Με τόσες δηλώσεις πολιτικής, όπως και οι οργανώσεις για να τις κάνουν, αυτές οι δηλώσεις διευκρινίζουν την πρόθεση, περιγράφουν τα μέσα με τα οποία μια εταιρεία διαχειρίζεται την πολιτική και καθορίζει τα στοιχεία της. Οι πολιτικές δηλώσεις χρησιμεύουν στην προστασία ενός οργανισμού από παρεξηγήσεις που μπορεί να οδηγήσουν σε μη εξουσιοδοτημένη συμπεριφορά ή αγωγές. Κάθε δήλωση πολιτικής πρέπει να περιλαμβάνει τον σκοπό, τους ορισμούς ορολογίας, την ίδια τη δήλωση και τα βήματα για την εφαρμογή της.
Σκοπός πολιτικής
Το πρώτο μέρος μιας δήλωσης πολιτικής δηλώνει το σκοπό της. Ένας οργανισμός μπορεί να έχει πολλές δηλώσεις πολιτικής. Για παράδειγμα, στους ανθρώπινους πόρους, μια πολιτική δήλωση μπορεί να καλύπτει τη στάση της εταιρείας απέναντι στην κατάλληλη φόρμα επειδή η εταιρεία θέλει να προβάλει μια συγκεκριμένη εικόνα στους πελάτες της. Μια άλλη δήλωση πολιτικής για τον Ανθρώπινο Δυναμικό θα μπορούσε να αναφέρει λεπτομερώς την ταξιδιωτική πολιτική των εργαζομένων της εταιρείας Μπορεί να περιέχει αυτό που πληρώνει η εταιρεία και τι δεν κάνει. Στην ίδια εταιρεία, μια δήλωση πολιτικής τμήματος μάρκετινγκ μπορεί να περιγράφει την πολιτική της εταιρείας για την παραγγελία της γραφικής τέχνης και της φωτογραφίας.
Ορολογία καθορισμένη
Το δεύτερο μέρος μιας δήλωσης πολιτικής παρέχει τους ορισμούς των λέξεων-κλειδιών ή των ερμηνειών της ορολογίας στην πολιτική. Μετά από αυτό, η πολιτική μπορεί να περιλαμβάνει έναν κατάλογο των ανθρώπων στους οποίους εφαρμόζεται η πολιτική, το πρόσωπο εντός της εταιρείας που έχει την ευθύνη να παρακολουθεί την τήρηση της πολιτικής και πώς και σε ποιον μπορεί να απευθύνονται οι προσφυγές σε περίπτωση διαφωνιών. Με τις εσωτερικές πολιτικές της εταιρείας, βρίσκετε συχνά τις διαδικασίες ή τα βήματα για τη διαχείριση της πολιτικής σύμφωνα με το τρίτο μέρος της πολιτικής.
Η Πολιτική Δήλωση
Το τρίτο μέρος μιας δήλωσης πολιτικής περιγράφει ολόκληρη την πολιτική, τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζει η εταιρεία, ποιος ή τι εξαιρείται από τις διατάξεις της δήλωσης πολιτικής, τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να διορθωθούν οι παρανοήσεις και οι παραβάσεις και πόσο παραμένει η πολιτική αποτέλεσμα. Χρησιμοποιώντας δηλώσεις πολιτικής σε ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων, για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να αποφύγει τη σύγχυση μεταξύ των υπαλλήλων της, διευκρινίζοντας με σαφήνεια τι αναμένεται από τους υπαλλήλους σε συγκεκριμένες καταστάσεις.
Λειτουργίες πολιτικής
Οι δηλώσεις πολιτικής λειτουργούν επίσης ως gatekeepers. Αν κάποιος επιθυμεί να ζωγραφίσει το πορτοκαλί γραφείο του, για παράδειγμα, μια δήλωση πολιτικής που ορίζει τα χρώματα των λογότυπων της εταιρείας, όπως τα τυπικά χρώματα γραφείου, επιτρέπει στον προϊστάμενό του να αποφύγει μια δυσάρεστη αντιπαράθεση παραδίδοντας απλά ένα αντίγραφο της δήλωσης πολιτικής που το ορίζει. Οι σαφείς πολιτικές δηλώσεις μπορούν να μειώσουν τον κίνδυνο σύγκρουσης και να εξαλείψουν την ευκαιρία για αθέμιτη επιλεκτική εφαρμογή των κανόνων.
Διαδικασίες πολιτικής
Πέρα από τα εγχειρίδια των υπαλλήλων της εταιρείας, τα μεμονωμένα τμήματα ενδέχεται να έχουν δικές τους δηλώσεις πολιτικής που να αντικατοπτρίζουν την τήρηση κανόνων ή νομικών απαιτήσεων. Στα λογιστικά τμήματα εταιρειών που πωλούν μετοχές, η λογιστική υπηρεσία πρέπει να τηρεί τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές που έχουν θεσπιστεί από την κυβέρνηση κατά την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων για δημόσια αξιολόγηση. Ένας τρόπος για να διασφαλιστεί ότι το λογιστικό προσωπικό ακολουθεί αυτούς τους κανόνες και νόμους είναι ένα σύνολο πολιτικών δηλώσεων που απεικονίζουν τον τρόπο με τον οποίο το τμήμα συμμορφώνεται με αυτούς τους κανόνες.
