Μια οργανωμένη και ανεπτυγμένη ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων διασφαλίζει ότι όλα τα σημαντικά θέματα καλύπτονται σε μια συγκεκριμένη συνεδρίαση. Μια δομή περιγράμματος βοηθά στην καθοδήγηση της συνάντησης έτσι ώστε να μην μεταβείτε από το ένα θέμα στο άλλο, επιτρέποντας έτσι τη διεξαγωγή των επιχειρήσεων με πιο αποτελεσματικό τρόπο. Αρχίστε το περίγραμμα της ατζέντας σας πολύ νωρίτερα από τη συνάντηση, ώστε να δημιουργήσετε διάφορα σχέδια και να τα στείλετε στους συμμετέχοντες πριν από τη συνάντηση, για να τους ενημερώσετε για το τι πρέπει να περιμένετε.
Καταγράψτε όλα τα θέματα που πρέπει να καλύψετε κατά τη συνάντηση. Ξεκινήστε όσο το δυνατόν ευρύτερα. Για παράδειγμα, γράψτε τον "Προγραμματισμό", ο οποίος μπορεί να περιέχει διάφορα δευτερεύοντα θέματα. Χρησιμοποιήστε τυχόν σημειώσεις από προηγούμενες συναντήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πληροφορίες που έχετε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει όλα τα απαραίτητα θέματα.
Επικοινωνήστε με άλλους σχεδιαστές συναντήσεων ή συμμετέχοντες και ρωτήστε εάν έχουν κάποια θέματα που χρήζουν προσοχής. Δώστε τους μια προθεσμία για τα προτεινόμενα θέματα και αντικείμενα, ώστε να έχετε χρόνο να κάνετε οποιαδήποτε έρευνα ή αλληλογραφία παρακολούθησης, αν είναι απαραίτητο, και στη συνέχεια να τα εισαγάγετε στο περίγραμμα.
Οργανώστε τα θέματα σας. Ψάξτε για θέματα που μπορούν να τοποθετηθούν κάτω από ένα μεγαλύτερο θέμα. Εάν όχι, προχωρήστε σε κάθε γενικό θέμα και σπάστε το σε συγκεκριμένα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Για παράδειγμα, μια ατζέντα συνάντησης παραγωγής μπορεί να περιέχει «συγκρούσεις πρόβας» και «ημερομηνίες που πρέπει να θυμηθούν» στο θέμα «Προγραμματισμός».
Συνθέστε τα βασικά σας θέματα με σειρά σπουδαιότητας. Αποφασίστε ποια θέματα πρέπει πρώτα να αναφερθούν στο περίγραμμα με βάση πόσο σημαντικά είναι, πόσο χρόνο θα χρειαστεί να τα συζητήσετε και ειδικές σκέψεις, όπως το πρόσωπο που παρουσιάζει το τμήμα της συνάντησης που χρειάζεται να φύγει νωρίς, για παράδειγμα.
Πληκτρολογήστε τα κύρια θέματα σε μια κάθετη λίστα με έντονη γραφή, μεγαλύτερη γραμματοσειρά, περίπου 14 έως 16 γραμμάτων. Εμπρός ή καρτέλα μία φορά και σμίκρυνση κάθε υποτομέα άμεσα κάτω από το κύριο θέμα. Μπορείτε να αριθμήσετε ή να γράψετε τα θέματα και τα δευτερεύοντα θέματα όπως επιθυμείτε. Περιλάβετε λεπτομερή σημεία κάτω από κάθε υποτομέα.
Σφαίρα και παύση αυτά τα στοιχεία επίσης, έτσι ώστε να κάθονται κάτω από το subtopic, ακριβώς στα δεξιά της. Τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού αυτόματα παύουν, κουκκίδες και αριθμούς όταν πατάτε "Enter" και "Tab" στο τέλος ενός κύριου ή δευτερεύοντος θέματος.
Πληκτρολογήστε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες συσκέψεων στο επάνω κέντρο του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένου του τίτλου και της ημερομηνίας της συνάντησης, της ώρας, της θέσης, των προσκεκλημένων ή των αναμενόμενων συμμετεχόντων και των πληροφοριών επικοινωνίας για τον διοργανωτή της συνάντησης, πιθανόν εσείς.
Καταγράψτε το όνομα του παρουσιαστή κάθε θεμάτων δίπλα στο κύριο ή δευτερεύον θέμα, εάν υπάρχει. Σημειώστε πόσο χρόνο δίνετε σε κάθε θέμα. Ελέγξτε με τον παρουσιαστή για να βεβαιωθείτε ότι του δώσατε αρκετό χρόνο.
