Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να αποφύγουν τα πιθανά προβλήματα προλαμβάνοντας τις εκ των προτέρων και αναπτύσσοντας τα σενάριο "Αν ναι, τότε τι;". Δεν είναι αρνητική σκέψη να σχεδιάσετε μια πτώση των πωλήσεων, την απώλεια ενός βασικού προμηθευτή ή την αύξηση του κόστους των υλικών. Χρησιμοποιώντας ένα απλό πρότυπο, μπορείτε να γράψετε σχέδια σεναρίων που σας βοηθούν να αντιμετωπίζετε αποτελεσματικά τα πιθανά προβλήματα και ευκαιρίες.
Προσδιορισμός και έρευνα
Το πρώτο βήμα στη συγγραφή τυχόν σχεδίου σεναρίων είναι να αναπτυχθεί λεπτομερώς το σενάριο και να διεξαχθεί έρευνα για να υποστηριχθούν οι πιθανές επιπτώσεις του περιστατικού. Τα σενάρια μπορούν να περιλαμβάνουν πτώση των τιμών, νέο ανταγωνιστή, σύσφιξη της αγοράς εργασίας, παραβίαση της ασφάλειας, απώλεια βασικού πελάτη ή καταστροφή όπως πυρκαγιά ή τυφώνα. Διεξάγετε έρευνα σχετικά με τον τρόπο ανάπτυξης του σεναρίου, αναζητώντας συγκεκριμένα προειδοποιητικά σήματα προειδοποίησης. Γράψτε μια λίστα των αποτελεσμάτων ντόμινο που μπορεί να έχει το σενάριο σε κάθε τμήμα σας. Για παράδειγμα, μια πτώση των πωλήσεων μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγή στην παραγωγή σας, την εξυπηρέτηση χρέους ή τα σχέδια εργασίας. Αναπτύξτε μια λίστα με τις απαντήσεις που μπορεί να αναλάβετε για να αντιμετωπίσετε το σενάριο και τις επιπτώσεις του. Δεν είστε αποφασισμένοι να συμπεριλάβετε τις απαντήσεις στο σχέδιό σας, αλλά βοηθάει στην ανταλλαγή ιδεών. Καθώς αρχίζετε να γράφετε το έγγραφό σας, τότε θα είστε σε θέση να διαπιστώσετε εάν κάθε μία είναι χρήσιμη ή όχι.
Περιγράψτε το Έγγραφο
Κάθε καλό επιχειρηματικό έγγραφο αρχίζει με ένα λεπτομερές περίγραμμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να γράψετε το σενάριο με συνεκτικό τρόπο. Το περίγραμμα σας θα πρέπει να περιλαμβάνει σύνοψη, περιγραφή του δυνητικού σεναρίου, επιπτώσεις του σεναρίου, λύσεις για προβλήματα, ενέργειες για την αντιμετώπιση ευκαιριών, συστάσεις, περίληψη και παράρτημα. Ενδέχεται να έχετε πολλές υποενότητες σε ορισμένες από τις ενότητες μακροεντολών του εγγράφου σας. Για παράδειγμα, στο τμήμα που καλύπτει τις πιθανές επιπτώσεις ενός σεναρίου που συμβαίνει, μπορείτε να αναγράψετε τις επιπτώσεις στους λογαριασμούς, στους ανθρώπινους πόρους, στην τεχνολογία της πληροφορίας, στην παραγωγή και στα έσοδά σας.
Γράψτε τα τμήματα σας στην παραγγελία
Αρχίστε να γράφετε το έγγραφό σας με τη σειρά με την οποία το διαβάζει ο αναγνώστης. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε μια λογική ροή από το ένα τμήμα στο επόμενο. Θα σας βοηθήσει επίσης να αποφύγετε μια γενική αναφορά σε κάτι σε μια μεταγενέστερη ενότητα που δεν έχετε εξηγήσει σε προηγούμενη ενότητα. Ξεκινήστε με τη συνοπτική παρουσίασή σας, η οποία είναι μια επισκόπηση του εγγράφου σας. Αυτή η περίληψη δεν πρέπει να περιέχει υλικό υποστήριξης, αλλά να είναι περισσότερο ένα τμήμα "τι" χωρίς "γιατί". Θα παράσχετε την υποστήριξη στις επόμενες ενότητες. Συμπεριλάβετε το σενάριο, το πρόβλημα ή την ευκαιρία που παρουσιάζει και τη συνιστώμενη λύση. Ακολουθήστε τα ντόμινο που πέφτουν όταν συμβαίνει ένα σενάριο καθώς γράφετε τα τμήματα της αναφοράς σας, ενημερώστε τον αναγνώστη σχετικά με το πώς θα τα αντιμετωπίσετε και, στη συνέχεια, κάντε τις συστάσεις σας.
Συνοψίστε και ανακεφαλαιώστε
Ακολουθήστε τις προτάσεις σας με την περίληψη σας. Αφού έχετε γράψει τα τμήματα σας, συνοψίστε τα ευρήματά σας χωρίς λεπτομέρειες. Το έγγραφό σας μπορεί να ακολουθήσει αυτό το κλασικό μοντέλο γραφής: "Πείτε τους τι θα τους πείτε. Πες τους; Πες τους τι τους είπες ». Αυτό θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε το βασικό σας σημείο κατά την εκκίνηση, να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας και, στη συνέχεια, να επαναβεβαιώσετε το βασικό σας σημείο στο τέλος. Η περίληψή σας στο τέλος του εγγράφου θα πρέπει να είναι παρόμοια με την περίληψή σας, αλλά θα μπορείτε να αναφέρετε μερικά βασικά σημεία από το έγγραφό σας σε αυτήν την ενότητα. Ακολουθήστε αυτό με οποιαδήποτε γραφήματα, γραφήματα, προϋπολογισμούς ή άλλα εκθέματα στο προσάρτημα σας.
