Ένας από τους πιο αξιόπιστους τρόπους για να καθορίσετε πόσο καλά μια επιχείρηση βγαίνει είναι χρησιμοποιώντας μια αναφορά επίσκεψης. Οι εξωτερικές σας λειτουργίες κάνουν τόσο καλά όσο πρέπει; Είναι το πρόγραμμά σας προσχολικής ή φροντίδας μέχρι να κωδικοποιήσει και είναι έτοιμο για αδειοδότηση; Καταγράφοντας μια περιεκτική αναφορά επίσκεψης, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν τηρούνται πολλοί επιχειρηματικοί στόχοι. Οι αναφορές επισκέψεων, μερικές φορές αποκαλούμενες αναφορές ταξιδιού, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαπιστώσετε εάν τα επιχειρηματικά σας πρότυπα εκτελούνται στον ιστότοπο με τον τρόπο που σχεδιάσατε.
Μορφοποιήστε την αναφορά
Οι αναφορές επισκέψεων είναι επιχειρηματικά έγγραφα. Ανάλογα με τον οργανισμό ή τον κλάδο, η αναφορά μπορεί να ακολουθεί μορφή μνημονίου ή πρότυπο επιχείρησης. Γενικά, επιλέξτε μια μορφή υπομνήματος αν η αναφορά επίσκεψης πρόκειται για μια ομάδα εσωτερικών μελών ηγεσίας. Επιλέξτε ένα πιο επίσημο πρότυπο αναφοράς της επιχείρησης εάν η αναφορά επίσκεψης θα παρέχεται σε εξωτερικές πηγές. Χρησιμοποιήστε τυπική μορφοποίηση επιχείρησης που περιλαμβάνει επαγγελματικές γραμματοσειρές τύπου Times New Roman ή Arial. Διατηρήστε περιθώρια 1 ιντσών.
Δηλώστε τους στόχους
Εξηγήστε το λόγο της επίσκεψης. Οι στόχοι περιλαμβάνουν τη συχνότητα της επίσκεψης, μαζί με τις κύριες μετρήσεις ή τους τομείς αναθεώρησης. Για παράδειγμα, η επίσκεψη μπορεί να είναι η πρώτη σε μια σειρά από τέσσερις που διεξήχθησαν κατά τη διάρκεια ενός έτους για να επανεξετάσει την εφαρμογή νέων πολιτικών ή μετρήσεων παραγωγής. Δηλώστε σαφώς αυτό που αναζητούσατε στην επίσκεψη, συμπεριλαμβανομένων προηγούμενων επισκέψεων, συστάσεων ή σχεδίων δράσης.
Παράδειγμα:
Αυτή η αναφορά είναι να καθορίσει εάν το Plainview School έχει εκπληρώσει όλες τις απαιτήσεις αδειοδότησης για τη φροντίδα της μέρας μετά το σχολείο.
Συζητήστε τα σχόλια και τα βασικά στοιχεία
Σημειώστε την ταυτότητα των βασικών ατόμων που ερωτήθηκαν κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Οι επισκέψεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν συναντήσεις με βασικό προσωπικό ηγεσίας στην τοποθεσία, όπως διευθυντικά στελέχη ή διευθυντές επιχειρήσεων. Είναι επίσης συνήθης πρακτική η συνάντηση με προσωπικό χαμηλότερου επιπέδου που είναι πιο εξοικειωμένο με τις διαδικασίες λειτουργίας.
Παράδειγμα:
Τα άτομα που ερωτήθηκαν συμπεριλαμβάνουν τη Sarah Winters, τον διευθυντή του σχολείου, τη νοσηλεύτρια σχολείου Emily Thorn, τον Rick Marden, τον καθηγητή στοιχειώδη και τον Carol Hathaway, διατροφολόγο και διαιτολόγο.
Συζητήστε τα βασικά σχόλια από την ηγεσία και το προσωπικό. Δεν είναι απαραίτητο να αναφέρουμε τους συνεντευξιαζόμενους, αλλά να ψάχνουμε για βασικές ιδέες και κοινούς τομείς ανησυχίας. Περιλάβετε τυχόν τυποποιημένες έρευνες που χρησιμοποιήθηκαν ή μια συγκεκριμένη σειρά ερωτήσεων που τέθηκαν κατά τη διάρκεια της επίσκεψης.
Κατάλογος βασικών παρατηρήσεων και παρατηρήσεων
Οι παρατηρήσεις βασίζονται σε αυτό που βλέπει κανείς προσωπικά και δεν μεταφέρεται με συνεντεύξεις. Για παράδειγμα, οι επισκέπτες ενδέχεται να σημειώσουν οπτικά ότι η επιχείρηση φαίνεται να έχει πάρα πολλούς εργαζόμενους που δεν μένουν απασχολημένοι. Οτιδήποτε από την καθαριότητα έως τη γενική οργάνωση υπόκειται σε παρατηρήσεις. Συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στην αναφορά επίσκεψης.
Παράδειγμα:
Κατά τη διάρκεια μιας επίσκεψης στο μεσημέρι, οι προσφορές γεύματος περιελάμβαναν επιλογή λαχανικών και φρούτων, αλλά δεν υπήρχε εναλλακτική λύση για όσους είχαν ειδικές διατροφικές ανάγκες.
Συνοψίστε τα συμπεράσματα
Προσδιορίστε εάν ο οργανισμός πληροί τους στόχους βάσει των παρεχόμενων σχολίων και παρατηρήσεων. Χρησιμοποιήστε λεπτομέρειες και ποσοτικοποιήσιμες πληροφορίες, όπου είναι δυνατόν, για να στηρίξετε τα συμπεράσματα. Για παράδειγμα, αν ο στόχος μιας επίσκεψης σε ένα νέο εργοστάσιο είναι να καθορίσει εάν ήταν 60 τοις εκατό προσωπικό το πρώτο τρίμηνο, να παρέχει τους πραγματικούς αριθμούς ανθρώπινου δυναμικού με τον κύκλο εργασιών, τις υπάρχουσες προσπάθειες πρόσληψης και τα τμήματα όπου υπάρχουν ελλείψεις.
Παροχή μελλοντικών σχεδίων δράσης
Αναφέρετε εάν υπάρχουν προγραμματισμένες μελλοντικές επισκέψεις και αν αυτές είναι προκαθορισμένες ή αποτέλεσμα της πρόσφατης επίσκεψης. Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να ήταν η τρίτη ετήσια επίσκεψη σε ένα τριμηνιαίο χρονοδιάγραμμα. Παροχή συμβουλών για βελτιώσεις. Εάν ορισθούν συγκεκριμένα σχέδια δράσης, δηλώστε αυτά λεπτομερώς. Αυτό παρέχει μια μέτρηση επιτυχίας για την επόμενη επίσκεψη.
