Χρειάζεται να δημιουργήσετε μια ετήσια έκθεση για τον οργανισμό σας; Δεν είστε σίγουροι πώς να προχωρήσετε; Ευτυχώς, μπορείτε να σπάσετε τη διαδικασία για τη δημιουργία μιας ετήσιας έκθεσης σε μικρά, εύκολο να ακολουθήσετε βήματα. Το καλύτερο από όλα, η διαχείριση της ετήσιας έκθεσης θα σας φέρει σε επαφή με τους βασικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων του οργανισμού σας. Μπορείτε να υπηρετήσετε σε ένα σημαντικό, υψηλού προφίλ ρόλο που ενισχύει την καριέρα σας και αποδεικνύει την αξία σας στον οργανισμό. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για βοήθεια στη δημιουργία μιας ετήσιας έκθεσης.
Ξεκινήστε με τους αριθμούς. Σχεδόν όλες οι ετήσιες εκθέσεις επικεντρώνονται στα οικονομικά δεδομένα, ακόμη και σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Συναντήστε με τους οικονομικούς συμβούλους και / ή τους λογιστές του οργανισμού σας για να δείτε τις οικονομικές επιδόσεις του παρελθόντος έτους και να καθορίσετε ποιες πληροφορίες θα συμπεριληφθούν στην έκθεση του τρέχοντος έτους. Η οικονομική κατάσταση του οργανισμού σας θα σας βοηθήσει να καθοδηγήσετε την επιλογή του θέματος και της εμφάνισής σας για την ετήσια έκθεση.
Σημειώστε ότι το ακριβές περιεχόμενο της οικονομικής έκθεσης θα ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, το επιχειρηματικό μοντέλο και την κατάσταση κερδοσκοπικού χαρακτήρα / μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα. Ελέγξτε με τους οικονομικούς και νομικούς συμβούλους να επιβεβαιώσετε ποια από τα ακόλουθα στοιχεία πρέπει να συμπεριλάβετε: Κατάσταση Αποτελεσμάτων --- η βασική κατάσταση της χρηματοοικονομικής σταθερότητας του οργανισμού. Περιγράφει τις πηγές χρημάτων, τα έξοδα και τα καθαρά έσοδα ή ζημίες για το έτος. Ισολογισμός --- παρέχει μια συνολική εικόνα της οικονομικής κατάστασης του οργανισμού. Περιλαμβάνει τόσο τα περιουσιακά στοιχεία όσο και τις υποχρεώσεις (οφειλόμενα ποσά) του οργανισμού. Σε οργανισμούς κερδοσκοπικού χαρακτήρα, ο ισολογισμός θα περιλαμβάνει μια κατάσταση των ιδίων κεφαλαίων. Αυτό ουσιαστικά θέτει έναν αριθμό στην αξία των μετόχων αφαιρώντας τις υποχρεώσεις από περιουσιακά στοιχεία. Κατάσταση Ταμειακών Ροών - Αναφορές για το πώς τα μετρητά κινούνται μέσω του οργανισμού και πόσα μετρητά είναι διαθέσιμα. Κίνδυνοι --- μια περίληψη των επιχειρηματικών κινδύνων που αντιμετωπίζει ή μπορεί να αντιμετωπίσει ο οργανισμός στο μέλλον. Σημειώσεις --- περιλαμβάνουν επεξηγήσεις των λογιστικών πρακτικών του οργανισμού, εξηγεί τυχόν εξαιρέσεις από τη γενική λογιστική πρακτική και περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο συγκεντρώθηκαν οι οικονομικές πληροφορίες. Οι εταιρείες που διαπραγματεύονται στο χρηματιστήριο πρέπει να περιλαμβάνουν έκθεση ανώτερης ηγεσίας που να επιβεβαιώνει ότι οι εσωτερικοί λογιστικοί έλεγχοι πληρούν τις απαιτήσεις του νόμου Sarbanes-Oxley Act.
Κάντε έναν προϋπολογισμό. Χρησιμοποιήστε το κόστος από την αναφορά του προηγούμενου έτους, εάν υπάρχει, ως σημείο εκκίνησης. Στη συνέχεια, εξετάστε τις τρέχουσες ανάγκες σας. Ρωτήστε, θα απαιτήσετε επαγγελματική φωτογραφία; Γράφοντας βοήθεια; Θέλετε να εκτυπώσετε και να ταχυδρομήσετε την αναφορά και / ή να την δημοσιεύσετε σε έναν ιστότοπο; Ποια τεχνική βοήθεια θα χρειαστείτε; Πόσο θα κοστίσει η εκτύπωση και το ταχυδρομείο;
Επιλέξτε έναν τόνο και ένα θέμα για το περιεχόμενο και το σχεδιασμό της ετήσιας έκθεσης. Η οργάνωση έκανε καλά; Στη συνέχεια, σχεδιάστε έναν εντυπωσιακό τόνο και ένα φωτεινό, πολύχρωμο σχέδιο. Αν ο οργανισμός αντιμετωπίσει προκλήσεις ή έχει ξεπεράσει μια καταιγίδα, ο τόνος χαμηλού τόνου και ο ασπρόμαυρος σχεδιασμός έχουν μεγαλύτερη σημασία.
Σχεδιάστε το περιεχόμενό σας. Ελέγξτε τις δραστηριότητες του έτους. Διαβάστε τα πρόσφατα ενημερωτικά δελτία, δελτία τύπου και ειδησεογραφική κάλυψη. Ποια ήταν τα βασικά επιτεύγματα και ορόσημα; Ποιοι ήταν οι ανώτεροι εκτελεστές και οι κατασκευαστές διαφορών; Χρησιμοποιήστε τις απαντήσεις σας για να συντάξετε ένα σχέδιο περιεχομένου για την ετήσια έκθεση.
Ξεκινήστε από την κορυφή. Ξεκινήστε την ετήσια έκθεση με επιστολή ή στήλη από έναν ηγέτη οργάνωσης (πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου, πρόεδρος ή εκτελεστικός διευθυντής). Το μήνυμα της εκτελεστικής εξουσίας πρέπει να παρέχει μια επισκόπηση των δραστηριοτήτων και των επιτευγμάτων του έτους. Θα πρέπει επίσης να συνοψίσει τις οικονομικές επιδόσεις σε όρους που ένας γενικός αναγνώστης μπορεί να καταλάβει.
Δίνουν πίστωση. Συμπεριλάβετε την αναγνώριση της ηγεσίας και των βασικών μελών του προσωπικού σε κερδοσκοπικούς οργανισμούς ή δωρητές και εθελοντές σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.
Ελέγξτε το σχέδιό σας με ηγεσία. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αγοράσει από τον προϋπολογισμό, τον τόνο και την εμφάνιση. Συγκεκριμένα, βεβαιωθείτε ότι η παρουσίαση των οικονομικών πληροφοριών συναντά την έγκριση της εκτελεστικής εξουσίας. Θυμηθείτε ότι η ηγεσία πιθανότατα θα θέλει να υπογράψει το τελικό περιεχόμενο και το σχεδιασμό πριν από τη δημοσίευση και τη διανομή.
Δημιουργήστε την αναφορά. Αν ο οργανισμός σας δεν διαθέτει συγγραφείς, φωτογράφους και σχεδιαστές, ίσως χρειαστεί να κάνετε την εργασία σας μόνοι σας ή να βρείτε εθελοντές. Οι εταιρείες επικοινωνίας μάρκετινγκ και οι επαγγελματίες ελεύθεροι επαγγελματίες είναι επίσης πηγές βοήθειας. Αν σκοπεύετε να εκτυπώσετε και να στείλετε ταχυδρομικά την αναφορά, λάβετε αποσπάσματα από διάφορους εκτυπωτές και ταχυδρομικά γραφεία. Αυτές μπορεί να βοηθήσουν και στο σχεδιασμό της ετήσιας έκθεσης.
