Η κατάθεση είναι μία από αυτές τις πολύ σημαντικές δουλειές που κανένας από μας δεν θέλει να κάνει. Κατά τη δημιουργία ενός νέου συστήματος αρχειοθέτησης, θα θέλετε να το κάνετε με τρόπο που είναι εύκολο για σας να το χρησιμοποιήσετε. Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να δημιουργήσουν το σύστημά τους με το αλφάβητο και μερικά με αριθμούς. Άλλοι το ταξινομούν ανά κατηγορία και μετά από το αλφάβητο. Επιλέξτε τι λειτουργεί για εσάς.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αρχειοθήκη
-
Αρχεία manila με καρτέλες
-
Διαχωριστικά χαρτονιού με καρτέλες
-
Λεπτό δείκτη σημείων
Οργανώστε τις κατηγορίες σας όπως το μίσθωμα ή η υποθήκη. Αφαιρέστε αρχεία για το κτίριό σας, βοηθητικά προγράμματα και αναλώσιμα. Περάστε όλα τα χαρτιά σας. Δώστε σε κάθε θέμα μια κατηγορία. Προσπαθήστε να κάνετε τις κατηγορίες σας να συμπίπτουν με τις κατηγορίες IRS, καθιστά ευκολότερη στο τέλος του έτους.
Κάντε ένα διαχωριστικό για κάθε κατηγορία. Γράψτε στο διαιρέτη ποια κατηγορία είναι. Βάλτε τα στην άκρη.
Καθώς πληρώνετε ένα λογαριασμό, σημειώστε την ημερομηνία που την εξοφλήσατε με το λογαριασμό που κρατάτε ή την απόδειξη. Εάν χρησιμοποιείτε επιταγές, γράψτε τον αριθμό επιταγής και το ποσό που καταβλήθηκε στην απόδειξη. Αν πληρώνετε ηλεκτρονικά, γράψτε τον αριθμό επιβεβαίωσης και το ποσό που πληρώσατε. Καταγράψτε όλα τα χαρτιά σας για την ημερομηνία που εργάσατε σε αυτήν, ακόμα κι αν δεν είναι λογαριασμός. Παραδείγματα άλλων εγγράφων μπορεί να είναι η τραπεζική συμφιλίωση, τα τιμολόγια για τις παραγγελίες και τα τιμολόγια που αποστέλλονται στους πελάτες. Στη συνέχεια, τεκμηριώνετε κάθε απόδειξη ή κομμάτι γραφικών στο λογιστικό σας σύστημα. Τα βιβλία Quickbooks και το Microsoft Money διαθέτουν εξαιρετικά προγράμματα για τη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων.
Ορίστε έναν φάκελο manila για κάθε ξεχωριστό τμήμα της κατηγορίας που αναγράψατε στο βήμα 1. Παράδειγμα θα ήταν η κατηγορία Utilities και οι φάκελοι θα ήταν ABC Electric, CITY νερό και αποχέτευση και συνδέσεις διαδικτύου INT. Εάν η επιχείρησή σας έχει προμηθευτές, δημιουργήστε μεμονωμένα αρχεία για κάθε προμηθευτή. Ρυθμίστε αρχεία για καθέναν από τους πελάτες σας. Πηγαίνετε μέσα από κάθε κατηγορία και ρυθμίστε όλους τους μεμονωμένους φακέλους.
Ρυθμίστε ένα αρχείο για κάθε εργαζόμενο. Εφόσον οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν διαθέτουν τμήματα προσωπικού για να χειρίζονται τους υπαλλήλους και να τηρούν αρχεία σχετικά με αυτά, θα πρέπει να κρατήσετε τουλάχιστον ένα απλό αρχείο σε αυτά. Τοποθετήστε τα αρχεία πληρωμής τους. Καταγράψτε κάθε εκπαίδευση που έχουν ολοκληρώσει. Διατηρήστε αντίγραφα των αδειών χρήσης εάν είναι απαραίτητα. Θα θέλατε επίσης να τεκμηριώσετε τυχόν διαφωνίες που μπορεί να έχουν μαζί σας. Γράψτε τι ήταν η διαφορά και ποιο ήταν το αποτέλεσμα.
Διατηρήστε ένα ξεχωριστό αρχείο για τις αποδείξεις σας όταν αγοράζετε κάτι για την επιχείρησή σας. Τον εγγράψτε πρώτα στο βιβλίο σας. Θέλετε να τα τοποθετήσετε στο αρχείο. Μία φορά το μήνα, περάστε από το αρχείο απόδειξης και τοποθετήστε το στο σωστό αρχείο και κατηγορία. Μπορείτε να συρραφήσετε τις αποδείξεις μηνών μαζί και να γράψετε τον μήνα σε αυτά. Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε μια πιστωτική κάρτα, αυτό είναι πρόσθετη τεκμηρίωση, εάν υποβληθήκατε σε έλεγχο από το IRS.
Τοποθετήστε τους διαιρέτες κατηγοριών στο ντουλάπι αρχειοθέτησης με αλφαβητισμό τους. Αλφαβητοποιήστε τους καθέναν από τους φακέλους της συγκεκριμένης κατηγορίας. Τοποθετήστε τα πίσω από το διαχωριστικό. Πηγαίνετε μέσα από κάθε κατηγορία και αρχειοθετήστε τα.
Συμβουλές
-
Μπορείτε να προσαρμόσετε οποιοδήποτε σύστημα αρχειοθέτησης για να το χρησιμοποιήσετε εύκολα. Όσο μπορείτε γρήγορα να βρείτε τις πληροφορίες, είναι ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης.
