Όταν φεύγετε από ένα φωνητικό ταχυδρομείο, είναι σημαντικό να εκπροσωπείτε τον εαυτό σας επαγγελματικά. Εάν θέλετε να ληφθεί σοβαρά υπόψη, πρέπει να ξέρετε πώς να αφήσετε ένα μήνυμα σωστά, τι να πείτε και πώς να τερματίσετε το μήνυμά σας.
Πώς να αφήσετε έναν τηλεφωνητή
Είναι πιθανό να αφήσετε ένα μήνυμα που ζητάει μια επανάκληση, οπότε ο τρόπος με τον οποίο παρουσιάζετε τον εαυτό σας στο τηλέφωνο θα επηρεάσει την πιθανότητα επανάκλησης του ατόμου. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι πρόκειται να πείτε πριν καν κάνετε την τηλεφωνική κλήση. Ξεκινήστε λέγοντας το όνομά σας και το όνομα της εταιρείας σας ή την εταιρεία από την οποία καλείτε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει τον αριθμό τηλεφώνου σας δύο φορές, ώστε ο δέκτης να έχει αρκετό χρόνο για να γράψει τον αριθμό κάτω.
Αν έχετε ένα μοναδικό όνομα, γράψτε το όπως θα δώσατε τον αριθμό τηλεφώνου σας για πρώτη φορά. Ακόμα κι αν είστε νευρικοί, μιλήστε αργά σαν να γράφετε τις πληροφορίες κάτω. Η γρήγορη συζήτηση μπορεί να συγχύσει το πρόσωπο που προσπαθείτε να επικοινωνήσετε. Ο τηλεφωνητής δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 30 με 45 δευτερόλεπτα. Βγείτε απευθείας στο σημείο της κλήσης σας.
Πρακτική επαγγελματισμό καθώς τερματίζετε ένα τηλεφωνικό μήνυμα
Παρόλο που είναι καλό να φτάσετε στο σημείο ενός τηλεφωνικού μηνύματος, ποτέ δεν θέλετε να πείτε μόνο το όνομά σας, τον αριθμό και να πείτε στο άτομο να καλέσει πίσω. Πρέπει να υπάρχουν περισσότερες πληροφορίες. Πρέπει να περιγράψετε με σύντομο τρόπο τους λόγους για τους οποίους καλείτε. Αφού αφήσετε τα στοιχεία σας, μπορείτε να πείτε στο άτομο ποια ώρα θα είστε διαθέσιμος μέχρι να τον ενημερώσετε ότι μπορεί να καλέσει στην ευκολία του.
Αφήστε τον αριθμό σας στο τέλος του μηνύματος, ζητώντας μια κλήση, αλλά αναφέροντας επίσης ότι θα προσπαθήσετε ξανά αύριο. Τίποτα δεν δείχνει περισσότερη αφοσίωση παρά προσπαθεί ξανά.
Πάντα να τελειώνετε με εκτίμηση, όπως λέγοντας σας ευχαριστώ. Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο θα μπορούσατε να τερματίσετε την κλήση είναι να του πείτε ότι γνωρίζετε ότι είναι απασχολημένος, αλλά θα εκτιμούσατε μια τηλεφωνική κλήση. Οποιοδήποτε τρόπο επιλέγετε να τερματίσετε τον τηλεφωνητή σας, βεβαιωθείτε ότι χαμογελάτε όπως το λέτε. Ένα στόμα που συνοφρύει έχει διαφορετικό ήχο από ένα χαμογελαστό στόμα. Οι άνθρωποι μπορούν να αισθανθούν αν κάποιος είναι χαρούμενος και χαμογελά στην άλλη γραμμή, οπότε χαμογελάστε εάν θέλετε περισσότερες πιθανότητες για επανάκληση.
Πώς να τερματίσετε ένα χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου
Καθώς ρυθμίζετε τον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας για το μήνυμα του φωνητικού μηνύματος κλειστού γραφείου, αποφύγετε τις υπερβολικές φράσεις όπως "Η κλήση σας είναι σημαντική για μένα". Ξεκινήστε το χαιρετισμό σας ζητώντας συγνώμη ότι χάσατε την κλήση, δώστε ένα εκτιμώμενο χρονικό διάστημα, όταν οι καλούντες μπορούν να περιμένουν μια επανάκληση και οτιδήποτε άλλο είναι σημαντικό για αυτούς να γνωρίζουν. Κρατήστε το χαιρετισμό σας σύντομο και μέχρι το σημείο, έτσι οι καλούντες σας είναι πιο πιθανό να αφήσουν ένα μήνυμα. Ο μέσος χαιρετισμός θα πρέπει να είναι περίπου 25 δευτερόλεπτα.
Ένα παράδειγμα ενός χαιρετισμού φωνητικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να είναι, "Γεια σας, έχετε φτάσει (όνομα επιχείρησης)." Λυπάμαι που χάσα την κλήση σας. Παρακαλώ αφήστε το όνομά σας και τον καλύτερο αριθμό τηλεφώνου στον οποίο μπορείτε να φτάσετε. 24 ώρες, ευχαριστώ."
