Όταν πρόκειται για τη διαχείριση ειδικών γεγονότων, μπορεί να είναι δύσκολο να εκτιμηθεί η επιτυχία, διότι τα πράγματα σπάνια προχωρούν όπως έχει προγραμματιστεί και υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης. Μια ανάλυση χάσματος κάνει πολύ πιο εύκολη τη μέτρηση της επιτυχίας των ειδικών γεγονότων. Μια ανάλυση κενών δημιουργεί ένα σύνολο στόχων πριν από την εκδήλωση και συγκρίνει αυτούς τους στόχους με πραγματικά αποτελέσματα. Αυτό θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε πόσο επιτυχής ήταν ένα γεγονός για την επίτευξη αυτών των στόχων.
Καταγράψτε μια λίστα των στόχων που θέλετε να επιτύχετε πριν από την ειδική εκδήλωση. Αυτοί οι στόχοι πρέπει να είναι μετρήσιμοι. Παραδείγματα στόχων για μια ειδική εκδήλωση θα μπορούσαν να είναι ο αριθμός των συμμετεχόντων, το επίπεδο κάλυψης των μέσων ενημέρωσης, τα έξοδα ή η αυξημένη αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας. Όποιοι είναι οι στόχοι που επιλέγετε, βεβαιωθείτε ότι είναι αυτό που θεωρείτε κρίσιμο για την επιτυχία του ειδικού γεγονότος. Οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι. εάν ο στόχος σας είναι ο αριθμός των συμμετεχόντων, καταγράψτε τον συγκεκριμένο αριθμό που θέλετε να επιτύχετε.
Καταγράψτε μια λίστα με τα επιτεύγματα μετά το συμβάν. Περιλάβετε μόνο αυτά που είχατε θέσει στους στόχους σας. Και πάλι, θέλετε να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένους αριθμούς. Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία που χρησιμοποιείτε είναι συγκρίσιμα με τους στόχους σας. Για παράδειγμα, εάν στόχος σας ήταν να διανείμετε 100 διαφημιστικές μονάδες στο συμβάν, το επίτευγμά σας πρέπει να μετράται σε μονάδες (όχι σε περιπτώσεις, λίρες ή αξία δολαρίου).
Υπολογίστε τη διαφορά μεταξύ των στόχων σας και των επιτευγμάτων σας. Αυτή είναι μια σχετικά απλή διαδικασία: απλά παίρνετε τον αριθμό που επιλέξατε για το στόχο σας και τον αριθμό που επιτύχατε, και στη συνέχεια υπολογίστε τη διαφορά μεταξύ των δύο. Αν είχατε το στόχο να πωλήσετε 3.000 εισιτήρια για την ειδική εκδήλωση και ο πραγματικός αριθμός ήταν 2.000, τότε έχετε ένα χάσμα 1.000 εισιτηρίων. Εάν πωλήσατε 3.000 ή περισσότερα εισιτήρια, δεν υπάρχει κενό.
Γράψτε μια αναφορά με βάση τα κενά που σημειώθηκαν στην εκδήλωση. Αυτό θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο οργανώνετε μελλοντικές ειδικές εκδηλώσεις. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε όλα τα κενά, με πιθανές εξηγήσεις και προτάσεις για βελτιώσεις, καθώς και όλα τα επιτεύγματα όπου δεν υπήρχαν κενά, με εξηγήσεις γιατί ο στόχος επιτεύχθηκε.
Διανέμουν την έκθεση σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων όλων όσων εργάστηκαν στην ειδική εκδήλωση και θα εργαστούν σε παρόμοιες ειδικές εκδηλώσεις στο μέλλον. Αυτό θα τους επιτρέψει να κατανοήσουν τα κενά απόδοσης κατά την προηγούμενη εκδήλωση και θα τους παράσχουν συμβουλές σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης στο μέλλον. Αυτό θα μειώσει τα μελλοντικά κενά απόδοσης.
Συμβουλές
-
Θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε μετρήσιμους στόχους μόνο. Εάν χρησιμοποιήσετε έναν λιγότερο απτό στόχο, όπως η αυξημένη αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας, πρέπει να έχετε έναν μετρήσιμο δείκτη απόδοσης, όπως μια αύξηση κατά 20% της εξοικείωσης με το σήμα μεταξύ των συμμετεχόντων στην εκδήλωση.
Προειδοποίηση
Χρησιμοποιείτε μόνο δεδομένα που γνωρίζετε ότι είναι αξιόπιστα. Οι εκτιμήσεις ή οι εικασίες δεν θα αποφέρουν χρήσιμα αποτελέσματα και μπορεί να σας κάνουν να κάνετε εσφαλμένα συμπεράσματα.
