Μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην πάει καλά στην κριτική, αλλά ως επαγγελματίας, είναι ο μόνος τρόπος για να αναπτυχθεί. Οι επιχειρήσεις και τα ακαδημαϊκά τμήματα μπορούν να επωφεληθούν από την ύπαρξη εξωτερικών κριτικών και να δώσουν ειλικρινή ανατροφοδότηση σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης των καθημερινών λειτουργιών. Μετά από επανεξέταση, ο αναθεωρητής θα γράψει μια λεπτομερή επαγγελματική επιστολή για να δώσει σχόλια σε συγκεκριμένους τομείς όπου μια επιχείρηση μπορεί να λείπει.
Ξεκινήστε με ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο
Γράψτε την επιστολή σας σχετικά με τα επιστολόχαρτα επαγγελματικής εμφάνισης. Το επιστολόχαρτο δημιουργεί τα επαγγελματικά σας διαπιστευτήρια και δημιουργεί μια σταθερή, αξιόπιστη εμφάνιση. Πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κύριε / κύριο (όνομα του επόπτη)" ακολουθούμενο από ένα παχύ έντερο. Περάστε άλλο χώρο γραμμής. Πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία. Περάστε ένα διάστημα γραμμής.
Πείτε ευχαριστίες και δώστε μια δωρεάν δήλωση
Ξεκινήστε την επιστολή ευχαριστώντας τον επιβλέποντα για την ευκαιρία να επισκεφθείτε την έδρα του. Αναφέρετε κάθε φιλοξενία που εκτιμήσατε ιδιαίτερα. Κάντε μια συνολική δωρεάν δήλωση που περιγράφει σε σύντομο χρονικό διάστημα συγκεκριμένες περιοχές που έχουν εκτελεστεί ή λειτουργούν σωστά στον οργανισμό. Αυτό θα δημιουργήσει θετικά συναισθήματα μεταξύ εκείνων που λαμβάνουν τα σχόλια. Ακόμη και αν η συνολική σας αξιολόγηση ήταν πολύ αρνητική, μπορείτε πάντα να βρείτε κάτι θετικό και εποικοδομητικό να το επισημάνετε.
Παρέχετε μια ανάλυση και συγκεκριμένες ανατροφοδοτήσεις
Δώστε μια ανάλυση από κάθε σημείο σε κάθε τμήμα του οργανισμού ή του τμήματος. Για παράδειγμα, εάν η αξιολόγησή σας ήταν αγγλικού τμήματος ενός πανεπιστημίου, μπορείτε να ξεκινήσετε αξιολογώντας τον επικεφαλής του τμήματος. Δώστε πολύ συγκεκριμένες επικρίσεις και ανατροφοδότηση για το πώς εκπληρώνει κάθε μία από τις ευθύνες της.
Πλεονεκτήματα και επικρίσεις
Αναλύστε τις δυνάμεις που πρέπει να διατηρήσετε καθώς και στοιχεία που θα μπορούσαν να είναι πιο αποτελεσματικά και να προσφέρουν συγκεκριμένες προτάσεις για κάθε κριτική. Για παράδειγμα, αν παρατηρήσετε ότι ο επικεφαλής του τμήματος στρέφεται αργά σε αξιολογήσεις εκπαιδευτών, μπορείτε να γράψετε: "Ο επικεφαλής του τμήματος παρέχει πολύ λεπτομερείς και λεπτομερείς αξιολογήσεις, ωστόσο οι αξιολογήσεις συχνά μετατρέπονται καθυστερημένα, ίσως ως αποτέλεσμα της επιθυμίας τους να γράψει πολύ ολοκληρωμένες εκτιμήσεις.Στο μέλλον, θα πρέπει να εξετάσει την παράλειψη μη απαραίτητων λεπτομερειών για να μειώσει το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσει τις αναφορές."
Αυτό το παράδειγμα δεν αποφεύγει να προσφέρει άμεση κριτική, αλλά συγχαίρει τον διευθυντή για την πληρότητα του την ίδια στιγμή παρά να εστιάζει αποκλειστικά στην ανικανότητά του να μετατρέψει τις εκτιμήσεις εγκαίρως.
Αξιολογήστε, αναθεωρήστε και επικρίνετε κάθε Τμήμα
Αξιολογήστε κάθε τμήμα και στη συνέχεια κάθε βασικό υπάλληλο στο τμήμα. Ελέγξτε προσεκτικά τις λειτουργίες κάθε τμήματος και πόσο καλά οι βασικοί υπάλληλοι εκτελούν αυτές τις λειτουργίες. Προσθέστε μια συνολική αξιολόγηση των αρνητικών στοιχείων που ανακαλύψατε και γράψτε ένα σχέδιο δράσης για την επίλυσή τους από το τμήμα. Αυτό το σχέδιο θα περιλαμβάνει στοιχεία από όλες τις επικρίσεις που υποδείξατε στις μεμονωμένες κριτικές. Περιλάβετε μια λεπτομερή εξήγηση των σημαντικών πλεονεκτημάτων του τμήματος, συμπεριλαμβανομένων των φιλοφρονών για τους βασικούς υπαλλήλους που εκτελούν εξαιρετικά καλά. Συζητήστε πώς μπορεί να βασιστεί το τμήμα σε αυτά τα πλεονεκτήματα.
Κλείνοντας το Επιστολή σας
Δώστε μια συνολική συνοπτική αξιολόγηση του τμήματος με τα σημαντικά πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες που περιλαμβάνονται. Συμπληρώστε ευχαριστώντας ξανά τον επιβλέποντα και δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε περίπτωση που ο επόπτης έχει επιπλέον ερωτήσεις. Κλείστε την επιστολή σας με ένα συμπληρωματικό κλείσιμο της φράσης όπως "Ειλικρινά" και το πλήρες όνομά σας. Υπογράψτε πάνω από το πληκτρολόγημά σας με μπλε ή μαύρο μελάνι.
Μην ξεχάσετε πρόσθετα αντίγραφα
Κάντε πολλά αντίγραφα της επιστολής. Διατηρήστε ένα αντίγραφο για τα αρχεία σας. Στείλτε ένα επιπλέον αντίγραφο στο προϊστάμενο του επιβλέποντος εάν το ζητήσουν. Στείλτε το πρωτότυπο απευθείας στον επόπτη.
