Ξεκινώντας ένα έργο χωρίς προσεκτικό πρόγραμμα εργασίας είναι σαν να ξεκινάτε ένα οδικό ταξίδι χωρίς χάρτη. Ενδεχομένως να φτάσετε εκεί που πηγαίνετε, αλλά είναι πιθανό να ξοδέψετε ενέργεια και πόρους με παράκαμψη παρά να γράψετε μια απευθείας γραμμή προς τον προορισμό σας. Ένα σαφές και λεπτομερές σχέδιο εργασίας δεν θα λύσει όλα τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια ενός έργου, αλλά θα σας δώσει την ευκαιρία να οργανώσετε τις σκέψεις σας, να αξιολογήσετε τις επιλογές σας και να προλάβετε πιθανές δυσκολίες.
Κατεύθυνση χαρτογράφησης
Ένα σχέδιο εργασίας είναι μια πρακτική, περιορισμένη χρονική εκδήλωση ενός συνολικού στρατηγικού σχεδίου. Το πεδίο εφαρμογής του προγράμματος εργασίας είναι πιο περιορισμένο από αυτό του στρατηγικού σχεδίου μεγάλης εικόνας, το οποίο καθορίζει τον γενικό σκοπό και την αποστολή του οργανισμού σας. Ωστόσο, το σχέδιο εργασίας παρέχει προοπτική για τις καθημερινές εργασίες, τοποθετώντας τα σε σχέση με τους συγκεκριμένους στόχους του οργανισμού σας κατά τη διάρκεια του συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου του σχεδίου. Αυτή η σαφήνεια μπορεί να προσφέρει μια γενική αίσθηση του σκοπού, ενθαρρύνοντας τη συνεργασία προς τους κοινούς στόχους.
Δημοσίευση κριτηρίων αξιολόγησης
Η χρησιμότητα του σχεδίου εργασίας σας συνεχίζεται καθ 'όλη τη διάρκεια της περιόδου που καλύπτει, παρέχοντας ορόσημα για την αξιολόγηση της προόδου. Ένα χρήσιμο πρόγραμμα εργασίας ορίζει μια σειρά βραχυπρόθεσμων στόχων, παρέχοντας μετρήσιμους στόχους για την αξιολόγηση της επιτυχίας. Οι μετρήσιμοι στόχοι μπορούν να περιλαμβάνουν έναν στοχοθετημένο αριθμό νέων πελατών ή σαφώς καθορισμένες φάσεις ανάπτυξης προϊόντων που πρέπει να ολοκληρωθούν εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου. Αυτοί οι στόχοι προσφέρουν συνεχή ανατροφοδότηση: Το μεγαλύτερο μέρος επιτυχούς σχεδίου επιτυγχάνει τους βραχυπρόθεσμους στόχους του, ενώ μια ανεπιτυχής προσπάθεια έρχεται σύντομα.
Εντοπισμός εμποδίων
Ένα σχετικό και καλά ελεγμένο πρόγραμμα εργασίας εκτελεί το σημαντικό καθήκον να επισημάνει πιθανές δυσκολίες και να προσφέρει προληπτικά λύσεις. Η διαδικασία δημιουργίας του σχεδίου εργασίας προσφέρει την ευκαιρία να αντιμετωπιστούν αυτές οι δύσκολες ερωτήσεις και η συνεχής αναφορά στο σχέδιο μπορεί να κρατήσει αυτά τα ζητήματα σε πρώτο πλάνο και να αναγκάσει την οργάνωσή σας να τα αντιμετωπίσει παρά να υποχωρήσει σε εφησυχασμό. Για παράδειγμα, εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί ξεπερασμένη τεχνολογία, το πρόγραμμα εργασίας σας μπορεί να δώσει προτεραιότητα στην αντικατάσταση αυτών των συστημάτων με άλλα που θα είναι χρήσιμα μακρύτερα στο μέλλον.
Εξασφάλιση λογοδοσίας
Ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα εργασίας αποσαφηνίζει τα συγκεκριμένα καθήκοντα και τα αποτελέσματα που πρέπει να επιτύχει κάθε μέλος της ομάδας, ανοίγοντας το δρόμο για λογοδοσία και επιτυχημένη συνεργασία. Καθορίζοντας σαφώς τις ατομικές ευθύνες και τη σχέση τους με το μεγαλύτερο έργο που βρίσκεται σε εξέλιξη, ένα σχέδιο εργασίας μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία μιας επιτυχημένης ισορροπίας μεταξύ προσωπικών και συλλογικών ρόλων, διευκολύνοντας την επικοινωνία και την από κοινού επίλυση προβλημάτων. Αντιστρόφως, οι ευθύνες που περιγράφονται σε ένα πρόγραμμα εργασίας μπορούν να βοηθήσουν έναν οργανισμό να εντοπίσει και να αντιμετωπίσει τους αδύναμους κρίκους του, συγκεκριμένα εκείνους που δεν πληρούν τα κριτήρια αναφοράς του σχεδίου εργασίας.
