Οι λογιστικές πράξεις έχουν υποστεί τεράστιες αλλαγές πρόσφατα λόγω της αύξησης της λογιστικής τεχνολογίας. Η λογιστική τεχνολογία επιτρέπει στους λογιστές να διαχειρίζονται λογαριασμούς και να εκτελούν λογιστικές λειτουργίες χρησιμοποιώντας εφαρμογές λογισμικού υπολογιστών. Αυτές οι εφαρμογές λογισμικού είναι κοινώς γνωστές ως λογιστικά λογισμικά ή λογισμικά οικονομικής διαχείρισης, τα οποία είναι χρήσιμα για την παρακολούθηση συναλλαγών, την ταξινόμηση των εσόδων και εξόδων, τον υπολογισμό των φόρων, τη διευκόλυνση των πληρωμών λογαριασμών, τη δημιουργία οικονομικών εκθέσεων και την ανάλυση των επενδύσεων.
Είδη λογισμικού λογιστικής
Υπάρχουν δύο τύποι λογισμικού λογιστικής, δηλαδή συστήματα ενιαίας εισόδου και συστήματα διπλής εισόδου. Τα συστήματα μιας εισόδου ή οι διαχειριστές προσωπικών οικονομικών είναι τα απλούστερα λογιστικά προγράμματα που έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν εργασίες όπως η τήρηση αρχείων και η γραφή ελέγχου. Τα συστήματα διπλής εισόδου υποστηρίζουν λειτουργίες όπως τα οικονομικά βιβλία, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί και οι πληρωτέοι λογαριασμοί. Ορισμένες προηγμένες επιχειρηματικές λύσεις διαθέτουν δυνατότητες πολλαπλών χρηστών και λειτουργίες υποστήριξης για μισθοδοσία, τιμολόγιο, απογραφή, αναλύσεις πωλήσεων, κατασκευή και εμπορία.
Αυτοματοποίηση
Η αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών είναι το σημαντικότερο πλεονέκτημα του λογισμικού λογιστικής. Με την αυτοματοποίηση, η παραγωγή λογιστικών εγγράφων, όπως τα τιμολόγια, οι έλεγχοι και οι δηλώσεις λογαριασμών, έχουν γίνει απλές. Οι απαραίτητες οικονομικές εκθέσεις μπορούν να δημιουργηθούν έγκαιρα. Τα οικονομικά στοιχεία καταχωρούνται αυτομάτως στα αντίστοιχα οικονομικά ημερολόγια ή στους λογαριασμούς, γεγονός που αποφεύγει τα χειροκίνητα λάθη και διασφαλίζει συνέπεια και ακεραιότητα. Οι εργαζόμενοι είναι σε θέση να αυτοματοποιούν συνήθεις και επαναλαμβανόμενες χειρωνακτικές εργασίες χρησιμοποιώντας λογιστικό λογισμικό. Η δυνατότητα αποθήκευσης δεδομένων λογισμικού λογισμικού επιτρέπει την ταχεία ανταλλαγή πληροφοριών και καλύτερη επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων. Οι εξελιγμένες εφαρμογές λογισμικού λογισμικού χειρίζονται πολύπλοκα θέματα όπως συναλλαγές σε ξένο νόμισμα, διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού και διαχείριση εφοδιαστικής.
Αυξημένη αποδοτικότητα διαχείρισης
Οι λογιστικές εφαρμογές λογισμικού κρατούν το εργατικό δυναμικό περισσότερο εστιασμένο και αποτελεσματικό. Η ταχύτερη και αποτελεσματικότερη επεξεργασία των οικονομικών εκθέσεων απλοποιεί τη διαδικασία λήψης αποφάσεων της διοίκησης. Οι εργαζόμενοι είναι σε θέση να αυτοματοποιήσουν τις δυσκίνητες και έντονες για τη χρήση λογιστικές διαδικασίες και να επικεντρωθούν σε άλλες σημαντικές και στρατηγικές δραστηριότητες. Το προηγμένο λογιστικό λογισμικό, με τον ενσωματωμένο μηχανισμό του, εξασφαλίζει αυστηρές διαδικασίες κινδύνου και συμμόρφωσης για την τήρηση των κανονιστικών προτύπων. Οι ολοκληρωμένες επιχειρηματικές επιδόσεις και οι εκθέσεις πωλήσεων βοηθούν τη διοίκηση να λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις σχετικά με τη στρατηγική δημιουργίας εσόδων.
Μειονεκτήματα
Όλο το λογισμικό λογισμικού απαιτεί την εισαγωγή δεδομένων με το χέρι. Εάν τα δεδομένα δεν εξετάζονται για ακρίβεια και πληρότητα, οι αναφορές που παράγονται από λογισμικό λογιστικής θα οδηγήσουν σε εσφαλμένη αντίληψη. Πολλά λογιστικά λογισμικά πρέπει να προσαρμοστούν ώστε να ανταποκρίνονται στις επιχειρηματικές απαιτήσεις. Είναι απαραίτητο για τη διοίκηση να εκπαιδεύει τους υπαλλήλους ειδικά για την πρόσβαση και τη χρήση λογισμικού λογισμικού, το οποίο περιλαμβάνει τεράστιο κόστος και χρόνο. Εάν αλλάξουν οι φορολογικοί συντελεστές και οι κανόνες, το λογιστικό λογισμικό που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των φόρων πρέπει να αναδιατυπωθεί ανάλογα, για να αποφευχθούν σφάλματα. Η διακοπή ρεύματος, οι ιοί υπολογιστών και οι χάκερ ενδέχεται να επηρεάσουν τα μηχανογραφικά συστήματα εάν δεν υπάρχουν κατάλληλα μέτρα προφύλαξης και ασφάλειας.
