Μια αναφορά που αντλήθηκε από τα μαθήματα καταγράφει σημαντικά συμβάντα στο σχέδιό σας για να βοηθήσει τους άλλους να ακολουθήσουν το δρόμο. Οι εκθέσεις αυτές αποσκοπούν στην προώθηση επιθυμητών αποτελεσμάτων σε μελλοντικά επιχειρηματικά σχέδια και στην αποφυγή της επανάληψης των ίδιων λαθών. Η εκπόνηση μιας έκθεσης για τα μαθήματα είναι μια από τις τελικές πράξεις που κάνει ένας διαχειριστής έργου στο τέλος κάθε ανάθεσης, αλλά λίγα καθήκοντα είναι εξίσου απαραίτητα για την μακροπρόθεσμη επιχειρηματική επιτυχία.
Τιμιότητα είναι η καλύτερη πολιτική
Η πιο σημαντική ποιότητα μιας αναφοράς που αντλήθηκε από τα μαθήματα είναι η ειλικρίνεια.Δεν είναι καιρός να γυρίσετε τα γεγονότα για να φτιάξετε τον εαυτό σας να φανεί καλός χάρη στην χαρτογράφηση των αρνητικών και στην ενίσχυση των θετικών. Όσο πιο ειλικρινής και άμεση είναι η έκθεση, τόσο πιο πιθανό θα είναι να μπορέσει να βοηθήσει εκείνους που οδηγούν παρόμοια έργα στο μέλλον. Ασφαλίστε τα σχόλιά σας από τα μέλη της ομάδας και τους ενδιαφερόμενους, προτού φτάσει ο καθένας για την επόμενη ανάθεση και ενσωματώστε την ανατροφοδότηση στην έκθεσή σας για να διασφαλίσετε ότι θα εξεταστούν όλες οι προοπτικές.
Εγγραφή βασικών πληροφοριών
Περιγράψτε τους στόχους του έργου στην εκπόνηση των μαθημάτων σας και τον υπεύθυνο του έργου και τους υπεύθυνους υλοποίησης του έργου. Περιγράψτε επίσης τον πελάτη, τις ημερομηνίες του έργου και τα παραδοτέα προϊόντα ή τα παραγόμενα προϊόντα. Διάρθρωση της έκθεσης για τη διάκριση των πτυχών τεχνικής διαχείρισης, διαχείρισης έργων και γενικής διαχείρισης. Το τεχνικό τμήμα επικεντρώνεται στην ίδια τη δουλειά. Η ενότητα διαχείρισης έργου αξιολογεί τομείς όπως η δομή κατανομής εργασιών, ο προγραμματισμός κινδύνου και τα χρονοδιαγράμματα, ενώ ένα τμήμα γενικής διαχείρισης ασχολείται με θέματα επικοινωνίας και ηγεσίας και αλληλεπίδραση με τον πελάτη ή τον πελάτη.
Μια πλήρης εικόνα
Οι αναφορές μαθητευόμενων μαθημάτων πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με το τι λειτούργησε, τι δεν λειτούργησε και ποιες αλλαγές θα έκανε ο διαχειριστής του έργου σε εκ των υστέρων. Για παράδειγμα, μια αναφορά μπορεί να σημάνει μια τεχνική λύση για μια περίπλοκη δυσλειτουργία λογισμικού που αναπτύχθηκε με επιτυχία - και επίσης την αποτυχία της διαδικασίας που προκάλεσε την αστοχία στην πρώτη θέση. Το έργο μπορεί να έχει ολοκληρωθεί με προϋπολογισμό, αλλά με ορισμένες περιοχές που κοστίζουν πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο και άλλες λιγότερο. Είναι συγκεκριμένη για αυτούς τους αριθμούς και αυτό που αποκάλυψε το έργο, μπορεί να βοηθήσει τους άλλους να επαναλάβουν τις επιτυχίες τους και να αποφύγουν παρεμφερή οδοφράγματα.
Συνοψίστε τα ευρήματα
Για μεγαλύτερες εκθέσεις μαθημάτων που μαθαίνουν, ένα τελευταίο βήμα μπορεί να είναι η δημιουργία μιας σύνοψης που περιγράφει συνοπτικά τα πιο κρίσιμα χαρτιά. Αυτό μπορεί να είναι μια παράγραφο ή μια σελίδα και πρέπει να είναι αρκετό για έναν πολυάσχολο διαχειριστή να έχει μια σαφή αίσθηση για το τι περιέχει το υπόλοιπο της έκθεσης.
