Στον κόσμο των επιχειρήσεων, μια σειρά από διάφορα έξοδα μπορούν να προκύψουν σε καθημερινή βάση. Αντί να εκδίδει μια εντολή αγοράς για να αγοράσει αυτά τα στοιχεία, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα μικροσκοπικό ταμείο. Ένα μικροσκοπικό ταμείο είναι ένα ποσό μετρητών που μια επιχείρηση χρησιμοποιεί για να κάνει μικρές, διάφορες αγορές.
Συναλλαγή με μετρητά
Μια μικροσκοπική συναλλαγή μετρητών είναι μια συναλλαγή στην οποία ένας υπάλληλος ή ιδιοκτήτης επιχείρησης παίρνει χρήματα από τα μικρά ταμειακά διαθέσιμα για να αγοράσει κάτι για την επιχείρηση. Όταν ένα άτομο παίρνει χρήματα από το μικροσκοπικό ταμείο, το σημειώνει στο μικρό βιβλίο μετρητών. Η αγορά μπορεί στη συνέχεια να γίνει για την επιχείρηση και τα χρήματα που απομένουν μπορούν να επιστραφούν στο μικροσκοπικό ταμείο. Τα μικρά χρηματικά ποσά δημιουργούνται συχνά από έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης απλά γράφοντας μια επιταγή επιχείρησης σε μετρητά.
Petty Cash Αγορές
Τα χρήματα σε ένα μικροσκοπικό ταμείο μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πολλούς σκοπούς στις τακτικές λειτουργίες μιας επιχείρησης. Για παράδειγμα, οι περισσότερες επιχειρήσεις πρέπει να αγοράσουν τυχαία προμήθειες όπως γραμματόσημα, φακέλους, χαρτί ή στυλό. Ορισμένα γραφεία χρησιμοποιούν μικρά χρηματικά ποσά για να πληρώσουν για περιστασιακά γεύματα γραφείου, έξοδα στάθμευσης ή άλλα έξοδα που προκύπτουν καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης ή ο διαχειριστής του τμήματος καθορίζει συνήθως τα πρότυπα για το τι μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα χρήματα.
Παρακολουθώντας το Petty Cash
Έχοντας ένα διαθέσιμο χρηματικό ποσό στους υπαλλήλους απαιτεί κάποια εποπτεία για να βεβαιωθεί ότι δεν γίνεται κατάχρηση του ταμείου. Συνήθως ένας θεματοφύλακας τίθεται υπό την ευθύνη του μικρού ταμείου ταμειακών διαθεσίμων. Στη συνέχεια, όταν κάποιος θέλει να χρησιμοποιήσει ένα μέρος των χρημάτων, πρέπει να συμπληρώσει ένα κουπόνι ή κάποια άλλη μορφή που ζητά την εκταμίευση. Μετά την πραγματοποίηση της αγοράς, το άτομο πρέπει επίσης να επιστρέψει την απόδειξη για τη συναλλαγή στον θεματοφύλακα του μικρού ταμείου ταμειακών διαθεσίμων. Με αυτόν τον τρόπο, ο θεματοφύλακας μπορεί να παρακολουθήσει ακριβώς πού πηγαίνουν όλα τα χρήματα.
Σκοπός
Ο πρωταρχικός σκοπός της δημιουργίας ενός μικρού ταμείου ταμειακών διαθεσίμων είναι να εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια. Χωρίς ένα μικροσκοπικό ταμείο, ο υπεύθυνος για τη σύνταξη των επιταγών επιχειρήσεων θα πρέπει τελικά να γράψει πολλούς ελέγχους καθ 'όλη τη διάρκεια των εργασιών. Αντί αυτού, το άτομο μπορεί να γράψει μια επιταγή σε χρήμα περιοδικά και στη συνέχεια να επιτρέψει στον θεματοφύλακα να επιβλέπει αυτό το ποσό των μετρητών. Μειώνει τον όγκο των εργασιών και οδηγεί σε λιγότερες συναλλαγές.
