Ένα σύστημα διαρκούς απογραφής είναι ένα σύνολο λογιστικών διαδικασιών που βοηθούν μια εταιρεία να αναφέρει τα οικονομικά απογραφικά δεδομένα. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν αυτό το σύστημα - ειδικά εκείνες που χρησιμοποιούν ένα σύστημα λογιστικής κοστολόγησης θέσεων εργασίας ή που πωλούν πολλούς διαφορετικούς τύπους αποθέματος. Οι εταιρείες πρέπει να εξισορροπήσουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα ενός διαρκούς συστήματος πριν από την εφαρμογή του.
Ακριβής αναφορά
Οι εταιρείες συχνά αντιμετωπίζουν πιο ακριβείς οικονομικές αναφορές με ένα σύστημα διαρκούς απογραφής. Οι λογιστές ενημερώνουν το γενικό μητρώο μετά από κάθε συναλλαγή απογραφής. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα ένα λογαριασμό γενικού μητρώου που αντικατοπτρίζει πιστά το πραγματικό φυσικό απόθεμα στο χέρι. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν στη συνέχεια να λάβουν ποιοτικές αποφάσεις βάσει της ακρίβειας των τιμών απογραφής. Πολλαπλοί τύποι αποθεμάτων επωφελούνται επίσης από αυτήν τη μέθοδο, καθώς οι λογιστές παρακολουθούν με ακρίβεια το καθένα μέσω του γενικού μητρώου.
Ηλεκτρονική διαχείριση
Τα συστήματα διαρκούς απογραφής χρησιμοποιούν συχνά ηλεκτρονικές μεθόδους για την καταγραφή συναλλαγών. Ένα παράδειγμα είναι το σύστημα γραμμωτού κώδικα που χρησιμοποιεί ένας έμπορος λιανικής πώλησης ενδυμάτων κατά την πώληση αγαθών. Κάθε σάρωση καταγράφει δεδομένα που ενημερώνουν την αξία αποθέματος της εταιρείας. Οι λογιστές χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες για να εξισορροπήσουν το γενικό μητρώο. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης τα δεδομένα για να παραγγέλνουν τα εμπορεύματα χρησιμοποιώντας σύστημα just-in-time. Η ηλεκτρονική παραγγελία συμβάλλει στην αποφυγή των αποθεμάτων και στις απώλειες πωλήσεων.
Κόστος
Πολλά συστήματα διαρκούς απογραφής είναι ακριβά. Το κόστος αυτών των συστημάτων είναι διπλό. Η απαραίτητη τεχνολογία για να λειτουργήσει το σύστημα μπορεί να είναι ένα σημαντικό κεφάλαιο. Η ενημέρωση του συστήματος για νέες αλλαγές στην τεχνολογία είναι επίσης δαπανηρή. Η κατάρτιση των υπαλλήλων ώστε να χρησιμοποιούν σωστά το σύστημα είναι μια άλλη δαπάνη. Από τη διοικητική πλευρά, οι εταιρείες πρέπει να βρουν λογιστές που μπορούν να εργαστούν στο σύστημα και να διαχειριστούν συχνές αλλαγές στο γενικό μητρώο.
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
Τα συστήματα διαρκούς απογραφής συχνά χρονοβόρα. Οι ηλεκτρονικές ενημερώσεις στο γενικό μητρώο μιας εταιρείας ενδέχεται να έχουν ως αποτέλεσμα την ανάγκη συμβιβασμών λογαριασμού. Οι λογιστές θα περάσουν συχνά άφθονες ώρες κάθε εβδομάδα ή μήνα για να συμβιβάσουν το απόθεμα. Τα επίμονα σφάλματα μπορούν επίσης να προκαλέσουν περαιτέρω επιπλοκές. Οι λογιστές πρέπει να διορθώσουν τα λάθη και να εξισορροπήσουν το λογαριασμό αποθέματος πριν κλείσουν τα βιβλία της εταιρείας. Η αναφορά ανακριβών στοιχείων αποθεμάτων μπορεί να προκαλέσει έλεγχο, με αποτέλεσμα να προκύψουν προβλήματα για την εταιρεία.
