Ένα εγχειρίδιο σύστημα μισθοδοσίας εκτελείται εξ ολοκλήρου με το χέρι, ενώ ένα μηχανογραφικό σύστημα μισθοδοσίας επιτρέπει σε μια εταιρεία να επεξεργάζεται την μισθοδοσία της μέσω ειδικού λογισμικού μισθοδοσίας. Ένα εγχειρίδιο σύστημα μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα μισθοδοσίας και είναι συνήθως μια αργή, επίπονη διαδικασία. Τα μηχανογραφημένα συστήματα προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα, συμπεριλαμβανομένης της αυξημένης ακρίβειας και ταχύτητας.
Εισαγωγή ώρας
Πολλοί εργοδότες χρησιμοποιούν ένα σύστημα χρονομέτρησης, όπως το ωρολόγιο ρολόι, για την παρακολούθηση των ωρών εργασίας των εργαζομένων. Ένα εγχειρίδιο σύστημα απαιτεί την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας των εργαζομένων με το χέρι, αλλά ένα μηχανογραφικό σύστημα μισθοδοσίας έχει τη δυνατότητα να μεταδίδει αυτόματα εισερχόμενους υπαλλήλους από το σύστημα χρονομέτρησης στο σύστημα μισθοδοσίας.Ένα τέτοιο σύστημα μπορεί να διαχωρίσει τις κανονικές ώρες από τις υπερωρίες που εργάστηκαν, παρόλο που οι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρειάζονται ορισμένες φορές προσαρμογές.
Αυτόματοι υπολογισμοί
Τα μηχανογραφημένα συστήματα μισθοδοσίας μπορούν να μετατρέψουν τις ώρες εργασίας των εργαζομένων σε τμήματα τετάρτου ωρών και να υπολογίσουν με ακρίβεια τις συνολικές ώρες εργασίας και πληρωμής, εξοικονομώντας έτσι χρόνο για χειρονακτικούς υπολογισμούς. Αυτά τα συστήματα υπολογίζουν όλες τις αμοιβές συχνότητες, όπως εβδομαδιαία, εβδομαδιαία, ημιδημόσια και μηνιαία, με βάση τα δεδομένα εισόδου που λαμβάνονται.
Ένα μηχανογραφημένο σύστημα μισθοδοσίας υπολογίζει αυτόματα τις εκπτώσεις από το νόμο των εργαζομένων, όπως οι φόροι και οι αποζημιώσεις μισθών, καθώς και οι έκτακτες κρατήσεις, όπως τα τέλη στάθμευσης, οι συνεισφορές 401 (ια) και τα ιατρικά οφέλη. Το άτομο μισθοδοσίας απλώς εισάγει τα δεδομένα στα οποία βασίζονται οι εκπτώσεις, όπως το έντυπο W-4 για την παρακράτηση του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος.
Επεξεργασία Paycheck
Ένα μη αυτόματο σύστημα μισθοδοσίας απαιτεί την εκτύπωση των μισθών σε μια γραφομηχανή ή με το χέρι. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα μισθοδοσίας έχει δυνατότητα άμεσης κατάθεσης, η οποία εξοικονομεί χρήματα που δαπανώνται για ζωντανές επιταγές και συμφιλίωση. Επιπλέον, η μηχανογραφική εκτύπωση των μισθών και των αμοιβών πληρώνει γρήγορα, ανεξάρτητα από τον όγκο.
Δημιουργία αναφοράς
Ένα μηχανογραφημένο σύστημα μισθοδοσίας δημιουργεί αναφορές μισθοδοσίας που σας επιτρέπουν να ελέγξετε διπλά το μισθό πριν εκτυπώσετε τα μισθώματα ή πληρώνετε αμοιβές. Το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν αρχεία μισθοδοσίας για τουλάχιστον τρία χρόνια. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα επιτρέπει την εκτύπωση έντυπων μητρώων μισθοδοσίας για κάθε περίοδο πληρωμής και επίσης αποθηκεύει τις πληροφορίες στο σύστημα επ 'αόριστον.
Τα μηχανογραφικά συστήματα συμβάλλουν στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον φόρο μισθωτών υπηρεσιών δημιουργώντας φορολογικές εκθέσεις, συμπεριλαμβανομένων των τριμηνιαίων και ετήσιων μισθολογικών καταστάσεων και των εντύπων W-2 των εργαζομένων. Τα συστήματα αυτά παρέχουν στους λογιστές της εταιρείας τα απαραίτητα στοιχεία για να χειριστούν τα καθήκοντα φόρου μισθοδοσίας και συμφιλίωσης της εταιρείας και να εκτυπώσουν τις απαραίτητες εκθέσεις. Επιπλέον, αυτά τα συστήματα παρακολουθούν τις ημέρες ωφελημάτων, όπως οι διακοπές και ο προσωπικός χρόνος, που λαμβάνονται και πληρώνονται.
