Δημιουργήστε ένα γράφημα λογαριασμών ως ένα από τα πρώτα βήματα στην αρχή μιας νέας επιχείρησης. Ένα πρόγραμμα λογαριασμών είναι η λίστα όλων των λογαριασμών σε ένα γενικό μητρώο και συνήθως περιλαμβάνει αριθμούς αναφοράς για να βοηθήσετε στην ταξινόμηση των λογαριασμών ανά τύπο. Ο πίνακας οργανώνει και παρακολουθεί όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και καθιστά δυνατή την παραγωγή αναφορών σε λογική ακολουθία για την παρακολούθηση του οικονομικού ιστορικού και της πορείας της επιχείρησης. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε ένα βασικό πίνακα λογαριασμών.
Οργανώστε την επιχείρηση ταξινομούζοντας τα στοιχεία σε αυτά που κατέχει η επιχείρηση (στοιχεία ενεργητικού), τι οφείλει η επιχείρηση (υποχρεώσεις), την αξία της επιχείρησης στους ιδιοκτήτες (μετοχικό κεφάλαιο), το επιχειρηματικό εισόδημα (έσοδα) και τι δαπανά η επιχείρηση για την παροχή του εισοδήματος (έξοδα.)
Δώστε σε κάθε λογαριασμό ενεργητικού ένα μοναδικό όνομα, όπως μετρητά, εξοικονόμηση χρημάτων, εισπρακτέους λογαριασμούς, αποθέματα, επενδύσεις και πάγια (ή αποσβέσιμα) περιουσιακά στοιχεία. Εκχωρήστε διαδοχικούς αριθμούς σε αυτούς τους λογαριασμούς από το 1000 έως το 1999. Το εύρος των αριθμών λογαριασμού επιτρέπει την προσθήκη νέων ονομάτων λογαριασμών και αριθμών καθώς η επιχείρηση επεκτείνεται.
Ονομάστε κάθε λογαριασμό ευθύνης με ένα μοναδικό όνομα, όπως πληρωτέους λογαριασμούς, πληρωτέες σημειώσεις, πληρωτέα δάνεια, πληρωτέους μισθούς και φόρους μισθοδοσίας πληρωτέους για την παρακολούθηση των ποσών που η επιχείρηση οφείλει σε άλλους. Αυτά μπορούν να υποδιαιρεθούν σε βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις (ποσά που οφείλονται να καταβληθούν εντός ενός ή περισσοτέρων οικονομικών ετών) και μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις (οφειλόμενα ποσά που θα καταβληθούν μετά από ένα οικονομικό έτος.) Ορίστε αυτούς τους διαδοχικούς αριθμούς στους λογαριασμούς αυτούς από το 2000 έως το 2999.
Ταξινόμηση κάθε λογαριασμού μετοχών με ένα μοναδικό όνομα. Αυτά περιλαμβάνουν το κοινό απόθεμα, το καταβεβλημένο κεφάλαιο και τα κέρδη εις νέον (εάν η επιχείρηση είναι εταιρία), οι διανομές συνεταίρων και τα ίδια κεφάλαια των εταίρων (αν πρόκειται για εταιρική σχέση) και τα ίδια κεφάλαια των μελών (αν πρόκειται για LLC). Καταχωρίστε διαδοχικούς αριθμούς σε αυτούς τους λογαριασμούς από 3000 έως 3999.
Εκχωρήστε μοναδικά ονόματα σε κάθε λογαριασμό εσόδων, όπως πωλήσεις, έσοδα από προμήθειες, έσοδα από ενοίκια και άλλα έσοδα. Εκχωρήστε αριθμούς λογαριασμού από 4000 έως 4999 σε αυτούς τους λογαριασμούς. Οι λογαριασμοί εσόδων παρακολουθούν όλο το εισόδημα που εισέρχεται στην επιχείρηση κατά τη διάρκεια του έτους.
Καθορίστε το σύνολο των δαπανών για επιχειρηματική δραστηριότητα εντός μιας εργάσιμης χρονιάς. Αυτά είναι τα έξοδα της επιχείρησης και είναι διαχωρισμένα ανάλογα με το πώς σχετίζονται με την παραγωγή εισοδήματος. Για παράδειγμα, το κόστος των πωληθέντων λογαριασμών αφορά τα προϊόντα κατασκευής, την παραγωγή υπηρεσιών και την αγορά αποθέματος. Αριθμός αυτών των λογαριασμών κυμαίνεται από 5000 έως 5999. Τα γενικά έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων γραφείου, των διαφημίσεων, των λογιστικών και νομικών εξόδων, έχουν αριθμούς από 6000 έως 6999, ενώ τα μισθολογικά και μισθολογικά έξοδα έχουν αριθμούς από 7000 έως 7999.
Διαχωρίστε τυχόν έσοδα και έξοδα που δεν εντάσσονται στην κανονική πορεία της κύριας δραστηριότητας της εταιρείας. Η κατηγορία αυτή μπορεί να περιλαμβάνει Έσοδα από δραστηριότητες όπως τα έσοδα από τόκους από εισπρακτέα τραπεζογραμμάτια ή κέρδος ή ζημία από την πώληση περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης. Ομοίως, μπορεί να υπάρχουν δαπάνες που δεν σχετίζονται με την παραγωγή των προϊόντων ή υπηρεσιών της εταιρείας, όπως έξοδα φόρου εισοδήματος ή έξοδα υποθήκης. Αριθμός αυτών των λογαριασμών 8000 έως 9000.
Συμβουλές
-
Οι λογαριασμοί ενεργητικού, υποχρεώσεων και μετοχικού κεφαλαίου ονομάζονται "μόνιμοι λογαριασμοί", επειδή μεταφέρονται από το ένα έτος στο επόμενο και προσαρμόζονται καθώς αλλάζουν οι αξίες τους. Οι λογαριασμοί εσόδων και εξόδων ονομάζονται "προσωρινοί λογαριασμοί", διότι στο τέλος κάθε έτους τα έσοδα και τα έξοδα υπολογίζονται για την τελική έκθεση, τότε αυτοί οι λογαριασμοί είναι "κλειστοί", έτσι ώστε τα έσοδα και τα έξοδα του επόμενου έτους να μπορούν να παρακολουθούνται σωστά.
