Ένα διάγραμμα ροής εργασιών αντιπροσωπεύει οπτικά την κίνηση και τη μεταφορά πόρων, εγγράφων, δεδομένων και εργασιών καθόλη τη διάρκεια της εργασίας για ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία. Ένα επιτυχημένα χτισμένο διάγραμμα ροής θα απεικονίζει τη σωστή ροή εργασιών γρήγορα και καθαρά.
Βελτίωση της απόδοσης και αποφυγή των φραγμών
Πολλές διαδικασίες εργασίας μπορεί να είναι πολύπλοκες και περίπλοκες, επομένως είναι σημαντικό να αναπαριστάτε οπτικά τον τρόπο με τον οποίο ολοκληρώνονται οι εργασίες ώστε να βελτιωθεί η κατανόηση και η αποδοτικότητα των εργαζομένων. Τα διαγράμματα ροής εργασιών ορίζουν σαφώς ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε στάδιο, ποια έγγραφα και πόροι χρειάζονται, καθώς και το χρονικό διάστημα που απαιτείται σε κάθε στάδιο. Η γνώση των ρόλων των εργαζομένων και των απαιτήσεων πόρων για την παραγωγή επιτρέπει στη διοίκηση να προσδιορίσει εύκολα τις αδυναμίες και να μετριάσει τα εμπόδια. Τα συμπτώματα είναι οποιεσδήποτε πτυχές της ροής εργασίας που εμποδίζουν και επιβραδύνουν τον συνολικό χρόνο κύκλου της διαδικασίας.
Αύξηση της λογοδοσίας και της επικοινωνίας
Η οπτική εκπροσώπηση ολόκληρης της διαδικασίας ροής εργασιών επιτρέπει στους εργαζόμενους να κατανοούν καλύτερα όχι μόνο τις ευθύνες εργασίας τους, αλλά και τους άλλους ρόλους των εργαζομένων, γεγονός που αυξάνει την υπευθυνότητα. Η δημιουργία ενός επιτυχημένου, ακριβούς διαγράμματος ροής εργασιών αυξάνει τη γνώση στο χώρο εργασίας λόγω της απαιτούμενης έρευνας και σύνταξης δεδομένων. Η επικοινωνία βελτιώνεται επίσης όταν οι εργαζόμενοι έχουν καλύτερη κατανόηση της διαδικασίας ροής εργασίας.
Χρησιμοποιώντας τα σχήματα για να εμφανιστεί η δραστηριότητα
Τα διαγράμματα ροής εργασίας χρησιμοποιούν συγκεκριμένα σχήματα που αντιστοιχούν σε διαφορετικούς τύπους δραστηριοτήτων. Ένα ωοειδές δείχνει πού αρχίζει και τελειώνει η ροή εργασίας. Τα ορθογώνια αντιπροσωπεύουν μια δραστηριότητα, μια εργασία ή μια ανάλυση. Τα διαμάντια σημαίνουν μια διαδικασία λήψης αποφάσεων, συνήθως οδηγώντας σε δύο πιθανές κατευθύνσεις ροής εργασίας. Εάν η απάντηση σε μια απόφαση είναι ναι, η ροή εργασίας συνεχίζεται στην επιδιωκόμενη διαδρομή, αλλά αν η απάντηση είναι αρνητική, η ροή εργασίας μπορεί να χρειαστεί να πάρει μια άλλη διαδρομή για την επίλυση του προβλήματος. Ένα διάγραμμα με πολλά σχήματα διαμαντιών μπορεί να είναι πιο δύσκολο να ακολουθηθεί οπτικά. Οι κύκλοι αντιπροσωπεύουν συνδέσεις από τη μία δραστηριότητα στην άλλη.
Εφαρμογή διαγραμμάτων ροής εργασίας
Αν και ο σχεδιασμός του διαγράμματος ροής εργασίας μπορεί να είναι μια εκτεταμένη και χρονοβόρα διαδικασία, η εφαρμογή του μπορεί να είναι πιο δύσκολη. Οι διαχειριστές δεν μπορούν απλώς να δημοσιεύσουν ένα διάγραμμα στο χώρο εργασίας και να περιμένουν από τους υπαλλήλους να τους παραδώσουν χωρίς καμιά καθοδήγηση. Τα περισσότερα διαγράμματα πρέπει να συνδυαστούν με μια θεωρία βελτίωσης της ροής εργασίας, όπως η άπαχη κατασκευή, η διαχείριση Six Sigma ή η συνολική διαχείριση ποιότητας. (Βλέπε Αναφορά 1)
Εναλλακτικές λύσεις στα διαγράμματα ροής εργασίας
Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εναλλακτικές λύσεις για τα διαγράμματα ροής εργασίας, όπως η διαδικασία, ο επιχειρηματικός σχεδιασμός και ο έλεγχος ροής. Μια διαδικασία ή ένας χάρτης διαδικασίας είναι μια πολύ παρόμοια έννοια με τα διαγράμματα ροής εργασίας και ροής εργασίας. Μια διαδικασία εργασίας είναι πιο συγκεκριμένη από τη ροή εργασιών, εστιάζοντας περισσότερο στις εισροές και τις εκροές από τη μεταφορά δεδομένων, εγγράφων και υποχρεώσεων. Ο επιχειρηματικός σχεδιασμός επικεντρώνεται περισσότερο στους μακροπρόθεσμους στόχους παρά στη βελτίωση της τρέχουσας ροής εργασιών. Οι διευθυντές που ενδιαφέρονται για τον έλεγχο της ροής εξετάζουν ειδικά τη βελτίωση του ελέγχου των αποθεμάτων.
