Ο οργανωτικός σχεδιασμός παρέχει ένα κρίσιμο πλαίσιο που καθορίζει τον τρόπο μετακίνησης ανθρώπων, διαδικασιών και λειτουργιών μέσω μιας επιχείρησης. Ο καλός οργανωτικός σχεδιασμός συμβάλλει στην υποστήριξη της αποδοτικότητας και στην επίτευξη επιχειρηματικών στόχων. Έχοντας ένα σαφές σχέδιο από την αρχή ως προς τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης, βοηθούν τα διάφορα τμήματα να έρθουν μαζί και να εργαστούν προς την κατεύθυνση ενός κοινού στόχου. Δύο συνηθισμένοι τύποι οργανωτικών δομών είναι λειτουργικοί και μητρικοί.
Τι είναι ένας λειτουργικός οργανισμός;
Το λειτουργικό είναι το πιο κοινό είδος οργανωτικού σχεδιασμού. Σε αυτόν τον τύπο δομής, ο οργανισμός ομαδοποιείται σε τμήματα όπου τα άτομα με παρόμοιες δεξιότητες διατηρούνται μαζί σε ομάδες, όπως το τμήμα πωλήσεων, το τμήμα μάρκετινγκ και το τμήμα οικονομικών. Αυτό βοηθά τις εταιρείες να εξασφαλίζουν ότι κάθε ομάδα ή τμήμα εκτελεί την αιχμή της.
Συνήθως υπάρχει ένας διευθυντής ή ανώτατο στέλεχος που διαχειρίζεται ένα συγκεκριμένο τμήμα, χειρίζοντας όλες τις αποφάσεις που σχετίζονται με τον προϋπολογισμό, τους πόρους, τη λήψη αποφάσεων και τη στελέχωση. Μια λειτουργική δομή λειτουργεί καλύτερα για εκείνες τις εταιρείες που λειτουργούν σε μια θέση με μια ενιαία κατηγορία προϊόντων. Λειτουργεί επίσης καλά για μικρές ομάδες και μικρά έργα, επειδή οι πόροι μπορούν να ελεγχθούν και να διαχειριστούν ευκολότερα.
Υπάρχουν τυχόν μειονεκτήματα;
Ο λειτουργικός οργανωτικός σχεδιασμός τείνει να είναι δύσκολο να υιοθετηθεί από μεγαλύτερες εταιρείες που έχουν πολλές γεωγραφικές τοποθεσίες εξαιτίας των δαπανών και της δυσκολίας συγκέντρωσης πόρων. Οι εργασίες πραγματοποιούνται επίσης σε σιλό, γεγονός που σημαίνει ότι μερικές φορές τα μέλη της ομάδας δεν έχουν πρόσβαση σε άτομα εκτός της κατηγορίας τους.
Κάποιοι απατεώνες λειτουργικού οργανωτικού σχεδιασμού λένε ότι ένα μεγάλο πρόβλημα είναι η ασυνέπεια. Οι πιο λειτουργικές ομάδες είναι καλές σε πολλά πράγματα, αλλά δεν είναι τίποτα. Οι ομάδες αυτές αγωνίζονται συχνά να ανταποκριθούν στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των πελατών και των διαχειριστών τους, ζωντανεύοντας έναν ατελείωτο, και μερικές φορές αντικρουόμενο κατάλογο αιτημάτων από διάφορα τμήματα. Ως αποτέλεσμα, δυσκολεύονται να οικοδομήσουν το είδος του πλεονεκτήματος ή της διαφοροποίησης που απαιτείται για μακροπρόθεσμη επιτυχία.
Πώς λειτουργούν οι Οργανισμοί Matrix;
Ο συνδυασμός δύο ή περισσοτέρων τύπων οργανωτικών δομών, η οργάνωση μήτρας μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα, την ετοιμότητα και την προσαρμογή στην αγορά. Αυτός ο τύπος δομής λειτουργεί καλύτερα για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις και άλλες εταιρείες που λειτουργούν σε ένα δυναμικό περιβάλλον, καθώς συχνά μπορούν να ανταποκριθούν ταχύτερα στις απαιτήσεις της αγοράς ή των πελατών, μειώνοντας παράλληλα το χρόνο παράδοσης για να δημιουργήσουν ένα νέο προϊόν.
Η εξουσία ενός λειτουργικού διευθυντή κινείται κατακόρυφα προς τα κάτω και η εξουσία του διαχειριστή έργου κινείται πλάγια. Καθώς οι αρχές αυτές ρέουν προς τα κάτω και προς τα πλάγια, αυτή η δομή ονομάζεται οργανωτική δομή μήτρας. Ένας διαχειριστής σε μια οργάνωση μήτρας έχει δύο ή περισσότερες γραμμές ανοδικής αναφοράς σε προϊστάμενους οι οποίοι αντιπροσωπεύουν το καθένα μια διαφορετική επιχειρηματική διάσταση, όπως προϊόν, περιφέρεια, πελάτη, δυνατότητα ή λειτουργία. Είναι συχνά μια απάντηση στα εταιρικά σιλό.
Οι δεξιότητες χρησιμοποιούνται καλύτερα υπό μια δομή μήτρας, έτσι ώστε οι εταιρείες να μπορούν να επιλέγουν τους πιο ικανούς υπαλλήλους προκειμένου να υλοποιήσουν έργα. Επιπλέον, οι δομές μήτρας μπορούν να εξυπηρετήσουν πελάτες παγκοσμίως ενσωματώνοντας επιχειρηματικές λειτουργίες και ανταποκρινόμενοι γρήγορα στις απαιτήσεις των πελατών.
Πιθανές κατώτερες δομές μήτρας
Η διαχείριση μιας δομής μήτρας μπορεί να είναι περίπλοκη και δύσκολη. Μια κοινή καταγγελία σχετικά με αυτό το επιχειρηματικό μοντέλο είναι ότι αυξάνει τις αναφορές προς τα πάνω και επιβραδύνει τη λήψη αποφάσεων. Το αντίθετο πρέπει να ισχύει σε ένα καλά λειτουργικό πλέγμα, διότι πιέζει την επιχειρησιακή λήψη αποφάσεων με ελεγχόμενο τρόπο.
Επιπλέον, η ασαφής αρχή που χαρακτηρίζει αυτή την οργανωτική δομή μπορεί να οδηγήσει σε συγκρούσεις και αργά πράγματα. Οι διευθυντές στα αντίθετα άκρα του πίνακα ενδέχεται να δυσκολεύονται να καταλήξουν σε συμφωνία, δημιουργώντας σύγχυση μεταξύ των εργαζομένων. Επιπλέον, ο φόρτος εργασίας τείνει να είναι υψηλός και οι πόροι σπανίζουν.
Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι οι εργασιακές ευθύνες δεν είναι πάντα σαφείς. Ο διαχειριστής πωλήσεων, για παράδειγμα, είναι συχνά υπεύθυνος για διάφορες λειτουργίες, όπως οι σχέσεις με τους πελάτες και το ψηφιακό μάρκετινγκ. Μπορεί ή δεν μπορεί να είναι εξειδικευμένος σε κάθε περιοχή. Η χρήση πολλαπλών καπέλων είναι κοινή στις μικρές επιχειρήσεις, αλλά μπορεί να επηρεάσει τις καθημερινές λειτουργίες και τη συνολική απόδοση σε μεγαλύτερους οργανισμούς.
