Η διοργάνωση σεμιναρίου σε ένα συγκεκριμένο θέμα μπορεί να διδάξει στους ανθρώπους κάτι νέο, να εκπαιδεύσει τους ανθρώπους σε κάτι που ήδη γνωρίζουν και να εισαγάγει τις προόδους στον κλάδο σας. Αλλά η διοργάνωση σεμιναρίου μπορεί να είναι δαπανηρή. Υπάρχουν πολλές αποφάσεις που θα πρέπει να λάβετε ώστε να γνωρίζετε πόσα χρήματα θα διατεθούν για το σεμινάριο σας και ορισμένους παράγοντες που θα επηρεάσουν το συνολικό κόστος.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Προϋπολογισμός σεμιναρίου
-
Εκτίμηση των παρευρισκομένων
-
Κατάλογος πωλητών
-
Προηγούμενο σχέδιο προϋπολογισμού σεμιναρίου
Ξεκινήστε να σχεδιάζετε ένα σχέδιο προϋπολογισμού για το σεμινάριό σας, καθορίζοντας πόσα χρήματα πρέπει να ξοδέψετε σε αυτό. Αν ο οργανισμός σας έχει διαθέσει ένα συγκεκριμένο ποσό για το γεγονός, θα πρέπει να ξέρετε τι είναι. Αν σκοπεύετε να χρεώσετε για το σεμινάριο με την ελπίδα να σπάσετε ακόμη και θα έχετε καθορίσει πόσο να χρεώσετε με βάση τον αριθμό των αναμενόμενων συμμετεχόντων και το συνολικό προβλεπόμενο κόστος της εκδήλωσης.
Προσδιορίστε το συνολικό κόστος του συμβάντος, δημιουργώντας μια λίστα με τα στοιχεία που απαιτούνται για τη διεξαγωγή του σεμιναρίου. Συμπεριλάβετε πράγματα όπως το κόστος μίσθωσης μιας εγκατάστασης εάν δεν διαθέτετε χώρο, το κόστος της ενοικίασης οπτικοακουστικού εξοπλισμού για τους παρουσιαστές, το κόστος των παρουσιαστών εάν καταβάλλονται, το κόστος τυχόν εκτυπωμένων φυλλαδίων και στυλό και το κόστος της ενοικίασης τραπέζια και καρέκλες αν σκοπεύετε να το κάνετε.
Ζητήστε ένα σχέδιο προϋπολογισμού από ένα προηγούμενο σεμινάριο που διοργάνωσε ο οργανισμός σας για να πάρετε μια ιδέα για το πόσο πληρώθηκε για κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία. Θα θελήσετε επίσης να λάβετε μια λίστα με τους συνιστώμενους προμηθευτές που έχει χρησιμοποιήσει ο οργανισμός σας στο παρελθόν. Εάν ο οργανισμός σας δεν μπορεί να συστήσει προμηθευτές, επικοινωνήστε με το τοπικό εμπορικό σας επιμελητήριο ή άλλους οργανισμούς που έχετε καλές σχέσεις και ρωτήστε εάν μπορούν να συστήσουν προμηθευτές. Καλέστε τους πωλητές που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε και ζητήστε εκτιμήσεις βάσει του αριθμού των συμμετεχόντων που σκοπεύετε να έχετε στο σεμινάριό σας.
Παρακολουθήστε τις εκτιμήσεις των προμηθευτών δημιουργώντας μια φόρμα στον υπολογιστή σας. Κάντε μια ενότητα για κάθε στοιχείο που χρειάζεστε. Για παράδειγμα, κάντε μια ενότητα με την ετικέτα "οπτικοακουστικό" και πληκτρολογήστε στην εταιρεία και την κατά προσέγγιση τιμή. Αν λάβετε αποσπάσματα από δύο εταιρείες, συμπεριλάβετε τα δύο και τις τιμές τους. Κάνετε αυτό για κάθε στοιχείο στη λίστα σας και συνολικά τα ποσά. Αν έχετε διαφορετικές τιμές από παρόμοιους πωλητές, ξεκινήστε προσθέτοντας το ποσό του πωλητή που προτιμάτε και μεταβείτε στον λιγότερο δαπανηρό προμηθευτή αν το σύνολο σας καταλήξει να είναι υπερβολικά δαπανηρό.
Συγκρίνετε το συνολικό προβλεπόμενο κόστος του σεμιναρίου σας με το ποσό που έχει προϋπολογισθεί η εταιρεία σας για να δείτε αν είναι αποδεκτό. Αν το κόστος είναι υπερβολικό, σκεφτείτε να χρεώσετε τους συμμετέχοντες να παρακολουθήσουν το σεμινάριο. Χωρίστε το κόστος του σεμιναρίου ή το κόστος του σεμιναρίου πέρα από τον προϋπολογισμό, από τον αριθμό των αναμενόμενων συμμετεχόντων για να καθορίσετε πόσο θα πρέπει να χρεώσετε τους ανθρώπους.
