Μια λίστα ελέγχου του ISO 9001 είναι ένα εργαλείο, ένα από τα πολλά μέσα στην εργαλειοθήκη του ορκωτού λογιστή, που χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας ενός οργανισμού. Εξετάστε μια αναλογία που συγκρίνει το QMS με ένα σχέδιο ξυλουργού και τον ελεγκτή με έναν επιθεωρητή κατασκευής. Ο στόχος είναι να εκτιμηθεί το έργο που γίνεται σε σχέση με το πώς το σχέδιο λέει ότι πρέπει να γίνει και επίσης σε σύγκριση με τους οικοδομικούς κώδικες - ή, στην περίπτωση αυτή, τις απαιτήσεις του ISO 9001. Οι κατάλογοι ελέγχου θα πρέπει να σχεδιάζονται για να βοηθήσουν στην εκτίμηση αυτή και όχι να προσθέσουν γραφειοκρατία.
Ανασκόπηση τεκμηρίωσης
Μπορεί να σχεδιαστεί ένας κατάλογος ελέγχου για την αναθεώρηση της τεκμηρίωσης. Αφού επιβεβαιώσετε ότι η διαδικασία ελέγχου εγγράφων του οργανισμού σύμφωνα με τις απαιτήσεις ISO 9001, σχεδιάστε τη λίστα ελέγχου τραβώντας συγκεκριμένα στοιχεία από τη διαδικασία. Εστιάστε τις ερωτήσεις στον ίδιο τον έλεγχο εγγράφων, με μόνο μία ή δύο ερωτήσεις που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001 που αφορούν ειδικά τη διαδικασία που ελέγχεται. Αρκεί να ρωτήσετε: "Ποιες ρήτρες ISO 9001 ισχύουν για τη διαδικασία ABC;" και "Η διαδικασία ABC πληροί αυτές τις απαιτήσεις;" Δεν είναι απαραίτητο να ξαναγράψετε ολόκληρο το πρότυπο ως ερωτήσεις σε λίστες ελέγχου.
Ευθύνη και δέσμευση της Διοίκησης
Μια λίστα ελέγχου μπορεί να σχεδιαστεί ειδικά για έναν έλεγχο διαχείρισης. Ο κατάλογος ελέγχου μπορεί να προσδιορίσει κάθε ρήτρα που δηλώνει μια απαίτηση ως άμεση ευθύνη της ανώτατης διοίκησης και άλλων συναφών στοιχείων, όπως ο σχεδιασμός ανθρώπινου δυναμικού και υποδομής. Αυτός ο κατάλογος ελέγχου μπορεί να χρησιμοποιηθεί αρχικά κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης της διοίκησης και στη συνέχεια ολοκληρώθηκε μέσω της πορείας του ελέγχου, καθώς οι αποδείξεις αξιολογούνται σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Εκπαίδευση & Αρμοδιότητες
Ένας κατάλογος ελέγχου μπορεί να παρακινήσει τους ελεγκτές να θυμούνται γενικά ισχύουσες απαιτήσεις, όπως εκπαίδευση και ικανότητα. Όταν ακολουθούν ένα ίχνος ελέγχου που καλύπτει άλλες ρήτρες, οι απαιτήσεις αυτές μπορούν μερικές φορές να παραβλεφθούν και απαιτούν την παρακολούθηση πριν από την ολοκλήρωση του ελέγχου. Ένας κατάλογος ελέγχου μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι οι ελεγκτές αναζητούν στοιχεία που αποδεικνύουν ότι οι εργαζόμενοι είναι ικανοί για τις εργασίες που εκτελούν με βάση την εκπαίδευση, την κατάρτιση, τις δεξιότητες και την εμπειρία. Εξίσου σημαντικό είναι να επιβεβαιωθεί ότι τα σχέδια δράσης αναπτύσσονται και εκτελούνται για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι επιτυγχάνουν τα απαιτούμενα επίπεδα ικανοτήτων.
Διαδικασίες εξωτερικής ανάθεσης
Τα στοιχεία ελέγχου θα πρέπει να καλύπτουν τις διαδικασίες που ανατίθενται σε τρίτους. Αυτό μπορεί να συνδυαστεί με τις γενικά ισχύουσες απαιτήσεις που αναφέρονται παραπάνω. Η ταύτιση "από την όραση, από το μυαλό" μπορεί να οδηγήσει τόσο τους ελεγχόμενους όσο και τους ελεγκτές να ξεχάσουν ότι η αποθήκευση για τα Προγράμματα Α, Β και Γ γίνεται ακόμη επί τόπου, αλλά για το Πρόγραμμα X η λειτουργία αυτή εκτελείται τώρα από έναν πάροχο εφοδιαστικής τρίτου μέρους. Το πρότυπο ISO 9001 απαιτεί συγκεκριμένα να ελέγχονται οι διαδικασίες που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες για να διασφαλιστεί ότι πληρούν τις απαιτήσεις του οργανισμού για QMS.
Παρακολούθηση & μέτρηση
Οι κατάλογοι ελέγχου θα πρέπει να εξετάζουν την αποτελεσματικότητα της μέτρησης και τις τάσεις παρακολούθησης για να αξιολογούν την ικανότητα του QMS. Τα μέτρα μπορεί να περιλαμβάνουν σύνθετα στατιστικά στοιχεία ελέγχου της διαδικασίας ή μπορεί να είναι τόσο απλά όσο ο αριθμός εσωτερικών ή εξωτερικών καταγγελιών πελατών. Οι κατάλογοι ελέγχου θα πρέπει να επιτρέπουν στους ελεγκτές να προσδιορίζουν ποιες μετρήσεις υπάρχουν και ποιες τάσεις έχουν αποκαλύψει αυτές οι μετρήσεις από τον προηγούμενο έλεγχο. Οι κατάλογοι ελέγχου θα πρέπει επίσης να υπενθυμίζουν στους ελεγκτές να αναζητήσουν αποδεικτικά στοιχεία για τη λήψη μέτρων για τη διόρθωση των αρνητικών τάσεων.
Προσθήκη τιμής
Οι λίστες ελέγχου θα πρέπει να προσθέτουν αξία αντί να υπάρχουν μόνο για την εκπλήρωση μιας απαίτησης διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου. Είναι πιο σημαντικό για έναν ελεγκτή να ακολουθήσει μια διαδρομή ελέγχου που παρουσιάζεται κατά τη διάρκεια του ελέγχου παρά να ακολουθήσει έναν κατάλογο ελέγχου. Οι άπειροι ελεγκτές μπορούν να χάσουν από τα ίχνη τους όταν βασίζονται υπερβολικά σε λίστες ελέγχου.
