Υπάρχει πάντα μια μεγάλη ιππασία σε μια επίσκεψη σε βιομηχανική περιοχή, ιδιαίτερα αν η κατώτατη γραμμή μιας επιχείρησης εξαρτάται από την αναφορά που θα παραδώσει στους εταιρικούς ηγέτες μετά την επίσκεψη. Το εύκολο κομμάτι της δουλειάς σας θα πάρει τους υπαλλήλους των φυτών για να σας φέρει κοντά στα γραφεία και τις περιοχές εργασίας που πρέπει να αξιολογήσετε. Το σκληρό μέρος είναι να βεβαιωθείτε ότι η περιήγηση που κάνετε και οι παρουσιάσεις που έγιναν, δίνουν μια ακριβή απεικόνιση των σημείων ενδιαφέροντος που σας έχουν ανατεθεί για τη διερεύνηση και την αξιολόγηση. Αφού ολοκληρώσετε την αξιολόγηση, συντάξτε μια έκθεση βιομηχανικής επίσκεψης για να συνοψίσετε τα ευρήματά σας.
Γνωρίστε το Νόμο
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι μια έκθεση βιομηχανικής επίσκεψης δεν αποτελεί απαραιτήτως μια νομική απαίτηση, αλλά μάλλον αποτελείται από πληροφορίες που έχουν συγκεντρωθεί από ορισμένους εργοδότες για την εκούσια εκτίμηση των προγραμμάτων ασφάλειας και διαχείρισης κινδύνων της εταιρείας. Δεν αποτελεί απαίτηση του Ομοσπονδιακού Νόμου περί Ασφάλειας και Υγείας των Επαγγελμάτων του 1970, γνωστού ως OSHA. Ωστόσο, κάθε κράτος έχει τις δικές του απαιτήσεις σύμφωνα με το OSHA, οπότε βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τους κανόνες που ισχύουν για τον οργανισμό σας. Μια έκθεση βιομηχανικής επίσκεψης μπορεί να σας βοηθήσει να παρουσιάσετε πληροφορίες σχετικά με την ασφάλεια και τη διαχείριση κινδύνου σε πιθανούς ασφαλιστές και επίσης βοηθά έναν οργανισμό να καθορίσει τρόπους βελτίωσης των μέτρων ασφαλείας των εργαζομένων.
Να είστε σχολαστικοί και να λαμβάνετε σημειώσεις
Προκειμένου να συντάξετε μια έκθεση υψηλής ποιότητας για τις βιομηχανικές επισκέψεις, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε διάφορες μεθόδους συλλογής πληροφοριών: Μεταφέρετε ένα μαξιλάρι και ένα στυλό ή μια ψηφιακή συσκευή για να σημειώσετε τα θέματα που έχετε αναθέσει να συγκεντρώσετε. Παρακολουθήστε τις παρατηρήσεις και συλλέγετε τα φυλλάδια που έχετε λάβει από τον οικοδεσπότη Ανακτήστε την επίσκεψή σας και σημειώστε σημειώσεις στο τέλος της ημέρας εργασίας. Αυτό θα είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επισκέψεις βιομηχανικού χώρου που διαρκούν αρκετές ημέρες.
Κανε ερωτησεις
Μην διστάσετε να κάνετε ερωτήσεις και να αναζητήσετε λεπτομερείς απαντήσεις, επιμένοντας όταν χρειάζεται για περισσότερες πληροφορίες. Ζητήστε δικαιολογητικά και παρακολουθήστε τις λεπτομέρειες. Σημειώστε την ημερομηνία ή τις ημερομηνίες της επίσκεψής σας, τη θέση του υποκαταστήματος και του ιστοτόπου, τον αριθμό των εργαζομένων και την τετραγωνική καταγραφή του κτιρίου. Η προσάρτηση ενός χάρτη των περιοχών που επισκέπτονται είναι επίσης χρήσιμη. Σημειώστε τα διάφορα τμήματα, τον αριθμό των υπαλλήλων σε κάθε τμήμα και τα ονόματα αυτών με τα οποία μιλάτε.
Ξέρτε τι να συμπεριλάβετε
Ξεκινήστε την έκθεση βιομηχανικής επίσκεψης αναφέροντας τους στόχους της επίσκεψής σας και ακολουθήστε κάθε μία με τις παρατηρήσεις που επιτεύχθηκαν σχετικά με το εάν ο στόχος ικανοποιήθηκε. Συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τους στόχους είναι επίσης χρήσιμες. Περιλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις επιθεωρήσεις, τις πρακτικές εργασίας και ασφάλειας και την ποικιλία άλλων στοιχείων που είναι μοναδικά για τη βιομηχανική περιοχή που επισκέπτεστε. Θα πρέπει να σημειωθεί ο εξοπλισμός ασφαλείας στον τόπο εργασίας και άλλα χαρακτηριστικά που διασφαλίζουν την ασφάλεια των εργαζομένων (και των πελατών, κατά περίπτωση).
Συνοψίστε την Τεκμηρίωση των Μέτρων Ασφαλείας
Η έκθεσή σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές, τις υπηρεσίες και τις διαδικασίες που είναι υπεύθυνες για τη διασφάλιση της ασφάλειας. Ελέγξτε και συμπεριλάβετε περιλήψεις των αρχείων καταγραφής ασφαλείας, τα οποία περιλαμβάνουν συχνά τα αρχεία συντήρησης οχήματος, την επαλήθευση των δοκιμών ναρκωτικών και τα ημερολόγια ασφαλείας OSHA. Μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν πληροφορίες για την αποζημίωση των εργαζομένων. Είναι χρήσιμο να ετοιμάσετε ένα γλωσσάριο ή ευρετήριο που να παρακολουθεί τα συνημμένα που έχετε λάβει κατά την επίσκεψή σας και τα οποία πρέπει να μοιραστείτε. Σχεδιάστε επίσης μια περίληψη μιας σελίδας, η οποία συνθέτει τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην αναφορά σας. Τοποθετήστε το στο μπροστινό μέρος του υλικού παρουσίασης έτσι ώστε εκείνοι που απαιτούν μια επισκόπηση της επίσκεψής σας να μπορούν να πάρουν αυτό που χρειάζονται γρήγορα από αυτή τη σελίδα.
Κάνετε συστάσεις
Η έκθεσή σας θα πρέπει επίσης να καλύπτει συμπεράσματα και συστάσεις που βασίζονται στις παρατηρήσεις σας κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Να είστε αυθεντικοί, αντικειμενικοί και σύντομοι. Χρησιμοποιήστε τη διακριτική ευχέρεια όταν συμπεριλαμβάνετε ευαίσθητες πληροφορίες που ήρθαν στο δρόμο σας ως αποτέλεσμα της ύπαρξης στο χώρο σας. Οι συστάσεις σας για ενισχυμένα μέτρα ασφαλείας είναι ίσως ένα από τα σημαντικότερα σημεία της έκθεσης. Εάν μια εταιρεία δεν παρέχει τακτική εκπαίδευση σε θέματα ασφάλειας και ενημερώσεις σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές, σημειώστε πώς μπορεί να ενσωματωθεί στην κουλτούρα της εταιρείας. Οι συστάσεις μπορούν να είναι τόσο προληπτικές όσο και αντιδραστικές, ιδίως όταν περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία και οι υπάλληλοί της θα πρέπει να αντιδρούν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης στο χώρο εργασίας. Θα πρέπει επίσης να καταβληθούν προσπάθειες ετοιμότητας για καταστροφές.
Να είστε ο δικός σας συντάκτης
Μόλις συντάξετε τις σημειώσεις σας και γράψετε την αναφορά, βεβαιωθείτε ότι πληροί τις απαιτήσεις που καθορίζονται από την πολιτική της εταιρείας όσον αφορά το μήκος και το απαιτούμενο περιεχόμενο. Αν αυτό δεν έχει καθοριστεί για εσάς, επιδιώξτε μια έκθεση πέντε σελίδων με συνημμένα που υποστηρίζουν. Βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες αναφοράς έχουν αριθμηθεί. Η προσθήκη τίτλων, σημείων και υποσυνόλων βοηθά στην οργάνωση του περιεχομένου και την ενίσχυση της αναγνωσιμότητας. Ελέγξτε διπλά τα γεγονότα από τις σημειώσεις επί τόπου. Βεβαίως, εκτελέστε πάντα τον ορθογραφικό έλεγχο και στη συνέχεια δώστε στην αναφορά μια δεύτερη ανάγνωση για να εντοπίσετε τυχόν σφάλματα. Και το πιο σημαντικό, να υποβάλετε την έκθεση βιομηχανικής περιοχής αμέσως.
