Οι ανασκοπήσεις εσωτερικού ελέγχου παρέχουν στη διοίκηση τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας των χώρων ελέγχου. Οι ανασκοπήσεις μπορούν να γίνουν από εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελεγκτές, αλλά συμπληρώνονται επίσης από προσωπικό διασφάλισης της ποιότητας ή ακόμη και από τη διεύθυνση τμήματος. Οι ανασκοπήσεις εσωτερικού ελέγχου θα περιλαμβάνουν μέτρα για: τον προσδιορισμό του πεδίου εφαρμογής του σχεδίου αναθεώρησης · έλεγχος των εσωτερικών ελέγχων μέσω δειγματοληψίας, συνεντεύξεων, περιηγήσεων και παρατηρήσεων · τεκμηρίωση των δοκιμών και των αποτελεσμάτων τους σε τυποποιημένα έγγραφα εργασίας · και την αναφορά των αποτελεσμάτων.
Περίληψη των κυριότερων σημείων
Προετοιμάστε μια σύνοψη μιας έως δύο σελίδων της αναθεώρησης εσωτερικού ελέγχου που περιλαμβάνει τις πληροφορίες στα παρακάτω βήματα.Οι ανώτεροι και εκτελεστικοί διευθυντές θα χρησιμοποιήσουν την περίληψη για να κατανοήσουν τα θέματα ελέγχου που εντοπίστηκαν και τα σχέδια της διοίκησης για τη διόρθωση αυτών των θεμάτων.
Παρέχετε μια σύντομη περιγραφή της περιοχής που εξετάσατε, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών αριθμητικών στοιχείων όπως το μέγεθος των επιχειρήσεων ή του τμήματος, τα κέρδη ή οι αριθμοί δαπανών και το προσωπικό. Η περιγραφή θα είναι χρήσιμη για τους αναγνώστες που δεν είναι εξοικειωμένοι με τις λεπτομέρειες της εξετασθείσας περιοχής.
Χρησιμοποιήστε το υπόμνημα για την προετοιμασία της διοίκησης κατά τον προγραμματισμό της ανασκόπησης, για να συνοψίσετε τον σκοπό της αναθεώρησης του εσωτερικού ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε λειτουργιών, τομέων ή αρμοδιοτήτων που εξαιρούνται από το πεδίο εφαρμογής του έργου.
Παρέχετε μια περίληψη των αδυναμιών εσωτερικού ελέγχου που εντοπίστηκαν, συμπεριλαμβανομένης της ένδειξης της σοβαρότητας κάθε προβλήματος, και υποδείξτε εν συντομία τον τρόπο με τον οποίο η διοίκηση προτίθεται να επιλύσει τις αδυναμίες. Μια αδυναμία εσωτερικού ελέγχου μπορεί να είναι η αδυναμία αντιστοίχισης λογαριασμών μετρητών ή η αποτυχία να ασφαλιστεί επαρκώς ένα θησαυροφυλάκιο ή ένα ασφαλές.
Συμπεριλάβετε γνώμη υψηλού επιπέδου ή / και συμπέρασμα σχετικά με το περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου, όπως απαιτείται από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών, μια διεθνής επαγγελματική ένωση αναγνωρισμένη ως ο ηγέτης στον τομέα της εκπαίδευσης, πιστοποίησης, τεχνικής καθοδήγησης και έρευνας στον κόσμο. (Βλ. Αναφορές) Οι γνωμοδοτήσεις και τα συμπεράσματα προέρχονται από την αξιολόγηση του αποτελέσματος της αναθεώρησης του εσωτερικού ελέγχου και τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας του περιβάλλοντος ελέγχου.
Υπογράψτε και δώστε ημερομηνία στην αναφορά. Είτε ο ανώτερος κριτής ή / και ο διευθυντής του πρέπει να υπογράψουν την έκθεση εσωτερικού ελέγχου.
Συμπεριλάβετε μια λίστα με άτομα που θα αντιγραφούν στην αναφορά και τυχόν περιορισμούς στη διανομή ή τη χρήση της αναφοράς. Η διεύθυνση του τμήματος, η σχετική ανώτερη και η εκτελεστική διεύθυνση πρέπει να περιλαμβάνονται στον κατάλογο διανομής. Μπορεί να προκύψουν περιορισμοί διανομής σε περίπτωση διαπίστωσης απάτης ή ευαίσθητων νομικών ζητημάτων κατά την επανεξέταση.
Λεπτομερή ευρήματα, συστάσεις και διορθωτικά σχέδια δράσης
Παρέχετε μια περίληψη για κάθε αδυναμία ελέγχου που εντοπίσατε, χρησιμοποιώντας γεγονότα και στατιστικές περιλήψεις δεδομένων δοκιμών για να αποδείξετε τη συνάφεια της αδυναμίας. Αξιολογήστε κάθε αδυναμία σύμφωνα με τη σοβαρότητα και απαριθμήστε τις αδυναμίες από τις πιο σοβαρές έως τις ελάχιστες.
Συμπεριλάβετε μια σύσταση για τη διόρθωση της αδυναμίας ελέγχου εάν απαιτείται από την πρακτική της εταιρείας ή ζητηθεί από τη διοίκηση. Παρέχετε επαρκείς λεπτομέρειες ώστε ένας αναγνώστης να κατανοεί σαφώς τι μέτρα πρέπει να λάβουν για την επίλυση του προβλήματος.
Συμπεριλάβετε τις διορθωτικές ενέργειες της διοίκησης στην έκθεση εσωτερικού ελέγχου εάν απαιτείται από την πρακτική της εταιρείας ή ζητηθεί από τη διοίκηση. Συμπεριλαμβανομένων των διορθωτικών ενεργειών, η δέσμευση της διοίκησης να αλλάξει και επιτρέπει την ακριβή παρακολούθηση της εφαρμογής των διορθωτικών μέτρων.
Να συμπεριληφθεί μια συγκεκριμένη ημερομηνία για την εφαρμογή του διορθωτικού σχεδίου και το όνομα του υπεύθυνου για τη δράση για να αποδειχθεί η υπευθυνότητα.
