Ένας πίνακας ροής εργασιών είναι ένα διάγραμμα που παρουσιάζει όλα τα σημαντικά βήματα μιας διαδικασίας ή μιας επιχειρηματικής μονάδας. Τα γραφήματα ροής εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τη μεγάλη εικόνα και τις σχέσεις μεταξύ διαφορετικών βημάτων και λειτουργιών εργασίας, να εντοπίσετε τα κρίσιμα στάδια της διαδικασίας ή της επιχειρηματικής μονάδας και να εντοπίσετε τους προβληματικούς τομείς. Ειδικές γνώσεις προγραμματισμού δεν είναι απαραίτητες για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής εργασιών. Οι περισσότεροι επαγγελματίες μπορούν να ακολουθήσουν τις βασικές οδηγίες που παρέχονται σε εξειδικευμένο λογισμικό ή πρότυπα που λαμβάνονται από το Internet.
Σύμβολα και συνδέσεις διαγράμματος ροής
Οι χάρτες ροής εργασίας χρησιμοποιούν σύμβολα και συνδέσμους για να υποδείξουν διάφορα βήματα διαδικασίας και τη σχέση τους με άλλες λειτουργίες εργασίας. Για παράδειγμα, ένα ορθογώνιο δείχνει μια συγκεκριμένη μελέτη, ανάλυση ή διαδικασία, ένα διαμάντι δείχνει μια συγκεκριμένη απόφαση και ένα ωοειδές δείχνει την αρχή ή το τέλος του διαγράμματος ροής. Η αναγνώριση της συγκεκριμένης μελέτης, ανάλυσης ή φάσης διεργασίας θα υποδείξει την έναρξη του διαγράμματος ροής εργασίας σας. Τα σύμβολα απόφασης θα πρέπει να χρησιμοποιούνται σε ολόκληρο τον προσδιορισμό της λογικής πίσω από διάφορες λειτουργίες στο διάγραμμα ροής εργασιών. Το αποτέλεσμα των αποφάσεων (ναι ή όχι) θα καθορίσει την κατεύθυνση του πίνακα ροής εργασίας. Οι ορισμοί συμβόλων και συνδέσμων είναι συνήθως καθολικοί σε όλες τις εφαρμογές λογισμικού και τα πρότυπα γραφήματος ροής εργασιών.
Δημιουργία χαρτών
Το λογισμικό διάγραμμα ροής εργασίας σας επιτρέπει να δημιουργείτε διαγράμματα ροής χρησιμοποιώντας μια ποικιλία εργαλείων σχεδίασης, συνδετήρων και σχημάτων. Ξεκινήστε το διάγραμμα ροής εργασίας, ορίζοντας το σημείο εκκίνησης της διαδικασίας, τη μελέτη ή το σύστημα και τοποθετήστε το σε ένα ωοειδές στο πάνω μέρος της σελίδας σας. Τοποθετήστε ένα άλλο σύμβολο κάτω από το σημείο εκκίνησης και χρησιμοποιήστε ένα βέλος σύνδεσης για να συνδέσετε τα σύμβολα και να δείξετε τη σχέση μεταξύ των δύο. Συνεχίστε μέχρι να έχετε διαγράψει πλήρως τη ροή εργασίας σας.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής εργασιών χρησιμοποιώντας πρότυπα με δυνατότητα λήψης. Αυτές οι εφαρμογές θα περιλαμβάνουν λειτουργίες μεταφοράς και απόθεσης για να σας βοηθήσουν να πραγματοποιήσετε κάθε βήμα δημιουργίας ενός διαγράμματος ροής εργασιών. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιβεβαιώσει ότι οι εφαρμογές του υπολογιστή σας είναι συμβατές με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του προτύπου γραφήματος ροής εργασίας και ότι κάνετε λήψη από αξιόπιστο ιστότοπο.
Βέλτιστες πρακτικές
Δημιουργήστε ένα λεπτομερές περίγραμμα του τι θέλετε να επιτύχετε και σχεδιάστε ένα διάγραμμα ροής εργασίας πριν χρησιμοποιήσετε το λογισμικό ή τα πρότυπα γραφήματος ροής εργασίας. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το γράφημά σας είναι ακριβές και ολοκληρωμένο. Σκεφτείτε πάντα τη δυνατότητα διαχείρισης της διαδικασίας και της ροής εργασίας σας κατά την εισαγωγή της λογικής στο διάγραμμα ροής εργασιών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύμβολα αποφάσεων, συνδέσεις και πλαίσια κειμένου. Πάντα να επιβεβαιώνετε την ακρίβεια του γραφήματος ροής εργασίας σας με άλλους ενδιαφερόμενους.
