Η ιππασία στην απογραφή σας είναι ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Από την επιχειρησιακή πλευρά των πραγμάτων, θα θέλετε πάντα να γνωρίζετε πόσα προϊόντα διατίθενται προς πώληση και πότε να αποκτήσετε περισσότερα. Οι λογιστές σας θα χρειαστούν επίσης ακριβή αποθέματα, ώστε να μπορούν να κρατούν τα βιβλία σας εντάξει και να σας παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να λαμβάνετε επιχειρηματικές αποφάσεις. Στις περισσότερες, αλλά όχι όλες, περιπτώσεις, ίσως θέλετε να το κάνετε αυτό μέσω ενός συστήματος διαρκούς απογραφής.
Περιοδικό σύστημα απογραφής
Υπάρχουν δύο τρόποι χειρισμού του ελέγχου απογραφής σας. Το ένα είναι μέσω αυτού που ονομάζεται σύστημα περιοδικών απογραφών, το οποίο σημαίνει ότι στο τέλος μιας δεδομένης περιόδου - ένα μήνα, ένα τέταρτο, ένα έτος ή ό, τι λειτουργεί στην περίπτωσή σας - κλείνετε τις πόρτες σας και μετράτε φυσικά όποια απογραφή έχετε στο χέρι. Για λογιστικούς σκοπούς, θα ονομάσετε αυτό το απόθεμα κλεισίματος για την περίοδο σας. Ο προηγούμενος αριθμός απογραφής ήταν ο αρχικός απολογισμός για αυτήν την περίοδο. Θα προσθέσετε όλες τις αγορές σας στην αρχική απογραφή, θα αφαιρέσετε όλες τις πωλήσεις και σε έναν ιδανικό κόσμο, το αποτέλεσμα θα μοιάζει πολύ με το απόθεμα κλεισίματος. Φυσικά, δεν ζούμε σε έναν ιδανικό κόσμο, και στην πράξη, όσο περισσότερο πηγαίνετε ανάμεσα στα αποθέματα, τόσο περισσότερες αποκλίσεις θα εισχωρήσουν μέσα. Σύμφωνα με το σύστημα περιοδικών απογραφών, το μέγεθος του αποθέματος είναι ακριβές μόνο μετά την καταμέτρηση, η οποία είναι μια μεγάλη ταλαιπωρία.
Σύστημα διαρκούς απογραφής
Το σύστημα διαρκούς απογραφής απαιτεί πολύ περισσότερη ρύθμιση, αλλά όταν είναι στη θέση του, είναι πολύ πιο εύκολο να λειτουργήσει. Κάθε κομμάτι αποθέματος που έχετε στην κατοχή σας εισάγεται στο σύστημα του υπολογιστή σας καθώς αγοράζεται. Όταν εξέρχεται από το απόθεμα, όταν πωλείται ή εξαντλείται, αυτό αφαιρείται αυτόματα από το απόθεμα στο χέρι στο σύστημα του υπολογιστή σας. Αν το επιχειρησιακό μοντέλο σας περιστρέφεται γύρω από το να γνωρίζετε τι έχετε και πότε πρέπει να παραγγείλετε περισσότερα, το οποίο ισχύει για κάθε επιχείρηση, η χρήση της μεθόδου διαρκούς απογραφής προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα.
Περιοδικός αντί για διαρκή απογραφή
Ποια προσέγγιση θα πάρετε για τη διαχείριση του αποθέματός σας εξαρτάται από την κατάστασή σας. Εάν είστε ικανοποιημένοι να λειτουργείτε σε βάση "mom and pop", διατηρώντας την επιχείρησή σας μικρό και το απόθεμά σας χαμηλό, ένα σύστημα περιοδικών απογραφών μπορεί να είναι το μόνο που χρειάζεστε. Η ρύθμιση είναι ελάχιστη και μπορείτε να μετρήσετε το απόθεμά σας όσο συχνά θεωρείτε απαραίτητο. Εάν τα σχέδιά σας για την επιχείρησή σας απαιτούν άφθονη ανάπτυξη, θα θελήσετε να εφαρμόσετε τη μέθοδο αδιάλειπτης απογραφής το συντομότερο δυνατόν, ιδανικά από την πρώτη μέρα.
Το μειονέκτημα είναι ότι η μέθοδος διαρκούς απογραφής είναι περίπλοκη για τη δημιουργία και απαιτεί σημαντική επένδυση σε υπολογιστές, λογισμικό και τεχνογνωσία. Εάν τρέχετε σε έναν σφιχτό προϋπολογισμό, κάτι που συμβαίνει συχνά με τις νεοσύστατες επιχειρήσεις, αυτή η αρχική επένδυση μπορεί να είναι μεγαλύτερη από ό, τι μπορείτε να διαχειριστείτε άνετα. Μερικές φορές, θα χρειαστεί να εγκαταστήσετε ένα αποθεματικό και λογιστικό σύστημα που παρέχει βασική διαχείριση αδιάλειπτης απογραφής βραχυπρόθεσμα, αλλά μπορεί να αναβαθμιστεί σε μια πιο ολοκληρωμένη προσφορά καθώς η επιχείρησή σας και τα έσοδά σας μεγαλώνουν.
Δεν είναι τέλειο
Το όλο σημείο ενός συστήματος διαρκούς απογραφής είναι ότι θα έχετε πάντα μια ακριβή, ενημερωμένη καταμέτρηση των στοιχείων που είναι διαθέσιμα. Αυτό είναι γενικά αλήθεια, αλλά στον πραγματικό κόσμο, υπάρχει πάντα ένα χάσμα μεταξύ θεωρίας και πρακτικής. Θα χάσετε το προϊόν σε θραύση και κλοπή. οι προμηθευτές θα σας τιμολογήσουν λανθασμένα, θα λάβετε παραγγελίες που υπερβαίνουν ή είναι μικρότερες από μερικά κομμάτια, το προσωπικό πωλήσεων θα χτυπάει τις πωλήσεις ή τις επιστροφές εσφαλμένα και ούτω καθεξής. Οι καλές πρακτικές κατάρτισης, ασφάλειας και διαχείρισης αποθεμάτων μπορούν να σας βοηθήσουν να το περιορίσετε στο ελάχιστο, αλλά θα χρειαστεί να κάνετε μια πραγματική μέτρηση κάθε τόσο συχνά για να επαληθεύσετε τους αριθμούς με τους οποίους εργάζεστε.
Μπορείτε να επιλέξετε να πραγματοποιήσετε πλήρη απογραφή τουλάχιστον μία φορά το χρόνο ή μπορείτε να επιλέξετε τη συνεχή "μέτρηση κύκλου". Αυτό σημαίνει απλά ότι θα επιλέξετε ορισμένα τμήματα του αποθέματός σας για να μετράτε τακτικά σε αναζήτηση αποκλίσεων. Μπορείτε να εστιάσετε μόνο σε αντικείμενα υψηλότερης αξίας ή υψηλότερης έντασης, επειδή είναι πιο πιθανό να σας δημιουργήσουν προβλήματα ή μπορείτε να μετρήσετε το σύνολο του αποθέματός σας λίγο κάθε φορά μέσα στο έτος και να προσαρμόσετε το απόθεμά σας όταν βρείτε σφάλματα.
Διαρκής απογραφή σε περιβάλλον λιανικής / χονδρικής
Η καλύτερη περίπτωση για συστήματα διαρκούς απογραφής είναι στο λιανικό εμπόριο. Όταν ο πελάτης σας φέρνει ένα προϊόν μέχρι τον πάγκο, θα το χτυπήσετε με κάποια μορφή σαρωτή ή ίσως με την εισαγωγή με μη αυτόματο αριθμό μέρους. Η σάρωση είναι καλύτερη, όποτε είναι δυνατόν, επειδή μειώνει την ευκαιρία για λάθη. Μόλις ολοκληρωθεί η πώληση, το σύστημά σας θα μειώσει το διαθέσιμο απόθεμα στο χέρι για να επιτρέψει αυτό που περνά από την πόρτα στο χέρι του πελάτη σας.
Αν κάποιος άλλος πωλητής σας αναζητήσει το προϊόν από έναν υπολογιστή σε άλλο τμήμα, το νέο αναθεωρημένο σύνολο είναι αυτό που θα εμφανιστεί στην οθόνη. Το σύστημά σας μπορεί επίσης να σας ζητήσει να παραγγείλετε περισσότερα όταν οι προμήθειες σας είναι χαμηλές ή ακόμα και να τοποθετήσετε την παραγγελία αυτόματα. Τα καλύτερα συστήματα παρακολουθούν τις εκπτώσεις των προμηθευτών σας και τα ελάχιστα παραγγελιών σας, ώστε να μπορείτε να τα ορίσετε να μην παραγγείλουν 950 τεμάχια εάν υπάρχει έκπτωση στα 1.000. Οι χονδρέμποροι εργάζονται με τον ίδιο τρόπο, εκτός από το γεγονός ότι αγοράζουν από κατασκευαστές και διανομείς και πωλούν στους λιανοπωλητές.
Διαρκής απογραφή σε περιβάλλοντα παραγωγής / παραγωγής
Αν είστε στην επιχείρηση της παραγωγής προϊόντων, αντί να τις πουλάτε μόνο, θα χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής λίγο διαφορετικά. Στην περίπτωση αυτή, τα αντικείμενα του αποθέματός σας είναι πρώτες ύλες ή υποσυνθέσεις και τελικά θα γίνουν τελικά προϊόντα. Θα χρειαστεί επίσης να παρακολουθήσετε τις πρώτες ύλες σας ενώ βρίσκεστε στο ταξίδι τους για να γίνετε τελικά προϊόντα, τα οποία μπορεί να διαρκέσουν λίγα δευτερόλεπτα ή δύο ή και πολλά χρόνια ανάλογα με το προϊόν. Σε αυτό το κράτος, θεωρούνται ως συνεχιζόμενες εργασίες. Με ένα αποτελεσματικό σύστημα διαρκούς απογραφής, δεν πρέπει ποτέ να εξαντληθούν πρώτες ύλες και θα γνωρίζετε πόσα έτοιμα προϊόντα έχετε διαθέσιμο προς πώληση. Το πιο σημαντικό είναι επίσης να γνωρίζετε ποιο είναι το κόστος κατασκευής σας, ακόμα και αν τα υλικά σας κυμαίνονται στο κόστος.
LIFO και FIFO Λογιστική
Η φυσική σας διαχείριση αποθεμάτων θα πρέπει πάντα να διασφαλίζει ότι το παλαιότερο προϊόν στα ράφια σας θα πωληθεί πρώτα, ακόμα και αν δεν είναι ιδιαίτερα φθαρτό. Η συσκευασία εξασθενεί με την πάροδο του χρόνου, τα κουτιά καταστρέφονται και ακόμη και τα καρφιά του χάλυβα τελικά σκουριάζουν. Για συνεχείς λογιστικούς σκοπούς, όμως, μπορείτε να αποφασίσετε αν θεωρείτε κάθε κομμάτι του αποθέματος ως το παλαιότερο που βρίσκεται επί του παρόντος ή το πιο πρόσφατο απόθεμα. Αυτά τα συστήματα ονομάζονται first-in-first-out και last-in-first-out, ή FIFO και LIFO για συντομία.Εάν οι τιμές αυξάνονται, το παλαιότερο προϊόν θα είναι πάντα το φθηνότερο και το νεότερο προϊόν θα είναι πάντα το πιο δαπανηρό. Αν οι τιμές μειώνονται, το αντίθετο ισχύει. Αυτό έχει κάποιες σημαντικές επιπτώσεις για το πώς καταλογίζετε το κόστος σας.
LIFO, FIFO και COGS
Ας υποθέσουμε, για λόγους επίδειξης, ότι το παλαιότερο στοιχείο στο απόθεμά σας αγοράστηκε στα $ 85, το πιο πρόσφατο κοστίζει $ 95 και πουλάτε στα $ 110. Εάν εργάζεστε σε βάση FIFO, το κέρδος σας είναι $ 110 μείον το κόστος των $ 85 ή $ 25. Εάν εργάζεστε σε βάση LIFO, θα υπολογίζετε μόνο τα κέρδη των 15 € για την ίδια πώληση. Αν ο στόχος σας είναι να αναφέρετε τα υψηλότερα δυνατά κέρδη, ίσως να εντυπωσιάσετε ή να επηρεάσετε πιθανούς επενδυτές, ίσως να είναι συμφέρουσα η χρήση της μεθόδου FIFO. Αν θέλετε να διατηρήσετε υπό έλεγχο τα κέρδη σας για να ελαχιστοποιήσετε τον φορολογικό σας λογαριασμό, η μέθοδος LIFO θα μπορούσε - σε αυτή την υποθετική περίπτωση - να καταστεί πιο νόημα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε μέθοδο, εφ 'όσον είστε συνεπείς. Όσον αφορά την παρακολούθηση του πραγματικού κόστους των προϊόντων που πωλούνται στο λιανικό εμπόριο ή του κόστους παραγωγής στον τομέα της μεταποίησης, μπορείτε να επιλέξετε μια μέθοδο σταθμισμένου μέσου όρου που θα παρακολουθεί τα πραγματικά κόστη σας καθώς ανεβαίνουν και κατεβαίνουν.
