκατάστασης, μεθόδους πρόληψης ή μέσα μετριασμού των επιπτώσεων στην επιχείρηση.
Διαταραχές μπορούν να έρθουν σε πολλές μορφές - από τις πλημμύρες μετά από έναν τυφώνα μέχρι κάτι απλούστερο, όπως ένα αξιόπιστο κατάστημα κλεισίματος προμηθευτή. Εάν η διαταραχή είναι μεγάλη ή μικρή, όλα έχουν αντίκτυπο. Αλλά παραδοσιακά, η ανάλυση των επιπτώσεων θεωρήθηκε ως "διαχείριση της συνέχειας των επιχειρήσεων", ένα απαραίτητο βήμα στην ανάκαμψη των καταστροφών, όπου γίνονται αισθητές πιο σημαντικές επιπτώσεις.
Γιατί πρέπει να κάνετε μια εκτίμηση των επιπτώσεων στις επιχειρήσεις
Η ανάλυση αντίκτυπου συνήθως ολοκληρώνεται όταν υπάρχει αρνητική επίπτωση ή δυσκολία που πρέπει να αντιμετωπιστούν και διαπιστώνονται ψηφίσματα, συχνά σε περίπτωση καταστροφής ή άλλων ξαφνικών και απρόβλεπτων επιπτώσεων. Η ανάκτηση από τέτοια προβλήματα μπορεί συχνά να επιτευχθεί με διάφορους τρόπους, αλλά εάν δεν είναι γνωστή η πλήρης έκταση των συνεπειών, μπορεί να μην υπάρχει ένα καλό θεμέλιο για την λήψη αποφάσεων. Η ανάλυση έχει σκοπό να αλλάξει τις πιθανότητες παρέχοντας μια καλύτερη γενική κατανόηση πριν από τη λήψη μέτρων.
Συχνά, απρόβλεπτες αλλαγές αναγκάζονται σε μια επιχείρηση, που σημαίνει ότι δεν έχει υπάρξει προετοιμασία γι 'αυτό. Ίσως οι νόμοι του πολίτη να αλλάξουν όσον αφορά τις ώρες εργασίας ή τη ζώνη κυκλοφορίας. Ίσως μια αλλαγή θέσης απαιτείται μετά από μια απροσδόκητη, δραματική αύξηση μίσθωσης ή μια τεράστια καταστροφή υδραυλικών αναπτύχθηκε. Ίσως η αλυσίδα εφοδιασμού έχει διαταραχθεί.
Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, η ανάλυση επιπτώσεων μπορεί να βοηθήσει τη διοίκηση να κατανοήσει το πραγματικό κόστος της κατάστασης στην οποία βρίσκεται και πώς να προχωρήσει.
Είναι υπέροχο το γεγονός ότι η ανάλυση των επιπτώσεων βοηθά σε αυτές τις καταστάσεις, αλλά είναι ένα τόσο χρήσιμο εργαλείο που δεν πρέπει να υποβιβάζεται μόνο σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης. Όταν οποιαδήποτε σημαντική αλλαγή βρίσκεται μπροστά σε μια επιχείρηση, η ανάλυση των επιπτώσεων μπορεί να βοηθήσει στη σαφήνεια πριν προβεί σε σημαντικές αποφάσεις.
Τελικά, ο λόγος για τον οποίο χρειάζεστε εκτιμήσεις των επιπτώσεων στις επιχειρήσεις έρχεται κάτω από την πραγματικότητα ότι οι επιπτώσεις σπάνια γίνονται αισθητές μόνο στο κατώτατο σημείο. Επηρεάζουν τη μάρκα, την εμπιστοσύνη, την πίστη, τη φήμη και άλλες πτυχές που δεν είναι ασπρόμαυρες, οι οποίες μπορεί να έχουν μακροχρόνιες συνέπειες.
Τι πρέπει να προσέξετε σε μια ανάλυση επιπτώσεων
Η εκτίμηση των επιπτώσεων θα ήταν ευκολότερη αν ήταν απλώς χρήματα, αλλά με την επιχείρησή σας υπάρχουν πολλά πράγματα για την αλλαγή και την αποκατάσταση καταστροφών.
Αν και η ανάλυση των επιπτώσεων των επιχειρήσεων πρέπει να είναι κάπως περιεκτική, είναι σημαντικό να μην ξεπεράσουμε και να δημιουργήσουμε μια πληθώρα κατηγοριών αξιολόγησης. Πάρα πολλά δεδομένα που διαδίδονται πολύ αδύναμα μπορεί να λασκάρετε τα νερά.
Αντ 'αυτού, πάρτε μια επισκόπηση που χωρίζει τον αντίκτυπο μεταξύ των "ποσοτικών" και "ποιοτικών" επιπτώσεων. Ποσοτικά είναι οτιδήποτε επηρεάζει τα κέρδη και τις ζημίες από μια προοπτική χρημάτων σε χρήμα. Επομένως, αυτό θα περιλάμβανε απώλεια εσόδων, αύξηση των λειτουργικών εξόδων και τυχόν κυρώσεις, πρόστιμα ή κυρώσεις που υπέστησαν ως συνέπεια των επιπτώσεων. Η ποιοτική εκτίμηση αφορά περισσότερο το υπόλοιπο - πώς επηρεάζει τον πελάτη, πώς αλλάζει το συναίσθημα για το εμπορικό σήμα, τυχόν ζημιά ή πίστωση στη φήμη της εταιρείας και ακόμη και αν τα τιμολόγια μπορούν να καταβληθούν έγκαιρα για να διατηρήσουν την καλή τους κατάσταση με τους προμηθευτές.
Θα υπάρχουν προφανείς κατηγορίες που θα πρέπει να περιλαμβάνουν σχεδόν οποιαδήποτε εκτίμηση των επιπτώσεων, όπως οι αυξήσεις των λειτουργικών εξόδων, οι απώλειες εσόδων και οι ζημίες που προκαλούν η μάρκα ή η φήμη. Αλλά άλλοι τομείς που μελετήθηκαν θα πρέπει να αντανακλούν την κύρια αποστολή της εταιρείας.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είναι γραφείο του γιατρού που υπέστη πλημμύρα. Ίσως το γραφείο να παραμείνει ανοιχτό παρά τις ζημιές, αλλά αν αυτό θα προκαλέσει μόλυνση σωματιδίων στον αέρα ή θα διακυβεύσει τη θερμότητα ή την άνεση της περιοχής αναμονής, τότε είναι σημαντικό να εξεταστεί η ασφάλεια και η ασφάλεια των ασθενών. Αυτός είναι και ο αντίκτυπος. Ωστόσο, η παύση λειτουργίας για πολύ χρόνο και η καθυστέρηση των υπηρεσιών θα μπορούσαν να είναι επικίνδυνες για ορισμένους πελάτες - όμως αυτός ο παράγοντας θα αλλάξει τον αντίκτυπο κατά τη διάρκεια, για παράδειγμα, των καλοκαιρινών μηνών, όταν πολλοί ασθενείς παραμένουν σε διακοπές έναντι του Νοεμβρίου, όταν όλοι επιστρέφουν στη δουλειά και στο σχολείο μαίνεται.
Οι παράμετροι ανάλυσης επιπτώσεων ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με τον επιχειρηματικό τύπο, συνεπώς είναι σημαντικό να κατανοήσετε ποιοι εξωτερικοί παράγοντες μπορούν και επηρεάζουν τον τρόπο που η συγκεκριμένη επιχείρησή σας ευδοκιμεί ή αποτυγχάνει. Γνωρίζοντας αυτό, επιλέξτε τρεις ή τέσσερις κατηγορίες για κάθε ποσοτική και ποιοτική εκτίμηση των επιπτώσεων και κάντε λεπτομερείς σημειώσεις αναλόγως. Με αυτόν τον τρόπο, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τρέχοντα ή πρόσφατα δεδομένα και συνεργάζεστε με άλλους διευθυντές ή προσωπικό για τις παρατηρήσεις ή τις διορατικές τους πληροφορίες, καθώς η συμβολή τους μπορεί να είναι πολύτιμη για την στρατηγική σας.
Τρεις κατηγορίες κύριων επιπτώσεων
Αν υποστείτε επιχειρηματικό αντίκτυπο, πιθανόν να είναι από μία από τις τρεις κατηγορίες:
- Το ένα είναι μια απώλεια που επηρεάζει ένα κτίριο ή ένα κατάστημα, το οποίο μπορεί να προκληθεί από πυρκαγιά, καταστροφή, ζημιές στο νερό και άλλες καταστάσεις που προκαλούν ζημιές επαρκείς για επιχειρηματική αναστάτωση.
- Δύο είναι διαταραχές δεδομένων και τεχνολογίας, όπου έχετε χάσει τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών ή έχετε υποστεί σημαντικές βλάβες στην τεχνολογία ή στα μηχανήματα που σας βοηθούν να κάνετε τις καθημερινές σας επιχειρήσεις.
- Τρεις είναι η απώλεια προσωπικού και άλλων πόρων που θα μπορούσαν να προκληθούν, λόγου χάρη, από την εκτεταμένη ασθένεια ή το αποτέλεσμα μιας απεργίας διαμετακόμισης που βρίσκεται σε εξέλιξη.
Διεξαγωγή μη εκκρεμών εκτιμήσεων αντικτύπου
Μερικές φορές, η διεξαγωγή ανάλυσης επιπτώσεων μετά από καταστροφή είναι σαν να μαθαίνεις πώς να κολυμπήσεις μετά από να πέσεις από μια βάρκα - δεν είναι ιδανική.
Η εκπόνηση εκτιμήσεων αντίκτυπου πριν από την αντιμετώπιση των καταστροφών είναι κάτι σαν μια ασφαλή οδήγηση, όπου πρέπει πάντα να γνωρίζετε τι κάνει ο οδηγός δύο αυτοκίνητα μπροστά σας, όχι μόνο αυτός μπροστά σας. Σας προετοιμάζει, έτσι είστε έτοιμοι να δράσετε, αν συμβούν τα πράγματα.
Η κατανόηση στοιχείων όπως το κόστος και ο αντίκτυπος για πιθανές διαταραχές, όπως οι πλημμύρες και η αναταραχή της αλυσίδας εφοδιασμού, σας επιτρέπουν να δημιουργείτε σχέδια έκτακτης ανάγκης ώστε να μπορείτε να πετάξετε σε δράση αντί να υπολογίσετε πού βρίσκεστε. Για τις μεγαλύτερες εταιρείες, η ανάλυση προληπτικών επιπτώσεων μπορεί να εξοικονομήσει την ημέρα, αν τα πράγματα φτάσουν στο πλάι. Περιστατικά όπως οι πλημμύρες, οι καταιγίδες πάγου και τα προβλήματα προμηθευτών μπορούν όλα να προγραμματιστούν εκ των προτέρων και η ανάλυση των επιπτώσεων μπορεί να βοηθήσει.
Συχνά, οι επιπτώσεις συμβαίνουν με κάποια προειδοποίηση. Ίσως ένας προμηθευτής να αφήσει να παραληφθεί ότι μπορεί να μην είναι σε θέση να σας παράσχει ένα συγκεκριμένο εμπορικό σήμα ή ένα είδος υπηρεσίας από το οποίο έχετε εξαρτηθεί. Εκτελώντας μια εκτίμηση των επιπτώσεων στις επιχειρήσεις, ίσως μπορέσετε να διαπιστώσετε ποιες ενέργειες είναι ιδανικές αν γίνει αυτή η αλλαγή. Ίσως συνειδητοποιήσετε ότι δεν μπορείτε να δεχτείτε την εν λόγω αλλαγή, ώστε να μπορείτε να προμηθευτείτε έναν νέο πάροχο και ενδεχομένως να διαπραγματευτείτε μαζί του. Ίσως μάθετε ότι ο έμπιστος προμηθευτής σας βρίσκει μια εναλλακτική λύση, ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε εάν αυτό θα λειτουργήσει για εσάς και τους πελάτες σας.
Πλοήγηση στις αξιολογήσεις επειγόντων επιπτώσεων
Οι επιπτώσεις είναι απειλές για την επιχείρησή σας και η ύπαρξη σχεδίων ετοιμότητας για απειλή αποτελεί μέρος ενός ιδιοκτήτη έξυπνης επιχείρησης. Αλλά τι γίνεται αν είναι αυτό που αποκαλούν "μαύρο γεγονός κύκνου" - κάτι που δεν μπορείτε να προβλέψετε, το οποίο είναι εντελώς απρόβλεπτο και απροσδόκητο; Πώς παίρνετε τα κομμάτια και καταλαβαίνετε τι πραγματικά διακυβεύεται;
Πέρα από τα γεγονότα του μαύρου κύκνου, οι άλλες επιλογές είναι ότι αντιμετωπίζετε μια κρίση που είναι γνωστή και προετοιμασμένη ή είναι κάτι που είναι γνωστό αλλά απροετοίμαστο.
Όποια και αν είναι η περίπτωση, θα πρέπει να πετάξετε σε δράση. Θα χρειαστείτε σταθερούς ανθρώπους στο τιμόνι για να μάθετε τι να κάνετε στη συνέχεια.
Όλες αυτές οι καταστάσεις σημαίνουν ότι ο χρόνος είναι κρίσιμος και ότι απαιτούνται ενέργειες για να περιοριστεί η απώλεια εισοδήματος και να αποφευχθεί η διαταραχή των επιχειρήσεων από το να είναι μεγαλύτερη από όσο χρειάζεται. Με την ύπαρξη συστημάτων για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων εκτός του χώρου για να διατηρήσετε πρόσβαση σε πράγματα όπως προμηθευτές, προσωπικό και άλλες επαφές που θα χρειαστείτε κατά την αποκατάσταση των επιπτώσεων, μπορείτε να εγκαταστήσετε και να λειτουργήσετε πολύ πιο γρήγορα.
Σε δύσκολες καταστάσεις, γνωρίζετε ότι ορισμένοι ειδικοί το κάνουν αυτό για να ζήσουν. Η επικοινωνία με μια εταιρία διαχείρισης επιχειρήσεων κρίσεων μπορεί να σας βοηθήσει να περάσετε από το αρχικό σοκ και να διατυπώσετε ένα πιο γρήγορο σχέδιο δράσης για να κάνετε ταξινόμηση. Μπορεί να είναι ακριβό, αλλά θα χρειαστεί να ζυγίσετε αυτό ενάντια στο πρόσθετο κόστος που μπορεί να υποστείτε εάν αφήσετε να προσπαθήσετε να καταλάβετε από πού να ξεκινήσετε μόνοι σας.
Ανάλυση αντίκτυπου: μια μελέτη περίπτωσης
Ακολουθεί ένα παράδειγμα μη αναδυόμενης κατάστασης που ωφελεί από την πραγματοποίηση ανάλυσης αντικτύπου πριν αντιδράσει σε κακά νέα.
Φανταστείτε να τρέχετε ένα καφέ σε μια πολυσύχναστη γωνιά. Τα νέα έρχονται κάτω από το γεγονός ότι οι περιφερειακές αρχές διέλευσης έχουν εγκρίνει μια νέα γραμμή λεωφορείων που τρέχει παράλληλα με το μαγαζί σας. Το παραπάνω σχέδιο κατασκευής αναφέρει ότι η εργασία μπορεί να συνεχιστεί σε διάφορους βαθμούς για δύο χρόνια. Αυτό σημαίνει ότι θα υπάρχει μεταλλικό φράγμα και στις δύο πλευρές του δρόμου για μεγάλο μέρος του χρόνου, εμποδίζοντας την κυκλοφορία μεταξύ των οδών για περισσότερο από ένα μίλι. Εδώ και εκεί, οι πεζοί θα μπορούν να διασχίσουν, αλλά όχι τα αυτοκίνητα. αλλά ακόμη και οι πεζοί θα αγωνιστούν. Ολόκληρη η περιοχή αναμένεται να υποστεί απώλεια επιχειρήσεων και πολλοί από τους συναδέλφους σας σκέφτονται να μετεγκατασταθούν.
Έτσι το δίλημμα είναι, μένετε ή πηγαίνετε; Αν παραμείνετε, σε δύο χρόνια θα έχετε μια προνομιακή προθήκη με πιθανότατα περισσότερα δουλειά από ό, τι είχατε ποτέ πριν, καθώς θα είναι διαμετακομιστικός κόμβος. Η στάση θα είναι ακριβώς εκεί, και ένα νέο σούπερ μάρκετ προορισμού θα έχει ολοκληρώσει την κατασκευή στο δρόμο. Εν τω μεταξύ, θα αντιμετωπίσετε μια δραματική απώλεια επιχειρήσεων. Όχι άλλο αυτοκίνητο που σταματάει για καφέ και πολύ λίγοι άνθρωποι πέρα από το φράγμα. Σε ποιο βαθμό υποφέρει η επιχείρησή σας;
Από την άλλη πλευρά, η κίνηση θα ήταν δαπανηρή. Θα χρειαστεί να κάνετε μια ανάλυση θέσης, να λάβετε άδειες και ακόμα και νέες επαγγελματικές κάρτες και επιστολόχαρτα. Θα χάσετε μακροπρόθεσμα πελάτες που βασίζονται σε σας από την ευκολία ή τη συνήθεια. Θα πρέπει να αγοράσετε σε μια νέα γειτονιά. Θα υπάρξει κόστος κατασκευής. Από την άλλη πλευρά, η διαμονή σας στην περιοχή σας θα σήμαινε τη διατήρηση των ντόπιων κατοίκων - των πυρήνων του πυρήνα σας - και πιθανόν να κερδίσετε την υποστήριξη από όσους εργάζονται στη γραμμή λεωφορείων. Όταν η εργασία κλιμακώνεται και η επιχείρηση επιβραδύνεται το καλοκαίρι, θα μπορούσατε να ανανεώσετε το κατάστημα, καθώς οι επιχειρήσεις θα απολάμβαναν οποιαδήποτε απώλεια, και σε δύο χρόνια, θα έχετε μια νέα ματιά ακριβώς εγκαίρως για νέους προστάτες.
Εδώ, μια ανάλυση αντίκτυπου σας δίνει μια σταθερή ιδέα για το τι χάνετε σε σχέση με αυτό που κερδίζετε και από τα δύο σενάρια. Ίσως να αποφασίσετε ότι τα κέρδη από τη μετακίνηση δεν υπερτερούν των δαπανών για κάτι τέτοιο και η διαμονή σας έχει την πιο νόημα. Τώρα μπορείτε να διαμορφώσετε μια στρατηγική. Διαπραγματευτείτε με τον ιδιοκτήτη μια έκπτωση μίσθωσης για να μην αποχωρήσετε κατά τη διάρκεια της κατασκευής, συν τσιμέντο μια καλή συμφωνία σε μια μακροπρόθεσμη μίσθωση για τη ζωή μετά τη γραμμή του λεωφορείου. Ίσως να μειώσετε τις ώρες, να μειώσετε το προσωπικό και να προσαρμόσετε τον προϋπολογισμό. Με ένα λιγότερο ταραχώδες κατάστημα, θα ήταν η κατάλληλη στιγμή να κάνεις περισσότερη κοινοτική διάσταση ή να ξεκινήσεις εκείνη τη νύχτα με ανοιχτό μικρόφωνο που πάντα σκεφτόσαστε, επιτρέποντάς σου να φυτέψεις τον σπόρο για πιο διαφορετικές επιχειρήσεις όταν τελειώνει η κατασκευή.
Ανάλυση επιπτώσεων Είναι η έξυπνη διαχείριση
Ενώ η ανάλυση αντικτύπου μπορεί να γεννηθεί αρχικά από την αποκατάσταση καταστροφών, η πραγματικότητα είναι ότι μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την πρόληψη καταστροφικών αποφάσεων. Οι αλλαγές που θα αναλάβετε θα οδηγήσουν σε ελάχιστα κέρδη, ενώ θα κοστίζουν χρήματα για την υλοποίησή τους; Θα υποφέρει η επωνυμία σας και η φήμη σας, εξουδετερώνοντας κάθε οικονομική εξοικονόμηση που ενδέχεται να έχουν οι εν λόγω αλλαγές;
Χρησιμοποιώντας την ευκαιρία για να εξετάσετε προσεκτικότερα τις συνέπειες και τις απολαβές από την πραγματοποίηση αλλαγών στην επιχείρησή σας ή χρησιμοποιώντας ανάλυση για την άμβλυνση ανεπιθύμητων επιπτώσεων, μπορεί να ανακαλύψετε απρόσμενα οφέλη - ή να αποφύγετε να συνθέσετε μια ήδη δυσάρεστη κατάσταση. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η ανάλυση επιπτώσεων είναι απλώς ένα άλλο έξυπνο όπλο στο οπλοστάσιο οποιουδήποτε καλά προετοιμασμένου ιδιοκτήτη επιχείρησης ή διαχειριστή.
