Αν και είναι δύσκολο έργο, η διεξαγωγή ενός ελέγχου είναι μια αναγκαιότητα για οργανισμούς σε βιομηχανίες με υψηλό ρυθμό ρύθμισης, καθώς και για εκείνους που επιθυμούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα. Η σύνταξη της έκθεσης αποτελεί συχνά το δυσκολότερο μέρος της διαδικασίας ελέγχου. ενώ θέλετε μια ολοκληρωμένη αναφορά, θέλετε επίσης να το καταστήσετε φιλικό προς το χρήστη, ώστε η διοίκηση και άλλοι που εξετάζουν τον έλεγχό σας να μπορούν να λαμβάνουν τις καλύτερες αποφάσεις με βάση τα ευρήματά τους.
Περιλάβετε μια πρώτη σελίδα με το όνομα του οργανισμού, τον τίτλο του έργου, το προσκήνιο και την ημερομηνία ελέγχου. Για αναφορές που υπερβαίνουν τις 5 σελίδες, συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων.
Ξεκινήστε με μια εκτενή σύνοψη σχετικά με τα ευρήματά σας με μια σύντομη περίληψη των θεμάτων, την κατάσταση των ευρημάτων και των συμπερασμάτων.
Συμπεριλάβετε μια περίληψη υποβάθρου. Αυτό θα πρέπει να παρέχει το υπόβαθρο για τον λόγο που διεξήγατε τον έλεγχο. Συζητήστε πώς ο οργανισμός σας συγκέντρωσε την ομάδα ελέγχου και γιατί έκανε τον έλεγχο ως προτεραιότητα.
Παροχή στόχων και προτύπων. Οι στόχοι περιγράφουν λεπτομερώς τους στόχους του έργου και τα πρότυπα ενημερώνουν τον αναγνώστη σχετικά με τη μορφή που χρησιμοποιήσατε για τη διεξαγωγή του ελέγχου. Εάν πραγματοποιήσατε τον έλεγχο με στόχο τον καθορισμό προτύπων, δηλώστε το εδώ.
Συμπεριλάβετε ένα τμήμα σχετικά με τη μεθοδολογία. Αυτό θα πρέπει να παρέχει στον αναγνώστη τον πληθυσμό για το δείγμα, το σκεπτικό για το πώς επιλέξατε το δείγμα, το μέγεθος του ελέγχου και το χρονικό διάστημα κατά το οποίο το πραγματοποιήσατε.
Τέλος με αποτελέσματα και συμπεράσματα. Χρησιμοποιήστε διαγράμματα και ποσοστά για να βοηθήσετε τους αναγνώστες να απεικονίσουν τα ευρήματά σας. Βάλτε το συμπέρασμα σε όρους που ο καθένας μπορεί να καταλάβει και βεβαιωθείτε ότι το συμπέρασμα είναι άμεσα συνδεδεμένο με τους στόχους του ελέγχου.
