Η ανάλυση χάσματος προσδιορίζει τις διαφορές μεταξύ των επιθυμητών επιπέδων απόδοσης και των υφιστάμενων επιπέδων απόδοσης. Ένας οργανισμός αναπτύσσει προγράμματα και δραστηριότητες για να κλείσει αυτά τα κενά. Στο πλαίσιο της ανάλυσης κενών, ο κίνδυνος είναι η πιθανότητα κάτι να επηρεάσει την επιτυχία των προγραμμάτων και των δραστηριοτήτων. Οι οργανισμοί πρέπει να προσδιορίσουν και να αξιολογήσουν τον αντίκτυπο αυτών των παραγόντων κινδύνου.
Είδη κινδύνου
Οι κίνδυνοι μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως περιβαλλοντικοί, οικονομικοί ή επιχειρησιακοί. Ο περιβαλλοντικός κίνδυνος περιλαμβάνει θέματα όπως ο ανταγωνισμός, η ρύθμιση και τα οικολογικά στοιχεία. Ο χρηματοοικονομικός κίνδυνος περιλαμβάνει τα επιτόκια, τις συναλλαγματικές ισοτιμίες και την πιστωτική διαθεσιμότητα Οι λειτουργικοί παράγοντες είναι εσωτερικοί του οργανισμού, όπως η γραμμή προϊόντων, ο προϋπολογισμός, οι εγκαταστάσεις παραγωγής, οι διαδικασίες και οι ανθρώπινοι πόροι. Μια ανάλυση SWOT (αντοχές, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές) βοηθά στην αναγνώριση αυτών των κινδύνων.
Αναλύοντας τον κίνδυνο
Οι κίνδυνοι είναι εκείνοι οι παράγοντες που επηρεάζουν την ικανότητα ενός οργανισμού ή μιας ομάδας έργου να επιτύχει τα επιθυμητά επίπεδα απόδοσης. Τα κριτήρια κινδύνου καθορίζουν αποδεκτά επίπεδα κινδύνου. Για παράδειγμα, η ανοχή περιβαλλοντικού κινδύνου μπορεί να είναι χαμηλή, ενώ η διοίκηση μπορεί να ανεχθεί τον οικονομικό κίνδυνο για τη μεγιστοποίηση της απόδοσης των επενδύσεων. Κάθε δραστηριότητα ή έργο, που έχει σχεδιαστεί για να κλείσει ένα χάσμα απόδοσης, αξιολογείται βάσει αυτών των κριτηρίων κινδύνου. Η συνεχής παρακολούθηση είναι απαραίτητη για την επικύρωση των κριτηρίων κινδύνου.
Διαχείριση κινδύνου
Η διαχείριση κινδύνων παρέχει ένα πλαίσιο λήψης αποφάσεων. Μειώνει την αβεβαιότητα όσον αφορά την επίτευξη των στρατηγικών στόχων, αυξάνοντας παράλληλα την πιθανότητα επιτυχίας. Η διοίκηση μπορεί να λάβει μέτρα για την εξάλειψη, αποδοχή ή μετριασμό του κινδύνου. Μια δραστηριότητα χάσματος μπορεί να έχει χαμηλή πιθανότητα επιτυχίας λόγω έλλειψης δεξιοτήτων σε έναν οργανισμό. Ο οργανισμός μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο αναπτύσσοντας τις δεξιότητες. Εναλλακτικά, ο οργανισμός μπορεί να αποφύγει τον κίνδυνο ακυρώνοντας τη δραστηριότητα ή το έργο. Μια τρίτη επιλογή είναι να δεχτείτε τον κίνδυνο και να συνεχίσετε τη δραστηριότητα χρησιμοποιώντας τις υπάρχουσες δεξιότητες.
Κλείνοντας τα κενά
Η διαχείριση κινδύνων βοηθά έναν οργανισμό να αναπτύξει ένα ολοκληρωμένο και εύχρηστο σχέδιο δράσης για το κλείσιμο των κενών απόδοσης. Η ποσοτικοποίηση του κινδύνου επιτρέπει στη διοίκηση να κατευθύνει επενδύσεις προς τους πόρους που απαιτούνται για την αύξηση της πιθανότητας επιτυχίας, κλείνοντας έτσι τα κενά στα επίπεδα επιδόσεων. Σε επίπεδο έργου, για παράδειγμα, η ομάδα μπορεί να εντοπίσει έλλειμμα στον προϋπολογισμό που απαιτείται για την εκπλήρωση των παραδοτέων του έργου. Η ομάδα μπορεί είτε να προσαρμόσει τα παραδοτέα για να καλύψει τον υπάρχοντα προϋπολογισμό είτε να ζητήσει πρόσθετα χρήματα για την εκπλήρωση των παραδοτέων στόχων.
Σκέψεις
Ο κίνδυνος αποτελεί αναπόσπαστο μέρος οποιασδήποτε διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Η ανάλυση των κενών είναι ένα εργαλείο για τον προσδιορισμό των ενεργειών που απαιτούνται για την επίτευξη επιθυμητών αποτελεσμάτων. Όταν ένας οργανισμός αντιμετωπίζει πολλαπλά σχέδια δράσης και προτάσεις έργων, η διαχείριση απαιτεί μια μέθοδο αξιολόγησης αυτών των επιλογών. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να απαιτήσει προγράμματα για να επιτύχει κάποια απόδοση της επένδυσης ή για να ανταποκριθεί σε ορισμένα οικολογικά πρότυπα. Ένα προκαθορισμένο και συνεπές σύνολο παραγόντων κινδύνου είναι σημαντικό για να διασφαλιστεί η δίκαιη αξιολόγηση των προγραμμάτων. Αυτοί οι παράγοντες κινδύνου πρέπει να κοινοποιούνται σαφώς σε ολόκληρο τον οργανισμό. Διαφορετικά, οι εργαζόμενοι και οι ομάδες έργων ενδέχεται να αισθάνονται ότι αντιμετωπίζονται άδικα.
