Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης ενός οργανισμού. Η διαδικασία προμήθειας αξίζει ένα υψηλό επίπεδο προσοχής από τη διοίκηση για να διασφαλιστεί ότι δεν θα πέσει θύμα απάτης και διαφθοράς. Οι διαδικασίες σύναψης συμβάσεων πρέπει να περιλαμβάνουν αποτελεσματικούς ελέγχους για την επίτευξη λογοδοσίας και διαφάνειας. Η συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση της διαδικασίας προμηθειών της διοίκησης καθιερώνει την ακεραιότητα και τη συμμόρφωση με τους νόμους και τα δεοντολογικά πρότυπα.
Προσδιορίστε τα υπάρχοντα εσωτερικά στοιχεία ελέγχου και εάν τα χειριστήρια λειτουργούν όπως έχουν σχεδιαστεί. Δεν πρέπει να υπάρχει καμία ευκαιρία για να αντικατασταθεί οποιοσδήποτε από τους ελέγχους. Βασικοί εσωτερικοί έλεγχοι για την αξιολόγηση περιλαμβάνουν τον διαχωρισμό των καθηκόντων, τους ελέγχους εποπτείας, τους ελέγχους που λαμβάνουν, τους ελέγχους εξουσιοδότησης και τους ελέγχους καταγραφής.
Ανάπτυξη μιας λίστας ελέγχου συμμόρφωσης για να καθοριστεί εάν ακολουθούνται οι διαδικασίες προμηθειών. Ο κατάλογος ελέγχου θα πρέπει να σχεδιάζεται με τη συνεργασία των εργαζομένων και της διοίκησης. Συμμετέχοντας στην ανάπτυξη του καταλόγου ελέγχου, ο εργαζόμενος εκπαιδεύεται κυρίως και έχει μεγαλύτερη συνειδητοποίηση της διαδικασίας. Μια καλή λίστα ελέγχου συμμόρφωσης ενισχύει τις υφιστάμενες διαδικασίες και μεταφράζει τους στόχους της δικαιοσύνης, του ανοικτού πνεύματος και του ανταγωνισμού.
Εκτελέστε μια αξιολόγηση κινδύνου για να χαρτογραφήσετε ή να εντοπίσετε πιθανές ανησυχίες, αδυναμίες ή περιοχές υψηλού κινδύνου. Με τον εντοπισμό δεικτών ή «κόκκινων σημαιών», ο οργανισμός μπορεί να διασφαλίσει ότι υπάρχουν επαρκείς εσωτερικοί έλεγχοι για την πρόληψη παρατυπιών. Με τον εντοπισμό των κινδύνων, οι συγκρούσεις συμφερόντων και η επίπτωση απάτης και διαφθοράς μπορούν να περιοριστούν.
Παρακολουθήστε συγκεκριμένες προμήθειες μέσω ολόκληρης της διαδικασίας προμηθειών. Εξετάστε κατά πόσο η προμήθεια προέβλεπε γενικό ανταγωνισμό και αν ήταν διαφανής και χωρίς διακρίσεις σε ορισμένους προμηθευτές. Προσδιορίστε εάν η χρησιμοποιούμενη μέθοδος προμήθειας ήταν κατάλληλη για το αγαθό ή την υπηρεσία που αποκτήθηκε και βεβαιωθείτε ότι ήταν επαρκώς τεκμηριωμένη.
