Μια HOA (ένωση ιδιοκτητών σπιτιού) είναι μια νομική οντότητα που έχει την εξουσία να επιβάλλει συμβατικούς νόμους που συμφωνούνται από τους ιδιοκτήτες σπιτιού μέσω ενός διοικητικού συμβουλίου. Τα περισσότερα HOAs λειτουργούν μέσα σε ένα περιβάλλον townhome ή συγκυριαρχία. Οι μονάδες μιας οικογένειας υποδιαιρέσεων μπορούν να δημιουργήσουν ένα HOA κατά την κατασκευή. Υπάρχουν δύο επιλογές στη διαχείριση ενός HOA: μέσω μιας εταιρείας διαχείρισης ή μέσω των ιδιοκτητών σπιτιού. Εάν η HOA διαχειρίζεται ιδιοκτήτες σπιτιού, ορισμένα στοιχεία και διαδικασίες που πρέπει να αναθεωρηθούν και να εξεταστούν στη διαχείριση του HOA.
Εκλογές Διοικητικού Συμβουλίου
Δεδομένου ότι οι ιδιοκτήτες σπιτιού αναλαμβάνουν τις ευθύνες της διαχείρισης ενός HOA, η πρώτη σειρά εργασιών είναι να συσταθεί ένα διοικητικό συμβούλιο. Αυτό επιτυγχάνεται με την εκλογή για τα γραφεία του προέδρου, αντιπροέδρου, γραμματέα και ταμίας. Κάθε μονάδα εντός του HOA έχει μία ψήφο. Αν ένας ιδιοκτήτης σπιτιού δεν είναι παρών στις εκλογές, μπορεί να αποστείλει την ψήφο του με πληρεξούσιο ή μέσω άλλου μέλους της μονάδας. Αφού εκλεγούν οι αξιωματικοί, πρέπει να κληθεί μια συνάντηση για να αναθεωρήσει τις ευθύνες των αξιωματικών και να αναθεωρήσει τις διατάξεις του HOA. Οι κανονισμοί μπορούν να προσαρμοστούν σύμφωνα με τη νέα δομή HOA με τη συγκατάθεση των ιδιοκτητών σπιτιού.
Αναθεώρηση του συμφώνου
Ένα συμβόλαιο HOA περιγράφει τα στοιχεία της διοίκησης ή του διοικητικού συμβουλίου των αρμοδιοτήτων του διευθυντή που αφορούν τον ιδιοκτήτη του σπιτιού σε σχέση με θέματα εσωτερικών και εξωτερικών περιουσιακών θεμάτων, τη δημοσιονομική ευθύνη και για να εξασφαλίσουν ότι οι ιδιοκτήτες σπιτιού συμμορφώνονται με τους κανόνες που καθορίζονται και περιλαμβάνονται στα έγγραφα που διέπουν το HOA. Εάν δεν έχει συναφθεί συμφωνία, το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να συνεργαστεί με τους ιδιοκτήτες σπιτιού για να δημιουργήσει μια συμφωνία που να είναι δίκαιη, κατάλληλη και εκτελεστή. Μόλις δημιουργηθεί η διαθήκη, το διοικητικό συμβούλιο διατηρεί το δικαίωμα να επιβάλλει παραβιάσεις που παραβιάζουν τους κανόνες της διαθήκης.
Νομικά ζητήματα
Σε κάθε οργανισμό, ακόμη και σε ένα HOA, υπάρχουν νομικά ζητήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη, όπως είναι οι εκτιμήσεις, η ενσωμάτωση και τα θέματα φορολογικής πληροφόρησης. Όταν ένα HOA αναλαμβάνεται από ιδιοκτήτες σπιτιού, αυτά τα στοιχεία είναι σημαντικά. Η HOA πρέπει να είναι εγγεγραμμένη στο αρμόδιο γραφείο του υπουργείου. Εάν η HOA είναι εγγεγραμμένη, το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να διασφαλίσει ότι κατατίθενται και ενημερώνονται οι αναφορές κατάστασης για τις δραστηριότητες HOA. Εάν το HOA δεν είναι εγγεγραμμένο στο αρμόδιο γραφείο του Υπουργού, το διοικητικό συμβούλιο και οι ιδιοκτήτες σπιτιού πρέπει να εκπονήσουν άρθρα οργάνωσης που να αναφέρουν τον σκοπό και τις δραστηριότητες του HOA. Τα θέματα λογιστικής και φορολογικής πληροφόρησης είναι κρίσιμα για τη λειτουργία ενός HOA. Εάν η HOA διαθέτει λογιστικό σύστημα, θα πρέπει να ανατεθεί σε οικονομικό ελεγκτή η εξέταση των λογιστικών εκθέσεων και των φορολογικών εγγράφων για τη συμμόρφωση του ομοσπονδιακού και του κρατικού δικαίου.
Εκπαίδευση HOA
Ένα από τα προβλήματα των ιδιοκτητών σπιτιού που αναλαμβάνουν HOA είναι η έλλειψη κατάρτισης και χρόνου. Πολλοί ιδιοκτήτες σπιτιού δεν είναι εξοικειωμένοι με την οργανωτική διαδικασία ή δεν έχουν το χρόνο να συμμετάσχουν στο HOA. Τα εκλεγμένα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ενδέχεται να στερούνται εμπειρογνωμοσύνης για τη διεξαγωγή συναντήσεων, να σχεδιάζουν σχέδια και να μην διαθέτουν τις δεξιότητες που απαιτούνται για να επικοινωνούν με άλλα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τους ιδιοκτήτες σπιτιού. Η εκπαίδευση HOA είναι διαθέσιμη για τους ιδιοκτήτες σπιτιού και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου σε διάφορους τομείς δραστηριοτήτων HOA, από την κατάρτιση των μελών του διοικητικού συμβουλίου έως τη δημιουργία μιας ζωντανής κοινότητας HOA.
