Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν μια μεγάλη ποικιλία μέσων για να επικοινωνούν με τους υπαλλήλους, τους μετόχους, τους πελάτες και το ευρύ κοινό. Το πραγματικό μέσο επικοινωνίας καθορίζεται συνήθως από το περιεχόμενο και το στόχο του μηνύματος και σε ποια ομάδα μιλάτε. Είναι σημαντικό οι εταιρείες να επικεντρωθούν τόσο στην εσωτερική όσο και στην εξωτερική επικοινωνία. Ορισμένες οργανώσεις προσλαμβάνουν επαγγελματίες για να διαχειριστούν όλες τις επικοινωνίες τους, όπως σχεδιαστές μέσων ενημέρωσης, εταιρείες δημοσίων σχέσεων, επαγγελματίες copywriters και διαφημιστικά πρακτορεία. Άλλες οργανώσεις έχουν ένα τμήμα ή ένα άτομο στην εταιρεία που χειρίζεται όλη την επικοινωνία. Και στις δύο περιπτώσεις, όσο περισσότερο στοχοθετημένο το μήνυμά σας σε ένα εξειδικευμένο κοινό, τόσο πιο αποτελεσματικό θα είναι.
Τι είναι η εσωτερική επικοινωνία;
Η εσωτερική επικοινωνία είναι οποιαδήποτε πληροφορία που μοιράζεται με τους εργαζόμενους και τους μετόχους, συμπεριλαμβανομένου του διοικητικού συμβουλίου ή των μετόχων της εταιρείας. Οι εσωτερικές πληροφορίες, όπως η αλλαγή πολιτικής της εταιρείας, συνήθως παραμένουν ιδιωτικές, διότι το μήνυμα είτε δεν έχει σχέση με τους αλλοδαπούς, είτε υποτίθεται ότι διατηρείται στη βάση των εργαζομένων.
Οι εσωτερικές επικοινωνίες πρέπει να σχεδιάζονται και να επηρεάζουν τις γνώσεις, τις συμπεριφορές και τις συμπεριφορές των μελών της ομάδας της εταιρείας σας. Είναι ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση οικοδομεί μια σχέση και κατανόηση με τους υπαλλήλους της σε όλα τα επίπεδα. Μπορεί να οδηγήσει την παραγωγικότητα, την πίστη, την καινοτομία και τις πεποιθήσεις στην εταιρεία, ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να κατανοήσουν πώς παίζουν κάποιο ρόλο στη γενική επιτυχία του οργανισμού.
Κοινές εσωτερικές επικοινωνίες
Η περισσότερη εσωτερική επικοινωνία αποτελείται από πληροφορίες που διαβιβάζονται από τον εργοδότη στον εργαζόμενο ή από εργαζόμενο στον εργαζόμενο. Το περιεχόμενο αυτών των τύπων επικοινωνιών μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την κατάρτιση, τις αλλαγές διαχείρισης, τις πολιτικές και τις διαδικασίες και τις προσκλήσεις συνάντησης. Ορισμένα κοινά μέσα για αυτούς τους τύπους μηνυμάτων περιλαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώματα, εσωτερικούς ιστότοπους, επιστολές, συναντήσεις και κλήσεις διάσκεψης. Οι μέτοχοι και οι εργαζόμενοι συχνά λαμβάνουν ενημερωτικά δελτία ή τριμηνιαίες εκθέσεις σχετικά με τους στόχους της εταιρείας και τις οικονομικές πληροφορίες. Μπορεί να είναι χρήσιμο όταν δημιουργείτε εσωτερικές επικοινωνίες για να εμπλέξετε τους ίδιους τους υπαλλήλους στη δημιουργία του περιεχομένου, έτσι ώστε να είναι σχετικές και συναφείς, βοηθώντας τους υπαλλήλους σας να αισθάνονται ότι έχουν φωνή. Όταν γίνει καλά, οι εσωτερικές επικοινωνίες εξουσιοδοτούν τους υπαλλήλους σας να γίνουν μέρος των εξωτερικών σας προσπαθειών επικοινωνίας.
Τι είναι η εξωτερική επικοινωνία;
Η εξωτερική επικοινωνία είναι οποιαδήποτε επικοινωνία με τους πελάτες, τους υποψήφιους πελάτες και το κοινό εκτός του οργανισμού σας. Τα εξωτερικά μηνύματα μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με νέα προϊόντα ή σχετικά με μια πρωτοβουλία εταιρείας. Τα εξωτερικά μηνύματα αποστέλλονται συνήθως για να αποκτήσουν πελάτες, να χτίσουν το εμπορικό σήμα της εταιρείας ή να επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο το κοινό σκέφτεται για την επιχείρησή σας Οι εξωτερικές σας επικοινωνίες μπορούν να σας βοηθήσουν να διατηρήσετε μια σχέση με την κοινότητα καθώς και να βοηθήσετε την εταιρεία σας να συλλέξει πληροφορίες από πελάτες και πιθανούς πελάτες. Οι εξωτερικές επικοινωνίες περιλαμβάνουν επίσης συνδέσεις με πωλητές, προμηθευτές, χρηματοδότες και άλλους επιχειρηματικούς συνεργάτες που μπορεί να παρέχει η εταιρεία σας με προϊόντα ή υπηρεσίες.
Κοινές εξωτερικές επικοινωνίες
Όταν οι εταιρείες επιθυμούν να απελευθερώνουν πληροφορίες σε πελάτες, πελάτες ή άλλους εξωτερικούς φορείς, χρησιμοποιούν εξωτερικές επικοινωνίες. Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν διαφορετικά μέσα επικοινωνίας ανάλογα με τον τύπο και τον στόχο των πληροφοριών. Για παράδειγμα, οι διαφημίσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτύπωσης, τηλεόρασης και ραδιοφώνου ενημερώνουν το κοινό σχετικά με μια πώληση ή ένα νέο προϊόν. Τα δελτία τύπου είναι επίσημες ανακοινώσεις που μπορούν να ανακοινώσουν μια νέα μίσθωση ηγεσίας ή μια εταιρική πρωτοβουλία, όπως μια επερχόμενη φιλανθρωπική δημοπρασία ή επαγγελματική εκδήλωση, με πρόθεση να κερδίσει την κάλυψη των μέσων ενημέρωσης. Οι ιστότοποι και τα κανάλια κοινωνικών μέσων θεωρούνται επίσης μέρος της εξωτερικής πλατφόρμας επικοινωνίας ενός οργανισμού.
Ορισμένες εταιρείες προσλαμβάνουν σχεδιαστές μέσων ενημέρωσης για να μοιραστούν την εταιρεία τους και τις πληροφορίες τους σε άρθρα ειδήσεων. Θυμηθείτε επίσης να σκεφτείτε τους υπαλλήλους σας ως συνεργάτες όταν πρόκειται για τις εξωτερικές σας επικοινωνίες. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι πλήρως ενημερωμένοι μέσω των εσωτερικών μεθόδων επικοινωνίας σας, προκειμένου να σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά με το εξωτερικό κοινό σας.
Περαιτέρω σκέψεις σχετικά με το μέσο
Εάν είστε υπεύθυνος για τον προγραμματισμό των επικοινωνιών της εταιρείας σας, επιλέξτε το μέσο που ταιριάζει με το πραγματικό μήνυμα, εσωτερικό ή εξωτερικό, κάθε φορά που πρέπει να επικοινωνήσετε. Για παράδειγμα, εάν οι πληροφορίες που απελευθερώνετε είναι ευαίσθητες ή ιδιωτικές, ίσως χρειαστεί να το ανακοινώσετε σε προσωπική συνάντηση αντί να το μεταδώσετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους υπαλλήλους. Εάν η επιχείρησή σας έχει μια μεγάλη πώληση, θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια διαφήμιση για να ενημερώσετε το κοινό, αντί για το ενημερωτικό δελτίο του μετόχου για να ανακοινώσει την εκδήλωση.
Πολλές εταιρείες διαθέτουν εσωτερικούς και εξωτερικούς ιστότοπους που διαθέτουν τα κατάλληλα μηνύματα. Λαμβάνοντας υπόψη το ποιος είναι το κοινό σας και ποιο μήνυμα μοιράζεστε κάθε φορά που επικοινωνείτε, είναι το κλειδί για την επιχειρηματική επιτυχία. Και θυμηθείτε να μην βομβαρδίζετε εσωτερικά και εξωτερικά ακροατήρια με πάρα πολλές επικοινωνίες, ώστε τα μηνύματά σας να μην αραιώνονται ή να αγνοούνται.
