Όταν εκτελείτε μια επιχείρηση, πρέπει να αποφασίσετε τι είδους λογιστικό σύστημα θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ χρήσης ενός χειροκίνητου λογιστικού συστήματος ή ενός μηχανογραφικού συστήματος. Ενώ τα συστήματα πληροφορικής είναι βολικά, υπάρχουν κάποια ξεχωριστά πλεονεκτήματα που μπορούν να προσφέρουν τα χειροκίνητα λογιστικά συστήματα.
Αποφύγετε τα κατεστραμμένα δεδομένα
Ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός χειροκίνητου λογιστικού συστήματος είναι ότι γνωρίζετε ότι τα έγγραφά σας θα είναι πάντα διαθέσιμα όταν τα χρειάζεστε. Αυτό δεν συμβαίνει πάντα όταν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένο σύστημα. Όταν χρησιμοποιείτε ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα, πολλές φορές τα δεδομένα θα καταστραφούν και δεν θα μπορείτε πλέον να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες. Σε εκείνο το σημείο, θα μπορούσατε να χάνετε πιθανά δεδομένα αξίας που χρειάζεστε απελπισμένα για την επιχείρησή σας.
Διόρθωση λάθη
Όταν χρησιμοποιείτε ένα μη αυτόματο λογιστικό σύστημα, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για σφάλματα επανάληψης. Με ένα μηχανογραφημένο σύστημα, υπάρχει πιθανότητα να αντιγράψετε το λανθασμένο αρχείο και να χρησιμοποιήσετε ένα ξεπερασμένο σύνολο αριθμών. Με ένα εγχειρίδιο σύστημα, έχετε απλά ένα βιβλίο με τα δεδομένα σας σε αυτό. Η αλληλοεπικάλυψη των δεδομένων θα είναι μια πολύ εμπλεκόμενη διαδικασία, η οποία δεν είναι πιθανό να συμβεί. Αυτό σας βοηθά να αποφύγετε τη χρήση λανθασμένων δεδομένων.
Πραγματοποίηση αλλαγών
Ένα άλλο πλεονέκτημα των χειροκίνητων λογιστικών συστημάτων είναι ότι είναι ευκολότερο να γίνουν αλλαγές. Όταν χρειάζεται να αλλάξετε μια καταχώρηση στο ημερολόγιο σας, απλά παίρνετε μια γόμα και διαγράφετε την καταχώρηση. Στη συνέχεια, μπορείτε να γράψετε τη νέα καταχώρηση στο κενό. Όταν πρέπει να αλλάξετε μια καταχώρηση στο μηχανογραφικό σας σύστημα, ίσως χρειαστεί να πληκτρολογήσετε έναν κωδικό πρόσβασης και να βρείτε το κατάλληλο αρχείο για να το αλλάξετε. Αυτό απαιτεί επιπλέον χρόνο και μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα.
Προσιτότητα
Ένα άλλο πλεονέκτημα της χρήσης ενός χειροκίνητου λογιστικού συστήματος είναι ότι είναι εύκολα προσβάσιμο σε όποιον χρειάζεται τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να βασίζονται στο λογιστικό τους προσωπικό για να χειρίζονται το λογισμικό λογιστικής και τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό. Εάν οι ιδιοκτήτες χρειάζονται πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα στο σύστημα, πρέπει να περιμένουν κάποιον από τη λογιστική υπηρεσία για να τα πάρει γι 'αυτά. Με ένα χειροκίνητο σύστημα, μπορούν εύκολα να κοιτάξουν στο βιβλίο και να πάρουν τις ίδιες τις πληροφορίες.
