Η παραδοσιακή επικοινωνία σχεδίου πραγματοποιήθηκε μέσα σε μια σαφώς καθορισμένη δομή, χρησιμοποιώντας κανάλια όπως το εσωτερικό ταχυδρομείο, τα τηλέφωνα, τα σημειώματα και τις επίσημες συναντήσεις. Οι σύγχρονες επικοινωνίες έργου χρησιμοποιούν τεχνολογία όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το intranet και τα κοινωνικά μέσα για να μοιράζονται πληροφορίες μέσα σε μια πιο ευέλικτη δομή ομάδας. Οι ανάγκες επικοινωνίας έχουν αλλάξει σύμφωνα με την εμφάνιση νέων προσεγγίσεων στη διαχείριση έργων και την ανάγκη ενημέρωσης μιας ευρύτερης ομάδας ενδιαφερομένων.
Μεθοδολογία
Μια παραδοσιακή ομάδα έργου επεξεργάστηκε το έργο σε ξεχωριστά στάδια, ολοκληρώνοντας κάθε στάδιο πριν ξεκινήσει το επόμενο. Η ομάδα τεκμηριώθηκε σε κάθε στάδιο και απέκτησε υπογραφή πριν προχωρήσει. Σύμφωνα με το Project Smart, η σύγχρονη πρακτική είναι να υιοθετηθεί μια ευέλικτη μεθοδολογία έργου, στην οποία τα στάδια του έργου μπορούν να αλληλεπικαλύπτονται καθώς τα μέλη της ομάδας επεξεργάζονται μεμονωμένους κύκλους, τροποποιώντας τα ανάλογα με κάθε ανατροφοδότηση. Αυτό περιπλέκει την επικοινωνία, δίδοντας έμφαση στις ενημερώσεις κατάστασης και την εύκολη πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες έργου.
Ομάδα
Μια σύγχρονη ομάδα έργου περιλαμβάνει μια μεγάλη ομάδα μόνιμων και προσωρινών μελών. Εκτός από τα εσωτερικά μέλη του προσωπικού, μια ομάδα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει συμβούλους, προμηθευτές, επιχειρηματικούς συνεργάτες και εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες πληροφορικής. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να διασφαλίσει ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν ασφαλή πρόσβαση στην επικοινωνία του έργου για την περίοδο της συμμετοχής τους. Σύμφωνα με το Project Place, ένα έργο είναι ένα προσωρινό κοινωνικό σύστημα όπου η επιτυχία εξαρτάται από τη συνεργασία, την επικοινωνία και τη δέσμευση μέσω διαφανούς ανταλλαγής πληροφοριών.
Ενδιαφερόμενα μέρη
Τα σύγχρονα σχέδια έχουν μια πολύ ευρύτερη ομάδα ενδιαφερομένων. Εκτός από την επικοινωνία με τα μέλη της ομάδας και τους χορηγούς, οι διαχειριστές έργων αναγνωρίζουν τη σημασία της πλήρους ενημέρωσης όλων των ενδιαφερομένων, συμπεριλαμβανομένης της κοινότητας, των ρυθμιστικών αρχών, των κυβερνητικών υπηρεσιών και των επενδυτών. Σύμφωνα με την εταιρεία συμβούλων διαχείρισης της Cornwell, οι αναποτελεσματικές επικοινωνίες συμβάλλουν στην έλλειψη επιτυχίας σε περισσότερο από το 65% των αποτυχημένων έργων.
Κανάλια
Η σύγχρονη επικοινωνία με το έργο εκμεταλλεύεται τις δικτυακές επικοινωνίες για τη βελτίωση της συνεργασίας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να ανταλλάσσουν πληροφορίες γρήγορα και εύκολα, αντί να βασίζονται σε χαρτικά, όπως εσωτερικά μηνύματα ή φαξ. Οι πύλες έργου παρέχουν ένα ενιαίο ασφαλές σημείο πρόσβασης για όλες τις πληροφορίες έργου και την τεκμηρίωση μέσω του Internet. Η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να οργανώνουν συναντήσεις προόδου, ακόμη και όταν τα μέλη της ομάδας βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Τεχνολογίες όπως τα blogs και τα κοινωνικά δίκτυα ενισχύουν ακόμη περισσότερο τις επικοινωνίες του έργου, δημιουργώντας μια αίσθηση κοινότητας και δίνοντας τη δυνατότητα στους ενδιαφερόμενους να παρέχουν ανατροφοδότηση που μπορεί να επηρεάσει το έργο
