Η αντίληψη του κοινού για μια εταιρεία ή έναν οργανισμό μπορεί να επηρεαστεί σημαντικά από την εξωτερική της επικοινωνία, ενώ η ικανοποίηση από την εργασία των υπαλλήλων της εταιρείας εξαρτάται εν μέρει από την εσωτερική της επικοινωνία. Η εκπόνηση μιας αποτελεσματικής εκστρατείας μηνυμάτων ή επικοινωνίας ξεκινά με την εξέταση πολλών παραγόντων.
Απαντώντας στην Κύρια Ερώτηση
Σε έναν κόσμο όπου οι άνθρωποι πλημμυρίζουν με χιλιάδες μηνύματα κάθε μέρα, το πρωταρχικό τους ερώτημα είναι συχνά "Γιατί να φροντίσω;" ή "Τι είναι αυτό για μένα;" Η αποτελεσματική επικοινωνία καθιστά σαφή αυτήν την απάντηση στον αναγνώστη ή τον ακροατή. Ρωτήστε τον εαυτό σας ποιες πληροφορίες θα ήταν πιο σημαντικές για εσάς αν ήσασταν μέλος του ακροατηρίου και βεβαιωθείτε ότι τα υλικά σας παρέχουν αυτές τις λεπτομέρειες. Τονίστε τα οφέλη στην αρχή του μηνύματός σας ή των υλικών πριν προσθέσετε λιγότερο σημαντικές πληροφορίες.
Απλοποίηση
Η διατήρηση της επικοινωνίας σας απλά αυξάνει την πιθανότητα να είναι αποτελεσματική. Στοχεύστε ένα επίπεδο ανάγνωσης από το 6ο έως το όγδοο βαθμό για τα γραπτά υλικά. Αποφύγετε τη χρήση ακρωνυμίων, κανονιστικών όρων ή φρασεολογίας. Διαγράψτε λέξεις εάν ένας μέσος άνθρωπος που σταμάτησε στο δρόμο δεν θα γνώριζε το νόημά του. Κατά την προετοιμασία γραπτού υλικού, κρατήστε τις προτάσεις μικρής διάρκειας και διαχωρίστε τις επικεφαλίδες και τα γραφικά. Μια σελίδα γεμάτη κείμενο δεν είναι ελκυστική για τους πιθανούς αναγνώστες.
Μέθοδοι
Κάνετε τις πληροφορίες διαθέσιμες στους πελάτες και τους υπαλλήλους σας μέσα από μια ποικιλία μορφών. Οι ενημερωτικές εκδόσεις, τα μηνύματα κειμένου και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία με επείγουσες πληροφορίες, ενώ τα ενημερωτικά δελτία μπορούν να αποτελέσουν την κατάλληλη επιλογή για περιεχόμενο λιγότερο ευαίσθητο στο χρόνο. Ένας ιστοχώρος είναι ζωτικός για την επικοινωνία με το εξωτερικό κοινό και ένα καλά οργανωμένο Intranet που εμφανίζει περιεχόμενο ειδήσεων και πρακτικούς πόρους μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο για τους υπαλλήλους. Η ενσωμάτωση των παρουσιάσεων βίντεο σάς δίνει τη δυνατότητα να προσελκύσετε τους οπτικούς μαθητές και να προσφέρετε νέες προοπτικές ή λεπτομέρειες. Η διεξαγωγή συναντήσεων με υπαλλήλους ή το κοινό προσφέρει πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση που μπορεί να δημιουργήσει αξιοπιστία και να κάνει το κοινό να νιώθει αξία.
Επικαιρότητα
Οι πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι πελάτες σας θα πρέπει να κοινοποιούνται το συντομότερο δυνατόν. Όταν το κοινό σας μαθαίνει πληροφορίες από τα μέσα μαζικής ενημέρωσης αντί απευθείας από τον οργανισμό σας, μπορεί να υπάρξει αντίληψη ότι σκοπεύατε να αποκρύψετε τις πληροφορίες ή ότι δεν ενδιαφέρεστε πραγματικά για το κοινό σας. Τα Κέντρα Ελέγχου Ασθενειών σημειώνουν στο εγχειρίδιο επικοινωνίας για την κρίση ότι δύο από τα σοβαρότερα λάθη που μια οργάνωση μπορεί να κάνει κατά την επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι η παροχή πληροφοριών που είναι πολύ λίγες και πολύ αργές ή συναντώνται ως αλαζονικοί και δεν αποτιμούν τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτές οι σκέψεις συνοψίζονται σε ένα σύνθημα της υπηρεσίας: "Να είστε πρώτος. Να εισαι ΣΩΣΤΟΣ. Να είστε αξιόπιστοι."
Διαφάνεια και συχνότητα
Οι εργαζόμενοι και το κοινό είναι συχνά ύποπτοι για τις εταιρείες και τις κυβερνητικές υπηρεσίες, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε εμπιστοσύνη αυξάνοντας τη διαφάνεια των μηνυμάτων σας. Τα στελέχη πρέπει να έρχονται με άσχημα νέα και να είναι πρόθυμα να εκφράσουν τη λύπη που αισθάνονται για τις δύσκολες περιστάσεις. Η διάδοση της συλλογιστικής πίσω από τις δύσκολες αποφάσεις μπορεί επίσης να βασιστεί στην κατανόηση.
"Όταν αποκαλύπτετε τις βλαβερές πληροφορίες που δεν έπρεπε να αποκαλύψετε, κερδίζετε μια φήμη για τη διαφάνεια", λέει ο Peter Sandmann, ειδικός σε θέματα επικοινωνίας σε θέματα κινδύνου και εταιρικός σύμβουλος. "Οι άνθρωποι αρχίζουν να παρατηρούν ότι όταν κάνετε κάτι λάθος, το λέτε έτσι. αυτό σημαίνει ότι όταν δεν το λέτε, δεν κάνατε τίποτα λάθος."
Οι πελάτες και οι υπάλληλοι δεν θα πρέπει απλά να σας ακούνε όταν οι ειδήσεις είναι κακές.Ένα μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο ή τριμηνιαίες συναντήσεις μπορούν να ενημερώνουν τους υπαλλήλους σχετικά με τις δραστηριότητες της εταιρείας, ενώ τα άρθρα στην ιστοσελίδα της εταιρείας και τα opt-in ηλεκτρονικά μηνύματα κρατούν τους πελάτες στο βρόχο.
