Η αποτελεσματική επικοινωνία παίζει σημαντικό ρόλο στις επιχειρήσεις για να ενημερώνουν και να επηρεάζουν τη συμπεριφορά. Τα κανάλια επικοινωνίας αναφέρονται στο μέσο που χρησιμοποιείτε για να στείλετε ένα μήνυμα, όπως το τηλέφωνο ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Η αποτελεσματική επικοινωνία απαιτεί την επιλογή ενός κατάλληλου καναλιού επικοινωνίας για την αποστολή του μηνύματός σας.
Ιστορία
Σύμφωνα με την Encyclopedia of Business (έκδ. 2), μέχρι τη δεκαετία του 1960, η πεποίθηση ήταν η αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας βασιζόμενη άμεσα στην επιλογή λέξεων που χρησιμοποιήθηκε στο μήνυμα. Ωστόσο, τη δεκαετία του 1960, ο μελετητής Marshall McLuhan πρότεινε ότι το μέσο επικοινωνίας επηρεάζει την αποτελεσματικότητα. Οι θεωρίες επικοινωνίας του McLuhan, όπως η θεωρία της επέκτασης του καναλιού, εργάστηκαν για να στηρίξουν την επαναστατική του πρόταση.
Τύποι
Τα κανάλια επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται για επιχειρηματικές επικοινωνίες ποικίλλουν, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν ιστότοπους, επιστολές, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τηλεφωνικές συνομιλίες, τηλεδιάσκεψη και προσωπικές συναντήσεις. Η αποτελεσματική επικοινωνία βασίζεται στην επιλογή ενός κατάλληλου καναλιού επικοινωνίας για το μήνυμά σας. Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε ένα μέσο επικοινωνίας είναι η ανάγκη για ανατροφοδότηση και ο σκοπός του μηνύματός σας. Για παράδειγμα, πρέπει να προσδιορίσετε αν η επικοινωνία είναι μέρος μιας τακτικής ρουτίνας ή μιας ειδικής ανάγκης.
Αποτελεσματικότητα
Τα αποτελέσματα των καναλιών επικοινωνίας μπορούν να αξιολογηθούν με βάση τον πλούτο και την ευκαιρία για ανατροφοδότηση. Η πλούτο αναφέρεται στο βάθος του μηνύματός σας. Για παράδειγμα, η Εγκυκλοπαίδεια Επιχειρησιακών ονομάτων επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο ως το πλουσιότερο μέσο επικοινωνίας. Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο επιτρέπουν στον ακροατή να ακούει το μήνυμά σας, καθώς και να αισθάνεται τον τόνο της φωνής σας και να παρακολουθεί τις εκφράσεις του προσώπου σας για να προσδιορίσει τη σημασία του μηνύματός σας. Η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο επιτρέπει επίσης άμεση ανατροφοδότηση, σε αντίθεση με τα μέσα επικοινωνίας όπως τα γράμματα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σκέψεις
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λειτουργεί καλά για καθημερινές επιχειρηματικές επικοινωνίες, καθώς είναι γρήγορο και αποδοτικό. Ωστόσο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στερείται πλούτου, με λίγα λόγια για τη μη λεκτική επικοινωνία και καμία ευκαιρία για άμεση ανατροφοδότηση. Η Εγκυκλοπαίδεια Επιχειρήσεων συνιστά τη χρήση επιστολών για την επικοινωνία ειδικών μηνυμάτων, όπως η πρόσληψη εργασίας ή η ειδοποίηση κάποιας τιμής. Οι τηλεδιάσκεψεις λειτουργούν καλά για την αποφυγή δαπανηρών ταξιδιωτικών εξόδων, καθώς και για την κάλυψη των άμεσων αναγκών, όπως συνάντηση έκτακτης ανάγκης.
Προειδοποίηση
Η επιλογή ενός λανθασμένου καναλιού επικοινωνίας μπορεί να προκαλέσει εμπόδια στην επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένης της υπερφόρτωσης πληροφοριών και της ανεπαρκούς ανάδρασης. Η υπερφόρτωση πληροφοριών εμφανίζεται όταν λαμβάνετε πληροφορίες ταχύτερα από ό, τι μπορείτε να επεξεργαστείτε. Για παράδειγμα, η λήψη πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμβλύνει τις έννοιες των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η αραίωση των μηνυμάτων μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια μηνυμάτων. Η επιλογή μιας μεθόδου επικοινωνίας που προσφέρει την κατάλληλη ευκαιρία για ανατροφοδότηση αποδεικνύεται σημαντική, καθώς η Biz Ed, μια βρετανική πηγή για επιχειρηματικές μελέτες, σημειώνει ότι η επικοινωνία δεν είναι πλήρης μέχρι να λάβετε σχόλια από τους ακροατές σας.
