Μια επιστολή επίπληξης για απουσία είναι ένα επίσημο βήμα που θα μπορούσε να οδηγήσει σε τερματισμό, υποβάθμιση ή μείωση των ωρών εργασίας. Η επιστολή δείχνει ότι η διοίκηση έχει σοβαρές ανησυχίες για τη δέσμευση του εργαζομένου στην εργασία ή την ικανότητα να εκτελεί καθήκοντα υπεύθυνα. Το γράψιμο της επιστολής στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και το χέρι που το παραδίδει σε ένα σφραγισμένο φάκελο προσθέτει αντίκτυπο. Ο στόχος είναι να αναγκάσει τον υπάλληλο να συνειδητοποιήσει ότι το ρεκόρ συμμετοχής του πρέπει να βελτιωθεί.
Ελέγξτε τις σημειώσεις σας για να επιβεβαιώσετε ότι ο υπάλληλος έχει λάβει λεκτικές επιλήψεις για απουσίες. Σημειώστε την ημερομηνία των λεκτικών επιθέσεων και την απάντηση του υπαλλήλου. Σημειώστε εάν ο υπάλληλος υποσχέθηκε να διορθώσει το πρόβλημα αλλά δεν το κατάφερε.
Καταδικάζει τον εργαζόμενο στην πρώτη παράγραφο της επιστολής. Ενημερώστε τον υπάλληλο ότι η επιστολή χρησιμεύει ως επίσημη επίπληξη για απουσία και ότι είναι δυνατή η λήψη περαιτέρω διορθωτικών μέτρων εάν η κατάσταση συνεχίσει.
Αναφέρατε λεπτομερώς την απουσία από τη δεύτερη παράγραφο. Χρησιμοποιήστε δελτία χρόνου ή αρχεία που παρέχονται από ανθρώπινους πόρους για να σημειώσετε τις ημέρες που έχασε ο υπάλληλος με αδικαιολόγητες ή αναπάντητες απουσίες. Πείτε στον υπάλληλο γιατί οι συχνές απουσίες είναι κακές για τον εργαζόμενο και την εταιρεία. Εξηγήστε ότι η χρόνια απουσία προκαλεί τους συναδέλφους του εργαζομένου να χάσουν την εμπιστοσύνη τους στον υπάλληλο ή ότι κοστίζει τα χρήματα της εταιρείας λόγω απώλειας παραγωγής.
Κλείστε την επιστολή εξηγώντας τι πρέπει να κάνει ο υπάλληλος για να επανέλθει στο προσκήνιο. Για παράδειγμα, εξηγήστε ότι για τους επόμενους έξι μήνες ο υπάλληλος πρέπει να ζητήσει εκ των προτέρων ημέρες γραπτώς. Σημειώστε επίσης ότι ο υπάλληλος πρέπει να παράσχει ένα σημείωμα του γιατρού για τις απουσίες λόγω ασθένειας. Ενημερώστε τον υπάλληλο ότι η μη συμμόρφωση με τους κανόνες θα μπορούσε να οδηγήσει σε μεγαλύτερη πειθαρχική διόρθωση, μέχρι και τερματισμό. Στην τελευταία παράγραφο παραπέμπουμε τον υπάλληλο σε προγράμματα παροχής συμβουλών αν τα επαναλαμβανόμενα προσωπικά ή οικογενειακά προβλήματα είναι ο λόγος της απουσίας.
