Η οργάνωση αρχείων βελτιώνει τη ροή εργασιών για ένα επιχειρησιακό ή προσωπικό γραφείο. Υπάρχουν πολλά συστήματα αρχειοθέτησης για την κάλυψη διαφορετικών αναγκών και προτιμήσεων. Οι τυποποιημένες μορφές αρχειοθέτησης εμπίπτουν σε μία από τις τρεις ευρείες κατηγορίες: θέμα, αριθμητική και αλφαριθμητική. Οι εργαζόμενοι γραφείου χρησιμοποιούν την αλφαριθμητική μέθοδο όταν τα αρχεία πρέπει να περιέχουν και λέξεις και αριθμούς.
Πώς να οργανώσετε αρχεία
Τα αλφαριθμητικά αρχεία θα έχουν μια ετικέτα που περιέχει λέξεις και αριθμούς. Αυτός ο συνδυασμός μπορεί να περιλαμβάνει όνομα και αριθμό τηλεφώνου ή αριθμό πελάτη. Εταιρείες ή άτομα με λίγους φακέλους αρχείων μπορούν να οργανώσουν τη χρήση ονομάτων. Μεγάλος αριθμός αρχείων θα απαιτεί αριθμητική παραγγελία, καθώς οι εργαζόμενοι τείνουν να βρίσκουν το αρχείο χρησιμοποιώντας έναν κωδικό αριθμό.
Χρήση αλφαριθμητικής κατάθεσης
Βεβαιωθείτε ότι κάθε κωδικός αριθμός ισχύει μόνο για ένα αρχείο. Οργανώστε τα αρχεία με αριθμητική σειρά. Χρησιμοποιήστε ταινίες από καουτσούκ ή διαιρέτες για να συνδέσετε αρχεία σε σωρούς δεκάδων ή εκατοντάδων, ανάλογα με τον συνολικό αριθμό αρχείων, για να καταστήσετε έναν συγκεκριμένο αριθμό πιο εύκολο να βρείτε.
