Σε έναν τέλειο επιχειρηματικό κόσμο, οι εργαζόμενοι δεν θα χρειαζόταν ένα γραπτό φύλλο "ντοκιμαντέρ" για τις προσδοκίες σας για τη συμπεριφορά, τις συνήθειες εργασίας και τη δεοντολογία τους. Δυστυχώς, τα βιβλία του νόμου είναι γεμάτα με υποθέσεις που αφορούν εργαζόμενους που έχουν μήνυσε τους εργοδότες τους για αθέμιτο τερματισμό με το σκεπτικό ότι ποτέ δεν τους είπαν ότι ήταν ακατάλληλο να παίζουν παιχνίδια στον υπολογιστή, να πωλούν τα έπιπλα γραφείου τους ή τα παπούτσια τους. Δείτε πώς μπορείτε να γράφετε δηλώσεις πολιτικής που θα εξασφαλίζουν ότι όλοι παίζουν με τους ίδιους κανόνες.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
Προσδιορίστε ένα πρόβλημα προσωπικού που πρέπει να αντιμετωπιστεί. Αυτό μπορεί να είναι είτε ένα πρόβλημα που υπάρχει (π.χ. παραβιάσεις κώδικα ενδυμάτων, απουσίες) είτε ένα δυνητικό πρόβλημα που θα μπορούσε να προκύψει από μια επερχόμενη συγχώνευση, μείωση του μεγέθους, εξωτερική ανάθεση ή εισαγωγή ενός νέου προϊόντος ή υπηρεσίας.
Συγκεντρώστε μια άτυπη επιτροπή που περιλαμβάνει το προσωπικό σας πρόσωπο, δικηγόρο και αντιπροσώπους της ομάδας που θα επηρεαστούν άμεσα από τη νέα πολιτική.
Εξηγήστε στην ομάδα γιατί αισθάνεστε ότι μια νέα πολιτική είναι απαραίτητη. Για να χρησιμοποιήσουμε το παράδειγμα ενός κώδικα ενδυμασίας, θα μπορούσε να υποστηριχθεί ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να σχεδιάσουν μια επαγγελματική εικόνα της εταιρείας προκειμένου να προσελκύσουν και να διατηρήσουν τους πελάτες τους. Εάν οι πελάτες αντιληφθούν ότι οι εργαζόμενοι δεν έχουν βάλει χρόνο ή φροντίδα στην εμφάνισή τους, μπορεί να αναρωτιούνται εάν μια τέτοια δυσκολία θα επεκταθεί στον χειρισμό του ασφαλιστηρίου συμβολαίου ή της πώλησης του σπιτιού τους.
Ζητήστε από την επιτροπή να μας ενημερώσει για το πώς μπορεί να επιλυθεί το πρόβλημα. Για παράδειγμα, μπορεί να υποτεθεί ότι οι άνδρες εργαζόμενοι επιτρέπεται να φορούν ανοιχτά πουκάμισα, αλλά ότι πρέπει πάντα να έχουν ένα παλτό και γραβάτα διαθέσιμο για συναντήσεις με τους πελάτες. Άλλες ιδέες μπορεί να είναι να ορίσετε μία ημέρα την εβδομάδα για ένα χαλαρό φόρεμα ή να επιτρέψετε σε υπαλλήλους που δεν έχουν καμία επαφή με τους πελάτες να καθορίσουν ποιο είδος ένδυσης θα εξυπηρετούσε καλύτερα τις συνθήκες εργασίας τους.
Ελέγξτε τις προτάσεις και επιλέξτε εκείνες που είναι οι πιο λειτουργικές. Επιστρέψτε στην επιτροπή με αυτόν τον κατάλογο και καλέστε τη συζήτηση σχετικά με το (1) ποιο είναι το καλύτερο συμβιβασμό και (2) πώς θα εφαρμοστεί η πολιτική.
Περιγράψτε την πολιτική σας. Η αρχική δήλωση θα πρέπει να εξηγεί σε σαφή και ξεκάθαρη γλώσσα γιατί η πολιτική είναι σημαντική. Το δεύτερο τμήμα πρέπει να αναφέρει ποια είναι η νέα πολιτική, ποιος επηρεάζει και ποια ημερομηνία θα τεθεί σε ισχύ. Εάν υπάρχουν πολλά στοιχεία της πολιτικής (δηλ. Μια λίστα ενδυμάτων που δεν θα είναι πλέον αποδεκτά), χρησιμοποιήστε τα σημεία των κουκίδων, ώστε να ξεχωρίζουν. Το τρίτο τμήμα της πολιτικής θα πρέπει να εξηγεί πώς θα εφαρμοστεί η πολιτική και τις συνέπειες για την παραβίαση της.
Αναθεωρήστε το σχέδιο της δήλωσης πολιτικής σας με το άτομο HR και τον πληρεξούσιό σας για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι βάσεις έχουν καλυφθεί και ότι η γλώσσα είναι εύκολη στην κατανόηση.
Καθορίστε τον τρόπο διάδοσης της νέας δήλωσης πολιτικής στους υπαλλήλους. Η πιο δημοφιλής μορφή είναι ένα σημείωμα γραφείου που διανέμεται μέσω τακτικών καναλιών. Δυστυχώς, αυτή η προσέγγιση μπορεί να σας αφήσει ανοιχτό σε έναν υπάλληλο που επιμένει ότι ποτέ δεν το είδε ή ότι είχε πέσει από ατύχημα. Για να αντιμετωπίσετε αυτό το σενάριο, ίσως θέλετε να συμπεριλάβετε μια γραμμή υπογραφής για κάθε υπάλληλο κάτω από τη δήλωση "Αναγνωρίζω τη λήψη και την κατανόηση αυτής της πολιτικής". Διανέμουν δύο αντίγραφα. Ζητήστε τους να υπογράψουν και να επιστρέψουν ένα από αυτά και να κρατήσουν το δεύτερο στο αρχείο ή στο εγχειρίδιο των εργαζομένων τους.
Συμβουλές
-
Οι συνέπειες της παραβίασης μιας εταιρικής πολιτικής πρέπει να είναι συνεπείς με τον βαθμό σοβαρότητας. Για τις ελάσσονος σημασίας παραβιάσεις, αυτό θα μπορούσε να είναι κάτι τόσο απλό όσο μια επιστολή επίπληξης που τοποθετείται στο φάκελο του προσωπικού του εργαζόμενου, μια αποβάθρα αμοιβής ή η απόσυρση ενός προνομίου. Για πράξεις πιο σοβαρές, όπως η κατάχρηση ουσιών, η κλοπή ή η υπονόμευση της ακεραιότητας της εταιρείας, το αποτέλεσμα θα ήταν η λήξη και, σε ορισμένες περιπτώσεις, η κατάθεση ποινικών διώξεων.
