Αν είστε ομιλητής, σύμβουλος ή εκπαιδευτικός, τα σεμινάρια μπορεί να είναι η δουλειά σας. Αν είστε άλλος ιδιοκτήτης επιχείρησης, τα σεμινάρια μπορεί να είναι μια από τις καλύτερες μεθόδους για να εμπορευτείτε την επιχείρησή σας. Όποιοι και αν είναι οι λόγοι σας για τη διοργάνωση ενός σεμιναρίου, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα ίδια βασικά βήματα για να δημιουργήσετε ένα γεγονός που θα λειτουργεί ομαλά και θα εντυπωσιάζει τους συμμετέχοντες σας.
Επιλέξτε το θέμα σας. Αν είστε σύμβουλος ή ομιλητής, είναι πιθανό να σας ζητηθεί να μιλήσετε σε μια ομάδα σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα. Αν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης που διοργανώνει σεμινάριο για την προώθηση της επιχείρησής σας, θα πρέπει να επιλέξετε ένα θέμα που θα απευθύνεται στον πελάτη-στόχο σας. Για παράδειγμα, ένας δικηγόρος μπορεί να οργανώσει ένα δωρεάν σεμινάριο για το κοινό σχετικά με τον προγραμματισμό ακινήτων.
Επιλέξτε το χώρο σας. Προσπαθήστε να υπολογίσετε τον αριθμό των συμμετεχόντων που θα έχετε και να επιλέξετε έναν χώρο που θα έχει αρκετό χώρο για να μπορούν όλοι να κάθονται άνετα. Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη την τιμή κατά την επιλογή ενός χώρου. Ορισμένοι χώροι μπορούν να έχουν αμοιβές ενοικίασης δωματίων αρκετών εκατοντάδων ή ακόμη και χιλιάδων δολαρίων, ενώ άλλοι είναι πολύ πιο λογικοί. Τα ξενοδοχεία συχνά διαθέτουν αίθουσες δεξιώσεων όπου οι επιχειρήσεις συχνά διατηρούν συμβάσεις, οπότε μπορεί να είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε την αναζήτησή σας για μια τοποθεσία.
Δημιουργήστε και ταχυδρομήστε προσκλήσεις. Ανάλογα με το μέγεθος και τη διατύπωση του συμβάντος σας, οι προσκλήσεις σας μπορούν να κυμαίνονται από ένα απλό έγγραφο που δημιουργήθηκε στο Microsoft Word μέχρι ένα φανταχτερό σχέδιο που δημιουργήθηκε από έναν επαγγελματία σχεδιαστή. Στείλτε τις προσκλήσεις σας αρκετές εβδομάδες εκ των προτέρων για να επιτρέψετε στους συμμετέχοντες να προγραμματίσουν να συμμετάσχουν. Μην αποστέλλετε τις προσκλήσεις μέχρι στιγμής εκ των προτέρων ώστε να ξεχάσουν πριν έρθει η πραγματική ημερομηνία σεμιναρίου. Μπορείτε επίσης να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις προσκλήσεις σας, αλλά να έχετε κατά νου ότι ενδέχεται να καταλήξουν σε πολλούς φακέλους spam των παραληπτών.
Αποφασίστε εάν θα προσφέρετε μεσημεριανό γεύμα ή ελαφριά αναψυκτικά. Αν το σεμινάριό σας λειτουργεί για αρκετές ώρες, είναι ωραίο να έχετε διαθέσιμα ελαφριά αναψυκτικά. Εάν το σεμινάριό σας ξεκινά νωρίς το πρωί ή τρέχει πάνω από την ώρα του γεύματος, συνιστάται το μεσημεριανό γεύμα. Ορισμένοι χώροι έχουν την απαίτηση να χρησιμοποιείτε τις υπηρεσίες του κέντρου διατροφής τους όταν πραγματοποιείτε μια εκδήλωση στην εγκατάσταση. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τους κανόνες της σύμβασής σας προτού παραγγείλετε αναψυκτικά.
Δημιουργήστε τα υλικά παρουσίασής σας. Δημιουργήστε αντίγραφα των ενημερωτικών φυλλαδίων ή εκτυπώστε τα σε επαγγελματικό εκτυπωτή. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια παρουσίαση του PowerPoint, ώστε να έχετε μια οπτική αναφορά όταν εσείς ή το ηχείο σας παρουσιάζετε υλικό. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα φυλλάδιο για τους συμμετέχοντες σας, επιλέγοντας "φυλλάδια" κάτω από τις επιλογές εκτύπωσης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τρεις ανά σελίδα και οι συμμετέχοντες θα μπορούν να σημειώνουν απευθείας στα φυλλάδια τους.
Λίγες μέρες πριν από την εκδήλωση, οριστικοποιήστε τον αριθμό των συμμετεχόντων με βάση τα RSVP σας. Εάν επιλέξετε, μπορείτε να καλέσετε άλλα άτομα που έχετε προσκαλέσει για να τους θυμίσετε για την εκδήλωσή σας και να τους δώσετε μια τελευταία ευκαιρία να εγγραφείτε. Αφήστε ένα μήνυμα για οποιονδήποτε δεν φθάσετε, αν είναι δυνατόν, και δώστε οδηγίες να σας καλέσουν το συντομότερο δυνατόν αν σκοπεύουν να παρευρεθούν.
Δημιουργήστε ένα φύλλο σύνδεσης και ονόματα. Είναι καλό για τους συμμετέχοντες σεμινάρια να είναι σε θέση να συναντήσουν άλλους ανθρώπους και να δουν αμέσως το όνομά τους και από πού βρίσκονται. Εξαλείφει ορισμένα από τα δυσάρεστα συναισθήματα που έχουν οι άνθρωποι όταν εισάγονται στους νέους ανθρώπους. Ένα φύλλο εγγραφής θα αποδειχθεί χρήσιμο αν σκοπεύετε να προσφέρετε στους συμμετέχοντες σας οποιαδήποτε μορφή συνεχούς εκπαίδευσης ή εάν απλά θέλετε να διατηρήσετε επαφή με τους συμμετέχοντες σας μετά το σεμινάριο. Μπορείτε να ζητήσετε τα ονόματα, τις διευθύνσεις, τους αριθμούς τηλεφώνου και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι σοφό να προσφέρετε ένα κουτί που μπορούν να ελέγξουν αν δεν επιθυμούν να λάβουν περαιτέρω επικοινωνία από εσάς.
Δημιουργήστε πακέτα για κάθε ρύθμιση πίνακα. Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε φυλλάδια και άλλο διαφημιστικό υλικό για την επιχείρησή σας. Θα θελήσετε επίσης να παρέχετε κάτι για τους συμμετέχοντες σας να γράψουν και ένα στυλό για να γράψουν με. Εάν δεν έχετε αυτά τα στοιχεία με το λογότυπο της επιχείρησής σας, ο χώρος όπου εκθέτετε το συμβάν σας μπορεί να έχει στυλό και μαξιλάρια που θα σας προσφέρουν με χαρά.
Επιβεβαιώστε τα στοιχεία με το άτομο επαφής σας στο χώρο σας λίγες μέρες πριν από την εκδήλωσή σας. Θα πρέπει επίσης να επιβεβαιώσετε έναν τελικό αριθμό κεφαλών με τον τροφοδότη σας, αν έχετε τρώει φαγητό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει τον προμηθευτή σας αν θα τους χρειαστεί να προμηθευτούν προϊόντα από χαρτί, όπως πιάτα, χαρτοπετσέτες ή κύπελλα. Απαιτείται οιαδήποτε ρύθμιση πληρωμής. Ορισμένες αίθουσες και καταστήματα απαιτούν προκαταβολή, ενώ άλλοι με χαρά συγκεντρώνουν χρήματα την ημέρα της εκδήλωσής σας.
Ρυθμίστε το χώρο σας την ημέρα πριν ή το πρωί της εκδήλωσής σας. Θα θελήσετε να είστε βέβαιοι ότι το προσωπικό του χώρου σας έχει δημιουργήσει τον τρόπο που ζητήσατε. Θα θέλατε επίσης να τοποθετήσετε τα πακέτα σας και άλλα υλικά σε κάθε θέση πριν από την άφιξη των επισκεπτών σας. Περπατήστε γύρω από το δωμάτιο και βεβαιωθείτε ότι όλοι θα έχουν μια καθαρή θέα σε εσάς ή το ηχείο σας στο μπροστινό μέρος του δωματίου.
Προγραμματίστε τον εαυτό σας ή έναν εκπρόσωπο της εταιρείας σας να είναι παρόντες όταν οι πρώτοι επισκέπτες θα αρχίσουν να φτάνουν την ημέρα της εκδήλωσής σας. Θα θελήσετε να χαιρετήσετε τους ανθρώπους και να τους κατευθύνετε στο φύλλο εγγραφής, στη θέση των τουαλετών και στα αναψυκτικά.
Συμβουλές
-
Προσπαθήστε να παραμείνετε όσο το δυνατόν πιο οργανωμένοι κατά το σχεδιασμό του σεμιναρίου σας. Μικρές λεπτομέρειες μπορεί να τείνουν να σας συντρίψουν, και όσο πιο οργανωμένη οδηγείτε στην εκδήλωση, τόσο πιο ομαλά θα τρέξει την μεγάλη μέρα.
Προειδοποίηση
Θα έχετε πάντα κάποιους συμμετέχοντες που έχουν κρατήσει μια θέση στο σεμινάριό σας που δεν εμφανίζονται την ημέρα της εκδήλωσης. Εμφανίζονται επείγουσες καταστάσεις ή προκύπτουν άλλα προβλήματα που εμποδίζουν ορισμένους ανθρώπους να έλθουν πραγματικά. Μην αφήσετε να σας ενοχλήσει. Οι πιθανότητες είναι ότι θα υπάρξει ένας ή δύο άνθρωποι που θα εμφανιστούν την τελευταία στιγμή και θα ρωτήσουν αν μπορούν ακόμα να παρευρεθούν.
