Η σημασία της ύπαρξης ενός καλά οργανωμένου συστήματος αρχειοθέτησης γραφείου δεν είναι ποτέ πιο εμφανής από ό, τι λείπει ένα σημαντικό έγγραφο. Ανεπαρκείς συστήματα αρχειοθέτησης μπορεί να οδηγήσουν σε σπατάλη χρόνου, χρήματος και να οδηγήσουν σε κακή λήψη αποφάσεων, εάν το έγγραφο που λείπει περιέχει μια ολοκληρωμένη πληροφορία και πρέπει να σχηματίσετε μια απόφαση χωρίς αυτό. Ένας τρόπος για να δημιουργήσετε μια παραγγελία από το χάος είναι να δημιουργήσετε ένα αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου, στο οποίο αντιστοιχίζετε αριθμούς σε εγγραφές, όπως εντολές αγοράς, στοιχεία αποθέματος και εκτιμήσεις, πληροφορίες αρχείου σε αύξουσα σειρά ή από τον χαμηλότερο στον υψηλότερο αριθμό.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Σύστημα αρίθμησης
-
Αρχειοθήκη
-
Οδηγός διαχωριστή αρχείων
-
Αρχεία διαχωριστή αρχείων
-
Φάκελοι αρχείων, διάφορα χρώματα
-
Ετικέτες
Ρύθμιση κατηγοριών και συστήματος αρίθμησης
Ρυθμίστε τις κατηγορίες αρχείων και εκχωρήστε τους αριθμούς ελέγχου. Κατάλογος ξεχωριστών τμημάτων του οργανισμού σας. Ορίστε έναν κύριο αριθμό ελέγχου για κάθε τμήμα. Για παράδειγμα, μια μικρή επιχείρηση μπορεί να επιλέξει να ορίσει κατηγορίες, όπως "Οικονομικά", "Πωλήσεις", "Αγορές", "Ανθρώπινοι πόροι" και "Εξοπλισμός". Ορίστε έναν αριθμό ελέγχου για να προσδιορίσετε κάθε κύρια κατηγορία, όπως 100 έως Financial. 200, Πωλήσεις. 300, Αγορές. 400, Ανθρώπινο Δυναμικό. και 500, Εξοπλισμός.
Ρυθμίστε τις υποκατηγορίες αρχείων και εκχωρήστε αριθμούς υποελέγχου για να ορίσετε και να προσδιορίσετε κάθε υποκατηγορία. Για παράδειγμα, στην κατηγορία Πωλήσεις, μπορείτε να προσθέσετε 10 για τις Αναφορές Πωλήσεων. 20, Εκτιμήσεις Πωλήσεων. και 30, Έσοδα από πωλήσεις.
Ορίστε ένα σύστημα αρίθμησης μέσα σε κάθε υποκατηγορία για να εντοπίσετε μεμονωμένα έγγραφα μέσα στην υποκατηγορία. Αυτό θα γίνει ο αριθμός που εκτυπώνετε στο ίδιο το έγγραφο. Για παράδειγμα, εάν στείλετε μια παραγγελία για φόρμες προκαταβολικών πωλήσεων, θα αναφέρετε τον αριθμό της πρώτης φόρμας ως 200-20-01 ή 200 20 01, αν προτιμάτε. Κάθε διαδοχικό έγγραφο θα αυξηθεί κατά ένα. Θα εκτυπώσετε "200-20-02" στη δεύτερη φόρμα εκτίμησης πωλήσεων, για παράδειγμα.
Δημιουργήστε ένα κύριο ευρετήριο του σχεδίου αρχειοθέτησής σας. Αυτό θα χρησιμεύσει ως πίνακας περιεχομένων για την καμπίνα σας.
Ρύθμιση γραφείου
Δημιουργήστε ένα σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων για τον προσδιορισμό κύριων και υποκατηγοριών. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ορίσετε έναν κανόνα που χρησιμοποιεί μια μπλε ετικέτα διαιρέτη αρχείων για τον προσδιορισμό κύριων κατηγοριών. Οι φάκελοι με χρωματισμένα αρχεία θα μπορούσαν να εντοπίσουν υποκατηγορίες, όπως στους κόκκινους φακέλους για αναφορές πωλήσεων, τους πράσινους φακέλους για εκτιμήσεις πωλήσεων και τους κίτρινους φακέλους για τις πωλήσεις. Οι ετικέτες σε φακέλους αρχείων θα αναγνωρίσουν τα περιεχόμενά τους, όπως οι ετικέτες που εμφανίζουν 01-100, 101-200 και ούτω καθεξής.
Δημιουργήστε καρτέλες διαιρέτες κύριας κατηγορίας και τοποθετήστε τους στο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Κάντε ετικέτα και τοποθετήστε τους αρχικούς φακέλους αρχείων υποκατηγορίας στο ντουλάπι αρχειοθέτησης και προσθέστε όποτε είναι απαραίτητο.
Αρχειοθετήστε τα αρχεία με την κατάλληλη αριθμητική σειρά.
Συμβουλές
-
Αφιερώστε λίγο χρόνο για να προσδιορίσετε τις ανάγκες της επιχείρησής σας και να αποφασίσετε για ένα σύστημα κατηγοριοποίησης και αρίθμησης που έχει νόημα για την επιχείρησή σας.
Εάν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα και εκτυπώνετε τις δικές σας φόρμες, μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε το σύστημα αρίθμησης ώστε να αντικατοπτρίζει τις απαιτήσεις αρχειοθέτησης. Για παράδειγμα, η αρίθμηση στις φόρμες Εκτιμήσεων Πωλήσεων μπορεί να ξεκινήσει στις 200-20-01 και να αυξηθεί κατά ένα για κάθε νέα εκτίμηση.
Παρέχετε μια συγκεκριμένη τοποθεσία και ένα κοντέινερ για όλα τα έγγραφα που δεν έχουν ακόμη κατατεθεί, σε περίπτωση που απαιτείται προσωρινή πρόσβαση σε αυτά.
Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι θα συμβαδίσετε με τις απαιτήσεις αρχειοθέτησης είναι να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα, όπως καθημερινά ή εβδομαδιαία.
