Ο πειρασμός να εκτελέσετε τον εαυτό σας κάθε φορά και να εκτελέσετε την επιχείρηση με δική σας κηδεία, αλλά το αποτέλεσμα αυτής της επιλογής μιλάει για τον εαυτό της. Δοκιμάστε να στέκεστε με κάθε πόδι σε ένα ξεχωριστό άρμα, ενώ ελέγχετε 16 άλογα, και σίγουρα θα συντρίψετε. Αν και η επιχείρηση μπορεί να επιβιώσει από τα επακόλουθα, ξεκινώντας από πάνω παίρνει τεράστιες ποσότητες καρδιάς και ψυχής και καταβροχίζει τον πολύτιμο χρόνο σας.
Η προτιμώμενη επιλογή απαιτεί την απόσπαση των γλωσσών και την επιλογή μεταξύ λειτουργικού ή τμηματικού οργανωτικού σχεδιασμού, έτσι αναλογιστείτε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των διαφόρων τύπων προτού κάνετε την επιλογή σας μόνιμη. Εξετάστε τα οφέλη και τα μειονεκτήματα της λειτουργίας έναντι του τμήματος για να βοηθήσετε να αποφασίσετε ποιος πρέπει να εκτελέσει τους ρόλους της επιχείρησης, ποιος θα αναφέρει σε ποιον και πώς να ομαδοποιήσει τα μέλη του προσωπικού για μέγιστη αποτελεσματικότητα.
Ποιες είναι οι τέσσερις τύποι οργανωτικών δομών;
Οι οργανωτικές δομές παρέχουν την επίσημη περιγραφή του τρόπου με τον οποίο η επικοινωνία και η λήψη αποφάσεων πρέπει να πραγματοποιούνται στην εταιρεία σας. Ένα οργανόγραμμα απεικονίζει ποιος αναφέρει σε ποιον και ποιος έχει τον τελευταίο λόγο σε οποιοδήποτε θέμα στο χώρο εργασίας που μπορεί να προκύψει. Οι νέοι υπάλληλοι μπορούν να ανατρέξουν στο οργανόγραμμα για να ζητήσουν από το σωστό πρόσωπο ποιες αποφάσεις και ενέργειες έχουν προηγούμενη έγκριση και ποιες απαιτούν άδεια κάθε φορά, όπως για παράδειγμα εάν θα παραγγείλετε ή όχι ανθεκτικό εξοπλισμό γραφείου ή θα επιστρέψετε πληρωμές καταναλωτών για έθιμα αγαθών και υπηρεσιών. Δυστυχώς, η λήψη αποφάσεων σε ιεραρχικές ή πυραμιδοειδείς οργανωτικές δομές συχνά οδηγεί σε ατέλειωτες συζητήσεις για την ευθύνη χωρίς τα μέλη της ομάδας να παίρνουν οποιαδήποτε αποφασιστική δράση, ώστε να εξερευνήσετε τα οφέλη και τα μειονεκτήματα κάθε δομής προτού εγκαταστήσετε εκείνο που λειτουργεί καλύτερα για την επιχείρησή σας.
Επίπεδη οργανωτική δομή
Η επίπεδη οργανωτική δομή εξαλείφει διάφορα στρώματα προσωπικού μεταξύ των υπευθύνων λήψης αποφάσεων και των εργαζομένων στο κάτω επίπεδο του διαγράμματος. Αντί να έχει έναν ηγέτη ομάδας που αναφέρει σε έναν διευθυντή ορόφου ο οποίος στη συνέχεια αναφέρει σε έναν διευθυντή και ούτω καθεξής μέχρι τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, ομάδες από 15 άτομα αναφέρουν σε έναν μόνο διαχειριστή, ο οποίος με τη σειρά του αναφέρει απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Στο επίπεδο μοντέλο διαχείρισης, τα μέλη της ομάδας επικοινωνούν πρώτα με τον διαχειριστή τους. Τα διευθυντικά στελέχη ανταλλάσσουν μερικές φορές μεταξύ τους πριν μιλήσουν με τον διευθύνοντα σύμβουλο, μετά από το οποίο επιστρέφουν στο πάτωμα εργασίας για να ανταλλάξουν πληροφορίες με τις αντίστοιχες ομάδες τους. Όχι λιγότερο από μία φορά το χρόνο και όσες φορές ανά τρίμηνο, ο Διευθύνων Σύμβουλος μπορεί να μιλήσει με όλο το εργατικό δυναμικό σε μια κατάσταση της εταιρικής διεύθυνσης.
Ένας επίπεδος οργανωτικός χάρτης συχνά μοιάζει με ένα ορθογώνιο ή τραπεζοειδές, με το πολύ δύο έως τέσσερα στρώματα μεταξύ των εργαζομένων και του ιδιοκτήτη ή του Διευθύνοντος Συμβούλου, σε σύγκριση με άλλους οργανωτικούς χάρτες που μπορεί να έχουν έξι ή περισσότερα επίπεδα εξουσίας. Τα μέλη της ομάδας έχουν λίγη δύναμη λήψης αποφάσεων, όπως πότε να κάνουν διαλείμματα, αλλά τα οποία μετατοπίζονται για να καλύψουν, πόσες ώρες κάθε εργαζόμενος εργάζεται και εάν οποιοσδήποτε μπορεί να ενεργήσει χωρίς συνεχή καταφατική άδεια εξακολουθεί να προέρχεται από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο στους διαχειριστές και από εκεί στα μέλη της ομάδας. Οι περισσότερες αρχικές εταιρείες εκκίνησης ξεκινούν με μια αυταρχική, αλλά κατά τα άλλα επίπεδη δομή, η οποία τελικά εξελίσσεται σε ένα ιεραρχικό διάγραμμα με βάση τις λειτουργίες, εκτός εάν οι διάφορες ομάδες αποφύγουν σκόπιμα να γίνουν γραφειοκρατικές.
Αναφορά μήτρας
Σε μια εταιρεία που εξυπηρετεί περισσότερες από μία γεωγραφικές περιοχές, προσφέρει πολλαπλά προϊόντα, εκτελεί ξεχωριστές λειτουργίες ή εξυπηρετεί περισσότερες από μία ομάδες πελατών, κάθε εργαζόμενος αναφέρει περισσότερα από ένα τμήμα ή τμήμα. Ο οργανωτικός πίνακας μήτρας μοιάζει με ένα διαμάντι: οι υπάλληλοι στο κατώτατο επίπεδο, οι διαχειριστές από ένα ή περισσότερα τμήματα στο επόμενο επίπεδο και ο επικεφαλής της εταιρείας στην κορυφή. Αυτή η δομή διαχείρισης λειτουργεί καλά με έναν κλάδο υπηρεσιών, όπως για παράδειγμα η κάλυψη των αναγκών στέγασης και απασχόλησης των ατόμων με αναπηρίες.
Λειτουργικές Οργανώσεις
Έχετε ακούσει ποτέ "αυτό δεν είναι το τμήμα μου" όταν χρειάζεστε πληροφορίες ή πρέπει να κάνετε κάποια ενέργεια; Μπορεί να έχετε προσχωρήσει σε μια εταιρεία που έχει οργανώσει το εργατικό της δυναμικό από τις λειτουργίες της. Οι αντιπρόσωποι αυτοκινήτων χρησιμοποιούν συχνά αυτό το μοντέλο διαχείρισης. Οι τυπικές αντιπροσωπείες έχουν ομάδα πωλήσεων και χρηματοοικονομικό τμήμα που συνεργάζονται για κάθε συμφωνία, ένα τμήμα διοικητικών υπηρεσιών που χειρίζεται θέματα ανθρώπινου δυναμικού και εξυπηρέτησης πελατών, μια ομάδα εξυπηρέτησης και ένα τμήμα διαφήμισης. Η επικοινωνία μερικές φορές αποτυγχάνει λόγω της υποχρέωσης διαβίβασης μηνυμάτων μέσω τόσων πολλών στρώσεων εξουσίας, αλλά όλοι γνωρίζουν ποιες ευθύνες διατηρούν, τόσο λίγα όσο και καθόλου λήψη αποφάσεων, μέχρι να συγκεντρωθούν οι διάφορες ομάδες για να δημιουργήσουν στρατηγικές για την επίτευξη των καθημερινών, εβδομαδιαίων και μηνιαίων ποσοστώσεων τους για πωλήσεις και υπηρεσίες.
Ορισμός της διαρθρωτικής δομής
Σε εταιρείες με εθνική, ηπειρωτική ή παγκόσμια εμβέλεια, η διάσπαση σε κλάδους με βάση το εμπορικό σήμα ή την περιοχή μπορεί να μειώσει την αλληλεπικάλυψη εργασίας και πόρων που συμβαίνει όταν ένα λειτουργικό σύστημα διαχείρισης προσανατολισμού αυξάνεται πολύ μεγάλο. Αντί να συνεχίσει τις λειτουργίες ως μια ενιαία, δύσχρηστη οντότητα, η εταιρεία που χρησιμοποιεί ένα τμηματικό οργανωτικό σχέδιο θα κλωνοποιηθεί πρώτα και στη συνέχεια θα περιορίσει το εργατικό δυναμικό της. Η μεσαία διοίκηση παίρνει το αρχικό χτύπημα, ακολουθούμενη από τους λιγότερο ικανούς ή αποδοτικούς εργαζόμενους μέχρι να παραμείνουν μόνο οι κορυφαίοι παραγωγοί και αρκετά στελέχη για να διατηρήσουν τα πράγματα αποτελεσματικά Σε αυτό το σημείο, οι εργαζόμενοι με τις υψηλότερες αμοιβές λαμβάνουν προσφορές - συχνά με γενναιόδωρα κίνητρα - για να εγκαταλείψουν την εταιρεία. Τόσο η νέα όσο και η παλαιά εταιρεία μετονομάζονται για να αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές, ορισμένες φορές αναδιοργανώνοντας το τμήμα (όνομα εταιρείας ή αριθμός). Τα δύο τμήματα συνεχίζονται όπως πριν, μέχρι να αναπτυχθούν αρκετά ώστε να χωριστούν ξανά.
Ομοκρατία
Η πρόσφατη ανάπτυξη του πέμπτου τύπου οργανωτικής δομής, γνωστή ως "χολρακία", κατανέμει τη δύναμη λήψης αποφάσεων μέσω ρόλων και ευθυνών. Τα μέλη του προσωπικού επιλέγουν τους ρόλους που επιθυμούν να καλύψουν και αναλαμβάνουν την ευθύνη για την εκτέλεση των μυριάδων εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Το σύστημα, το οποίο δημιούργησε ο Brian J. Robertson, καλύπτει την φεουδαρχική πυραμίδα της εξουσίας που ασκείται από μεγαλύτερους και μεγαλύτερους οργανισμούς και μεταφέρει τη λήψη αποφάσεων και την ελευθερία δράσης σε κάθε μεμονωμένο υπάλληλο της εταιρείας. Εκπληκτικά, σχεδόν 140 εταιρείες και καταμέτρηση έχουν επιλέξει την ομοκρατία ως οργανωτική δομή τους από το 2018, συμπεριλαμβανομένου του Zappos και της Mercedes-Benz. Αυτή η δομή μοιάζει με μια ομάδα αλληλεπικαλυπτόμενων μπαλονιών λέξης.
Τι είναι ένας λειτουργικός χάρτης;
Οπτικοποιήστε την επιχείρησή σας ως σχέδιο, με τον ιδιοκτήτη ή τον Διευθύνοντα Σύμβουλο στην πρώτη θέση. Αυτό το σχέδιο αρχίζει το γράφημά σας. Ο πρόεδρος και δύο ή περισσότεροι αντιπρόεδροι βρίσκονται κάτω από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Κάτω από κάθε αντιπρόεδρο, βρίσκετε δύο ή περισσότερους διαχειριστές τμημάτων: χρηματοδότηση, εξυπηρέτηση πελατών, ομάδα παραγωγής και ομάδα έρευνας και ανάπτυξης. Το διάγραμμα απεικονίζει μια σαφή και άμεση αλυσίδα εντολής. Οι πληροφορίες ταξιδεύουν προς τα κάτω από τον ιδιοκτήτη και τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και σπάνια οτιδήποτε ταξιδεύει προς τα πάνω πέρα από τους διαχειριστές του δαπέδου στους επικεφαλής των τμημάτων. Όταν συμβαίνει αυτό, μπορεί να χρειαστούν μήνες ή χρόνια, πριν κάποιος συγκεκριμένος εργαζόμενος δει κάποια από τις ιδέες του να εφαρμοστούν.
Τι είναι μια Οργανωτική Δομή Divisional;
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, οι εταιρείες οργανώνουν ένα τμήμα όταν η εταιρεία φτάνει σε ένα ανεξέλεγκτο μέγεθος. Τα τμήματα εξυπηρετούν μια γεωγραφική περιοχή ή αντιπροσωπεύουν ολόκληρη την αγορά μιας εταιρείας. Κάθε κατάστημα φέρει μόνο ένα εμπορικό σήμα ή μια σειρά προϊόντων εκτός αν η εταιρεία έχει ολοκληρώσει έναν κύκλο ανάπτυξης.
Υπάρχουν ορισμένες εταιρείες διαίρεσης για την εμπορία των υποπροϊόντων άλλων βιομηχανιών. Αυτή η προσέγγιση μειώνει την παραγωγή απορριμμάτων ενώ παράλληλα κερδίζει τα μέγιστα κέρδη από κάθε γραμμή προϊόντων. Για παράδειγμα, η εταιρεία Procter and Gamble παρασκευάζει σαπούνι, πολλά από τα συστατικά της οποίας προέρχονται από τα υποπροϊόντα της παραγωγής κρέατος. Η θέση τους στο Cincinnati επιτρέπει στην Procter και τη Gamble να επωφεληθεί από τον ανταγωνισμό μεταξύ των διαφόρων παραγωγών κρέατος στο Οχάιο, διατηρώντας έτσι τις τιμές χαμηλές. Η ίδια περιφέρεια του Σινσινάτι παράγει επίσης αλκοόλη σιτηρών, οπότε οι κόκκοι που έφτιαξαν ένα βαρέλι βούρνου τροφοδοτούσαν επίσης ένα κοπάδι βοοειδών. Η κοπριά και τα ούρα που παράγονται από τα βοοειδή και τους χοίρους στην περιοχή γίνονται οι χημικές ουσίες που χρησιμοποιούνται στην παρασκευή σαπουνιού μετά την πέψη και την εξάλειψη. Τα ζώα παράγουν επίσης λίπασμα για τον επόμενο τομέα σιτηρών και καυσίμων για την εκμετάλλευση με τη μορφή αμμωνίας και μεθανίου.
Τι είναι ένα Matrixed περιβάλλον εργασίας;
Μια εταιρεία που χρησιμοποιεί τη δομή μήτρας για τη διαχείριση και την επικοινωνία μπορεί να εξυπηρετήσει παιδιά, οικογένειες και ενήλικες, προσφέροντας υπηρεσίες ανάπαυλας, φροντίδα προσωπικής φροντίδας και έγκαιρης παρέμβασης στα παιδιά και τις οικογένειες, καθώς και παροχή βοήθειας για την ετοιμότητα για τους ενήλικες. Ως εκ τούτου, αυτή η εταιρεία θα διαθέτει ένα τμήμα διασφάλισης ποιότητας, βοήθεια στέγασης, εκπαίδευση εργασίας και ένα τμήμα οικογενειακών υπηρεσιών. Οι διαχειριστές του προγράμματος μπορούν να αναφέρουν σε τρία από τα τέσσερα τμήματα, ενώ η υπηρεσία διασφάλισης ποιότητας ελέγχει ανεξάρτητα και τα τρία ή κάθε τμήμα μπορεί να αναφέρει στον ίδιο τον επόπτη και τον ειδικό του QA. Ενώ η δομή μήτρας αυξάνει την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων, πολλοί υπάλληλοι εξακολουθούν να στερούνται την εξουσία να κάνουν μια αυθόρμητη απόφαση. Τα διάφορα προγράμματα πρέπει επίσης να ανταγωνίζονται για δολάρια προϋπολογισμού
Αποφασίστε πώς να ρυθμίσετε τη δομή της επιχείρησής σας
Ανεξάρτητα από το αν επιλέγετε μια λειτουργική ή μια τμηματική οργανωτική δομή, χρησιμοποιήστε ένα πλέγμα ή απλά επιτρέψτε στην επιχείρησή σας να λειτουργεί ως ομοκρατία, βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος του προσωπικού γνωρίζει σε ποιον αναφέρει και ποια καθήκοντα θα πρέπει να αναμένουν να εκτελέσει. Εάν αποφασίσετε να δοκιμάσετε νεώτερες δομές, φέρτε έναν εκπαιδευτή που υπερέχει σε αυτό το συγκεκριμένο στυλ διαχείρισης αντί να ξεχνάει μέσα από μια άγνωστη διαδικασία από μόνος σας. Ζητήστε συμβουλές από τους ασφαλιστές υγείας σας σχετικά με τις οργανωτικές δομές που συμβάλλουν στο στρες και τους τραυματισμούς στο χώρο εργασίας και ζητήστε από τους ασφαλιστές της επιχείρησής σας για κάθε αυξημένη πιθανότητα νομικών τρωτών σημείων κάθε τύπου οργανισμού.
Επειδή ορισμένες δομές διαχείρισης λειτουργούν καλύτερα σε συγκεκριμένες βιομηχανίες, επισκεφθείτε μερικές παρόμοιες επιχειρήσεις και αισθανθείτε ελεύθεροι να αντιγράψετε το στυλ τους αν η εταιρεία φαίνεται να είναι ευημερούσα. Περάστε όσο χρόνο παρατηρείτε πώς λειτουργεί η επιχείρησή τους όπως θα επιτρέψουν. Ρωτήστε κάθε ερώτηση, έστω κι αν μπορεί να φαίνεται ασεβής ή νευρικός.
Αφού επιτρέψετε να αναπτυχθεί μια ιεραρχία βάσει λειτουργιών, δώστε σε κάθε άτομο στην επιχείρηση χρόνο να εγκατασταθεί στη θέση του. Σημειώστε τυχόν σημεία συμφόρησης ή αγώνες εξουσίας. Είναι το πρόβλημα η θέση ή το άτομο; Μην φοβάστε να μετακινήσετε τους ανθρώπους από τη μία θέση στην άλλη, μέχρι ότου τα πάντα τρέξουν ομαλά και αρχίσετε να κάνετε τα περιθώρια κέρδους που αναμένονται στον κλάδο σας. Εάν η θέση δημιούργησε το πρόβλημα, συμβουλευτείτε τις αλλαγές που πρέπει να εμφανιστούν πριν την εξαλείψετε από το εταιρικό σας διάγραμμα.
Αν βρεθείτε να μετακομίζετε το ίδιο άτομο γύρω από την εταιρεία χωρίς να βλέπετε κάποια βελτίωση στην παραγωγή της ή να αυξήσετε τις ικανότητές της, την ενθαρρύνετε να βρει μια νέα θέση αλλού. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να σώσετε έναν πονοκέφαλο και να την πυροβολήσετε εντελώς. Είναι καλύτερο να είσαι ανοιχτός και ειλικρινής από την αρχή και όχι να παλεύεις με έναν εδραιωμένο, δημοφιλή υπάλληλο που δεν ταιριάζει στον τρέχοντα ρόλο του. Όσο πιο καθυστερημένος και δημοφιλής είναι ένας κακός υπάλληλος, τόσο μεγαλύτερη είναι η επίδρασή του στο ηθικό.
Κρατήστε την κατάσταση όσο το δυνατόν θετική βοηθώντας τους υπαλλήλους τους οποίους πρέπει να πυροδοτήσετε για να βρουν την επόμενη δουλειά τους. Παρέχετε τους π.χ. αποζημιώσεις αποχώρησης, ή τις τοποθετείτε σε προγράμματα κατάρτισης ως μέρος της διαδικασίας διαχωρισμού της επιχείρησής σας. Πάνω απ 'όλα, αν διαθέτετε χρόνο και πόρους, δώστε στους υπαλλήλους τους οποίους πρέπει να πυροβολήσετε ή να απολύσετε έναν κατάλογο τοπικών πόρων για να μετριάσετε τις οικονομικές απώλειες και να τους βοηθήσετε να περιηγηθείτε στην πορεία προς την επόμενη θέση τους σε μια εντελώς διαφορετική βιομηχανία.
