Τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου είναι νομικά έγγραφα και είναι διαθέσιμα για δημόσια επιθεώρηση, καθιστώντας τα σημαντικά αρχεία για μια επιχείρηση ή άλλο τύπο οργανισμού. Όσο πιο τυπικοί είναι, τόσο πιο σημαντικό είναι ότι έχουν εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο πριν διαδοθούν. Χρησιμοποιώντας μερικές απλές βέλτιστες πρακτικές για την εγγραφή και την έγκριση λεπτών θα σας βοηθήσει να εξορθολογίζετε αυτή τη διαδικασία και να μειώσετε τις γραφειοκρατικές σας διαδικασίες.
Ελέγξτε τη διαδικασία για την καταγραφή των λεπτών συνάντησης με εντολή του οργανισμού. Πολλοί ακολουθούν τους Κανόνες Παραγγελίας του Robert, επιτρέποντας στον γραμματέα της καταγραφής να χρησιμοποιεί και να ακολουθεί ένα πρότυπο για τη λήψη σημειώσεων και τη δημιουργία των τελικών λεπτών. Ρωτήστε πότε και αν πρέπει να συμπεριλάβετε τα ονόματα των μελών του διοικητικού συμβουλίου που κάνουν σχόλια ή θέτουν ερωτήσεις ή εάν πρέπει να προστατεύσετε το απόρρητό τους. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να γράψετε: "Συζητήθηκε ότι ο ανταγωνιστής μας, η XYZ Corporation, χρησιμοποιούσε παραπλανητική διαφήμιση και η FTC έπρεπε να έρθει σε επαφή", και όχι "ο Bob Smith δήλωσε ότι πίστευε ότι ο ανταγωνιστής μας, XYZ Corporation, παραπλανητική διαφήμιση και η FTC θα πρέπει να έρθει σε επαφή. Οι Debbie Jones και Hank Johnson συμφώνησαν."
Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγράψει τα λεπτά με ακρίβεια. Ζητήστε από τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να σταματήσουν να μιλούν ή ο πρόεδρος να περιμένει πριν ξεκινήσει μια νέα συζήτηση κάθε φορά που πέφτει πίσω στη λήψη σημείων σας. Ζητήστε από τα μέλη να επαναλάβουν ή να διευκρινίσουν τυχόν πληροφορίες που δεν είναι σαφείς. Οι επανειλημμένες κινήσεις των μελών του διοικητικού συμβουλίου, περιλαμβανομένης και της αρχικής κίνησης και της τελικής τροποποιημένης έκδοσης, κάθε φορά που εισάγεται μια κίνηση. Κάνετε αυτό ανεξάρτητα από το αν η κίνηση είναι αποσπασμένη και εάν περνάει. Καταγράψτε τα σύνολα οποιωνδήποτε ψήφων, αντί να δηλώσετε απλά ότι ψηφίστηκε μια ψηφοφορία.
Στείλτε τα πρακτικά στον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου, τον εκτελεστικό διευθυντή ή την εκτελεστική επιτροπή πριν τα στείλετε στο πλήρες συμβούλιο, αν πρόκειται για τη διαδικασία της οργάνωσής σας. Αφού λάβετε την έγκριση για την αποστολή των πρακτικών στο πλήρες συμβούλιο, στείλτε το έγγραφο σε κάθε μέλος του διοικητικού συμβουλίου, ανεξάρτητα από το αν ή όχι παρακολουθεί τη συνεδρίαση και αν θα είναι ή όχι στη συνεδρίαση κατά την οποία θα εγκριθούν τα πρακτικά. Στείλτε τα πρακτικά αρκετά νωρίς, ώστε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να μπορούν να τα διαβάσουν, να θέτουν ερωτήσεις σχετικά με αυτά, να συζητούν θέματα έρευνας και να ζητούν διευκρινίσεις.
Κατά την επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου που συνιστά απαρτία, ο πρόεδρος ή οποιοσδήποτε μέλος του διοικητικού συμβουλίου διεξάγει την επόμενη συνεδρίαση να υποβάλει πρόταση στο διοικητικό συμβούλιο να εγκρίνει τα πρακτικά. Απαρτία είναι ο ελάχιστος αριθμός μελών του διοικητικού συμβουλίου που απαιτείται για την επίσημη δράση. Περιμένετε να αποσπασθεί η πρόταση και στη συνέχεια ο ηγέτης της συνάντησης να ανοίξει το έδαφος για συζήτηση. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης ζητήστε να υποβληθεί πρόταση, να αποσπασθεί και να ψηφιστεί, εάν υπάρξουν αλλαγές ή διορθώσεις που πρέπει να γίνουν στα πρακτικά. Μετά τη συζήτηση, ή αν δεν υπάρχει συζήτηση, ο ηγέτης της συνάντησης καλεί την ερώτηση ή να πάρει την ψήφο για να εγκρίνει τα πρακτικά.
Συμβουλές
-
Ελέγξτε αν ο οργανισμός σας διαθέτει πρόταγμα ή άλλο κανόνα σχετικά με την ημερομηνία κατά την οποία τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να λαμβάνουν λεπτά συνάντησης.
