Είτε είστε ένας νέος μη κερδοσκοπικός οργανισμός που θέλει να αλλάξει τον κόσμο ή μια μικρή ομάδα που προσπαθεί να συγκεντρώσει χρήματα για στολές σχολικής μπάντας, η αποδοχή και η επεξεργασία δωρεών μετρητών μπορεί να είναι δύσκολη. Οι καλοπροαίρετοι ανυψωτές κεφαλαίων δεν χρειάζεται να κάνουν πολλά για να εισέλθουν σε σοβαρό ζεστό νερό με το IRS, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε τις συμβουλές σε αυτόν τον οδηγό για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια, δημιουργώντας αυστηρές οικονομικές πρακτικές. Μάθετε πώς να επεξεργάζεστε τις δωρεές σε μετρητά, να ανοίγετε έναν λογαριασμό ελέγχου και να χρησιμοποιείτε το Διαδίκτυο για να διαχειρίζεστε δώρα μετρητών, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να βοηθήσει στην παροχή βοήθειας σε άλλους, αντί να εξηγεί επανειλημμένα τον τρόπο υποβολής των προσπαθειών της ομάδας.
Άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού στο όνομα του οργανισμού σας ή αιτία. Αυτό τυπικά απαιτεί τεκμηρίωση, ώστε να φέρει μαζί σας το χάρτη, τους νόμους, τα καταστατικά έγγραφα και άλλα είδη εγγράφων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως απόδειξη της αποστολής και των αρχών του οργανισμού σας.
Εντολή δύο υπογράφοντες για όλες τις συναλλαγές μετρητών με τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αυτή η "διπλή υπογραφή που απαιτείται" δεν κοστίζει πλέον για να υλοποιήσει, αλλά πηγαίνει σε μεγάλο βαθμό για να καθησυχάσει τους δωρητές και τα μέλη, όπως ότι ο οργανισμός σας είναι πάνω και πάνω.
Σχεδιάστε μια τυποποιημένη "φόρμα δωρεών μετρητών" και ζητήστε από κάθε δωρητή δωρεάς να συμπληρώσει μία έκπτωση κάθε φορά που συνεισφέρεται. Το παρόν έντυπο θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του δότη, τη διεύθυνση και άλλα στοιχεία επικοινωνίας, έναν τόπο για το χρηματικό ποσό, την ημερομηνία και θα πρέπει επίσης να διευκρινίζει τους όρους υπό τους οποίους η δωρεά --- εν όλω ή εν μέρει --- είναι επιτρεπτή ως φορολογική διαγραφή. Προσθέστε μια γραμμή για την υπογραφή του προσώπου που δέχεται τη δωρεά.
Προσδιορίστε κάθε δώρο μετρητών για να βεβαιωθείτε ότι ταιριάζει στην αποστολή του οργανισμού σας. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχει συσχετιστεί με "συμβολοσειρές" και ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων ή quid pro quo που εμπεριέχεται στη συμβολή, πριν η ομάδα σας την αποδεχθεί.
Συμφωνείτε με μια τυποποιημένη μέθοδο για τη διεκπεραίωση δωρεών κουτιού συμβολαίων. Χρησιμοποιήστε αυτό που ονομάζεται σύστημα καταμέτρησης με δύο χέρια, το οποίο απαιτεί τουλάχιστον δύο μέλη της ομάδας να παρακολουθήσουν κάθε συναλλαγή στο πλαίσιο δωρεάς. Ο φυσικός έλεγχος αυτών των κιβωτίων πρέπει να παρακολουθείται αυστηρά. Παρακολουθήστε λεπτομερώς τις ώρες, τις ημερομηνίες και τους ανθρώπους που μετράνε, μεταφέρετε, καταθέτετε ή μετακινείτε με άλλον τρόπο τα κεφάλαια του δωρητή.
Ορίστε όρια αναφοράς για δωρεές σε μετρητά για τη δημιουργία νομικών ελέγχων και ισοζυγίων. Ορισμένες ομάδες απαιτούν συναίνεση πριν γίνει αποδεκτό ένα καθορισμένο ποσό (π.χ. $ 1.000) για να παρακολουθούνται ορισμένα ειδικά ενδιαφέροντα για λογαριασμό του ομίλου.
Εξετάστε τη χρήση μιας υπηρεσίας τρίτου μέρους, όπως η Pay Pal, για να επεξεργαστείτε δώρα μετρητών. Δεν απαιτείται ιστότοπος (αν και πολλοί σύλλογοι θεωρούν ότι είναι εύκολο να συνδεθούν με το Pay Pal μέσω συνδέσμου αρχικής σελίδας) και οι υποστηρικτές μπορούν να κάνουν ασφαλείς δωρεές από τις τράπεζες ή τις πιστωτικές κάρτες τους. Το ίχνος χαρτιού είναι πλήρες και εύκολο στη χρήση. Το Pay Pal μπορεί επίσης να δημιουργήσει αυτόματες μηνιαίες συνδρομές για συχνές δωρητές.
Ρυθμίστε υπολογιστικά φύλλα του Excel (ή άλλου προγράμματος λογισμικού βάσης δεδομένων) για να παρακολουθείτε όλες τις εισπράξεις από μετρητά. Ξεσπάστε δωρεές σε κουπόνια, επιταγές, συναλλαγές με πιστωτικές κάρτες, προμήθειες Pay Pal και βοηθητικές εισπράξεις εσόδων για να κρατήσετε τις καρτέλες για το πού προέρχονται τα μετρητά του ομίλου για μελλοντικές προσπάθειες μάρκετινγκ.
Εργασία με έναν τραπεζίτη ή λογιστή, αν η ιδιότητα μέλους σας δεν περιλαμβάνει ένα μέλος της ομάδας που είναι εξοικειωμένο με τα οικονομικά. Πάντα στέλνετε μια επιστολή ευχαριστίας στους δωρητές δώρων αμέσως μετά τη λήψη της δωρεάς μετρητών. Αυτή η επιπλέον αφή, όταν αποστέλλεται εγκαίρως, υπενθυμίζει στον δωρητή τη συμβολή τους, μιλάει τόμους για την ευγνωμοσύνη της ομάδας και θέτει το υπόβαθρο για μελλοντικές εκκλήσεις εκστρατείας.
