Ένας επιχειρησιακός προϋπολογισμός χρησιμεύει ως οδικός χάρτης για τις εταιρείες να παρουσιάσουν τα οικονομικά τους σχέδια για το επόμενο έτος. Περιλαμβάνει τόσο έσοδα όσο και έξοδα, παρουσιάζεται συνήθως σε μορφή εισοδηματικής κατάστασης και παρέχει έναν πολύτιμο τρόπο για την εταιρεία να τεκμηριώσει οικονομικούς στόχους και στόχους για τις δραστηριότητες που θέλει να επιτύχει να προχωρήσει.
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, μπορείτε να βρείτε τον εαυτό σας να χρειάζεστε έναν προϋπολογισμό για να καθοδηγήσετε και να υποστηρίξετε τις οικονομικές αποφάσεις της εταιρείας σας. Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι προϋπολογισμού ανάλογα με το είδος των δαπανών που σχεδιάζετε και πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν κάθε χρόνο εκδόσεις όπως τμηματικό προϋπολογισμό, προϋπολογισμό ανά κέντρο κόστους, προϋπολογισμό από την κορυφή προς τα κάτω ή από κάτω προς τα πάνω για να τεκμηριώσουν τους στόχους τους για τα επόμενα 12 μήνες.
Τι είναι ένας επιχειρησιακός προϋπολογισμός;
Ένας επιχειρησιακός προϋπολογισμός είναι μια προβλεπόμενη κατάσταση μελλοντικών επιχειρησιακών εσόδων και εξόδων μιας επιχείρησης. Δεν περιλαμβάνει κόστος για αγορές κεφαλαίων ή επενδύσεις, όπως το κόστος κατασκευής αποθήκης. Οι επιχειρησιακοί προϋπολογισμοί συνήθως συναρμολογούνται σε μηνιαία ή τριμηνιαία βάση και καλύπτουν περίοδο ενός έτους.
Τα έξοδα περιλαμβάνουν το κόστος πωλήσεων (το άμεσο κόστος παραγωγής ενός προϊόντος) και τα λειτουργικά έξοδα που σχετίζονται με τις πωλήσεις και τις γενικές και διοικητικές δραστηριότητες της εταιρείας. Ανάλογα με το επίπεδο λεπτομέρειας, ο προϋπολογισμός λειτουργίας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τις αποσβέσεις, τις αποσβέσεις, τα έξοδα τόκων και τα φορολογικά έξοδα που αναμένονται για το επόμενο έτος.
Ένας επιχειρησιακός προϋπολογισμός συχνά συναρμολογείται με δαπάνες ανά γραμμή, έτσι ώστε κατά τον προγραμματισμό του προϋπολογισμού να μπορεί να εξευγενιστεί από το στοιχείο. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία γνωρίζει ότι θα πληρώσει έναν σύμβουλο για τους πρώτους τρεις μήνες του έτους, βοηθά να έχει αυτή η λεπτομέρεια γραμμής-κονδύλι στον προϋπολογισμό, έτσι ώστε το κόστος να μπορεί να αφαιρεθεί από τον προϋπολογισμό για το υπόλοιπο του έτος. Ή, αν η εταιρεία ξέρει ότι το ενοίκιο της θα αυξηθεί τον Ιούνιο, μπορεί επίσης να το συμπεριλάβει στον προϋπολογισμό λεπτομέρειας γραμμής-θέματος.
Οι μεγαλύτερες εταιρείες που διαθέτουν πολλές υπηρεσίες ή άλλες οντότητες συχνά συγκεντρώνουν ξεχωριστούς επιχειρησιακούς προϋπολογισμούς για κάθε επιχειρηματική μονάδα και στη συνέχεια τους ενοποιούν σε έναν γενικό προϋπολογισμό συνοπτικού επιπέδου για την εταιρεία ως σύνολο.
Ποια είναι τα διαφορετικά είδη προϋπολογισμών;
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν διαφορετικούς τύπους προϋπολογισμού για διάφορους λόγους και κάθε ένας από τους τέσσερις κύριους τύπους ή μεθόδους λειτουργεί για διάφορες καταστάσεις.
- Αύξηση προϋπολογισμού: Ενδεχομένως η πιο συνηθισμένη μέθοδος απλού προϋπολογισμού. Κάποιος λαμβάνει απλώς τους πραγματικούς αριθμούς της εταιρείας από το προηγούμενο έτος και τις αυξάνει ή μειώνει κατά ένα συγκεκριμένο ποσοστό. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να προϋπολογίσει αύξηση κατά 10% των εσόδων από πωλήσεις για το προϊόν που πωλεί με την υψηλότερη τιμή πώλησης και μείωση κατά 5% των δαπανών για αχρησιμοποίητους χώρους γραφείων. Αυτή είναι μια κοινή μέθοδος λόγω της ευκολίας της, αλλά τείνει να αγνοεί εξωτερικές επιρροές όπως ο πληθωρισμός. Επιπλέον, οι διαχειριστές μπορούν να υπολογίσουν την αύξηση δαπανών σε υψηλότερο ποσοστό για να δώσουν την εντύπωση ότι πάντοτε εγγράφονται στον προϋπολογισμό. Αυτή η μέθοδος προϋπολογισμού μπορεί να αποθαρρύνει τα στελέχη να καταβάλλουν προσπάθειες για τη μείωση του κόστους ή την αύξηση της αποτελεσματικότητας.
- Προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων: Ένας τύπος προϋπολογισμού "από την κορυφή προς τα κάτω", με στόχους παραγωγής, όπως ο στόχος των 150 εκατομμυρίων δολαρίων εσόδων. Οι προϋπολογισμοί από την κορυφή προς τα κάτω περιλαμβάνουν στελέχη υψηλού επιπέδου που διαμορφώνουν έναν προϋπολογισμό υψηλού επιπέδου με βάση τους στόχους τους. Αυτός ο προϋπολογισμός παρέχεται στους διαχειριστές των τμημάτων για τον προσδιορισμό των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την επίτευξη αυτού του στόχου και του κόστους των δραστηριοτήτων αυτών.
- Προϋπολογισμός αξίας-προτάσεων: Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού απαιτεί περισσότερη σκέψη και περιλαμβάνει την ερώτηση εάν κάθε στοιχείο του προϋπολογισμού δημιουργεί αξία για τους πελάτες, τους υπαλλήλους και τους άλλους ενδιαφερόμενους της εταιρείας.
- Μηδενικός προϋπολογισμός: Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού προϋποθέτει ότι κάθε τμήμα αρχίζει με μηδενικό προϋπολογισμό και κάθε δαπάνη προϋπολογισμού πρέπει να αιτιολογείται πριν προστεθεί. Αν και αυτός ο τύπος προϋπολογισμού είναι χρονοβόρος, λειτουργεί για εταιρείες που πρέπει να αναδιαρθρώσουν τις δραστηριότητές τους οικονομικά, ή διαφορετικά, πρέπει να ασκήσουν πολύ αυστηρό έλεγχο στις δαπάνες. Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού είναι πιο αποτελεσματικός για διακριτικό κόστος και όχι για το βασικό λειτουργικό κόστος που διατηρεί την επιχείρηση σε λειτουργία.
Γιατί χρειάζεστε επιχειρησιακό προϋπολογισμό
Οι εταιρείες πρέπει να είναι σε θέση να παραμείνουν σε επαφή με την τρέχουσα οικονομική κατάσταση της επιχείρησης για να είναι επιτυχείς, καθώς και να προβάλλουν αυτό που περιμένουν τους επόμενους μήνες, ώστε να μπορούν να προγραμματίσουν τα έσοδα και τα έξοδα του επόμενου έτους. Ένας επιχειρησιακός προϋπολογισμός είναι σημαντικός επειδή δίνει στη διοίκηση έναν τρόπο να καθορίσει και να ανακοινώσει τους οικονομικούς στόχους και τους στόχους του για τους επόμενους 12 μήνες και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καταστήσει τους υπαλλήλους και τη διοίκηση υπεύθυνη σε αυτούς τους στόχους. Δεν είναι ασυνήθιστο οι εταιρείες να καταρτίζουν ένα χρονοδιάγραμμα που συγκρίνει τον προϋπολογισμό με τα πραγματικά οικονομικά αποτελέσματα κάθε μήνα ή τουλάχιστον κάθε τρίμηνο, για να δούμε πώς παρακολουθείται η πραγματική απόδοση της εταιρείας με τους προϋπολογισμούς στόχους της.
Ο επιχειρησιακός προϋπολογισμός και η διαδικασία προγραμματισμού παρέχουν επίσης μια ευκαιρία για τις επιχειρήσεις να προετοιμαστούν σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να καθορίσει τους στόχους εσόδων και εξόδων και να τις σχεδιάσει έτσι ώστε να έχει αρκετή κερδοφορία για να βάλει χρήματα σε ένα καλαμπόκι. Το αμοιβαίο κεφάλαιο θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση ύφεσης στην οικονομία, απώλειας μεγάλου προμηθευτή, απώλειας συχνού πελάτη ή άλλου είδους επιχειρηματικού προβλήματος που θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά την ταμειακή ροή της εταιρείας.
Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού προϋπολογισμού είναι μέρος της τέχνης και μέρος της επιστήμης. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, θα πρέπει να υπολογίσετε πού να ορίσετε το μπαρ από την άποψη της δημιουργίας ενός προϋπολογισμού που να αντικατοπτρίζει το είδος των επιδόσεων που μπορεί να έχει η ομάδα σας, λαμβάνοντας επίσης υπόψη το τι πρέπει να κάνει η εταιρεία σας για να συμβαδίσει ή νίκησε τους ανταγωνιστές και τους συμμαθητές του και υπερέχει στην αγορά του. Είναι σημαντικό να θέσετε τους στόχους του προϋπολογισμού σε αρκετά υψηλό επίπεδο ώστε η αγορά και οι επενδυτές να αντιλαμβάνονται την επιχείρησή σας ως ηγέτη και επιτυχώς, διατηρώντας όμως τους στόχους σε ρεαλιστικό επίπεδο ώστε να μην δημιουργείτε αρνητική αντίληψη χάνοντας τους στόχους.
Παραδείγματα προϋπολογισμού
Οι εταιρείες επιλέγουν να συγκεντρώνουν τους προϋπολογισμούς με διάφορους τρόπους, ανάλογα με το μέγεθος, τη δομή, τον τύπο της επιχείρησης και άλλες εκτιμήσεις της εταιρείας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε να συγκεντρώσετε έναν προϋπολογισμό ανά τμήμα, με κατηγορίες όπως διευθύνων σύμβουλος, χρηματοδότηση, εγκαταστάσεις ή πληροφορική. Κάθε μία από αυτές τις ενότητες θα έχει τα ίδια στοιχεία, όπως μισθοδοσία, νομικές αμοιβές, δαπάνες για υπολογιστές και έξοδα γραφείου.
Ορισμένες εταιρείες προετοιμάζουν τον προϋπολογισμό τους από το κέντρο κόστους. Ένα κέντρο κόστους είναι ένα τμήμα, και όχι ένα τμήμα. Σε μια κατασκευαστική εταιρεία, μπορεί να είναι τμήμα κατασκευής ή τμήμα συντήρησης. Αυτά τα τμήματα είναι υπεύθυνα για τα άμεσα λειτουργικά έξοδα και δεν έχουν καμία συμμετοχή ή έλεγχο επί του τμήματος της πώλησης ή της δημιουργίας εσόδων της επιχείρησης. Για αυτόν τον τύπο προϋπολογισμού, είναι δύσκολο να υπολογιστεί το κέρδος κάθε κέντρου κόστους επειδή απαιτεί την κατανομή των εσόδων και των γενικών εξόδων, όπως το ενοίκιο κτιρίου.
Ένα άλλο παράδειγμα προϋπολογισμού είναι η μέθοδος του προϋπολογισμού από την κορυφή προς τα κάτω. Αυτή η διαδικασία για τη διαμόρφωση ενός προϋπολογισμού περιλαμβάνει τη διαχείριση των στόχων και των στόχων για την εταιρεία στην κορυφή και στη συνέχεια πιέζοντας αυτούς τους στόχους και τους στόχους κάτω στους διευθυντές τμήματος της εταιρείας. Οι στόχοι του προϋπολογισμού υπαγορεύονται από τη διοίκηση και τα τμήματα πρέπει να βρουν έναν τρόπο να διαρθρώσουν τους ξεχωριστούς προϋπολογισμούς τους για να εκπληρώσουν τους στόχους και τους στόχους που έχουν οριστεί από ανώτερα στελέχη.
Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού έχει ένα μειονέκτημα επειδή η μεσαία και κατώτερη διοίκηση των τμημάτων δεν αναλαμβάνει την κυριότητα του προϋπολογισμού επειδή δεν δημιουργήθηκε από αυτούς και τους επιβλήθηκε. Ορισμένοι πιστεύουν ότι ο προϋπολογισμός από την κορυφή προς τα κάτω δεν είναι τόσο αποτελεσματικός, διότι η διαχείριση συχνά αποσυνδέεται από τις λεπτομέρειες του τι συμβαίνει στον τομέα και τις καθημερινές επιχειρησιακές ανάγκες της εταιρείας.
Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω είναι ο αντίστροφος του προϋπολογισμού "από την κορυφή προς τα κάτω" και ξεκινάει με τους ανθρώπους στο πεδίο. Κάθε τμήμα είναι υπεύθυνο για τη διαμόρφωση του δικού του προϋπολογισμού και το προσωπικό που ασχολείται με τις καθημερινές εργασίες είναι συνήθως το πιο γνωστό για όλα τα στοιχεία γραμμής στους προϋπολογισμούς των τμημάτων. Για το λόγο αυτό, οι προϋπολογισμοί από τη βάση προς την κορυφή τείνουν να είναι λεπτομερέστεροι και σε πολλές περιπτώσεις πιο ακριβείς από τους προϋπολογισμούς από την κορυφή προς τα κάτω. Ωστόσο, ο προϋπολογισμός εξακολουθεί να βασίζεται σε στόχους, οπότε ακόμη και με τις επιπλέον λεπτομέρειες, θα μπορούσε να είναι εντελώς διαφορετικό από τα πραγματικά αποτελέσματα της εταιρείας.
Προκλήσεις Budgeting: Sandbag ή Stretch;
Ο προϋπολογισμός δεν είναι τόσο εύκολος όσο απλά να προσθέτετε ρυθμό ανάπτυξης ή μείωση στα έσοδα και τις δαπάνες και στη συνέχεια να κάνετε ένα αντίγραφο πάστα για κάθε ένα από τους 12 μήνες για το επόμενο έτος. Ιδιαίτερα όταν ο προϋπολογισμός κατασκευάζεται από ανθρώπους στο πεδίο, μπορεί να προκύψει ένα δίλημμα. Ίσως η ομάδα να συγκεντρώσει έναν προϋπολογισμό που περιλαμβάνει στόχους τέντωμα, που είναι πολύ αισιόδοξοι, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί. Ή ίσως η ομάδα να βάλει μαζί έναν προϋπολογισμό που είναι σάκοι με άμμο, πράγμα που σημαίνει ότι οι στόχοι είναι πιο εύκολο να επιτευχθούν.
Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα δύσκολο ζήτημα όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι τα επιδόματά τους συνδέονται με την επίδοσή τους έναντι του προϋπολογισμού και μπορεί να δοκιμάσει την ηθική της διοίκησης, ειδικά εάν ένας προϋπολογισμός με τσόκαρα έχει ως αποτέλεσμα η εταιρεία να επιτελέσει χειρότερα από τους συνομηλίκους ή τους ανταγωνιστές της, όλοι στο όνομα οι εργαζόμενοι εξασφαλίζουν τα μπόνους τους.
Κάθε προσέγγιση έχει τα πιθανά θέματα. Παρόλο που υπάρχει κάτι που πρέπει να ειπωθεί για υποσχέσεις και υπερβολικές προσδοκίες, από την άλλη πλευρά, ο καθορισμός στόχων τέντωσης μπορεί να ωθήσει τους ανθρώπους και τις ομάδες έξω από τις ζώνες άνεσής τους για να επιτύχουν θετικά αποτελέσματα που ήταν απροσδόκητα ή ανύπαρκτα.
Εάν οι στόχοι του προϋπολογισμού είναι υπερβολικοί, οι εργαζόμενοι θα ξεκινήσουν είτε να αγνοήσουν τον προϋπολογισμό είτε την νοοτροπία της ηγεσίας των ερωτηθέντων και είναι ικανό να αξιολογήσει με ακρίβεια τις δυνατότητες του προσωπικού. Επιπλέον, αν ο προϋπολογισμός εσόδων έχει οριστεί σε επίπεδο που δεν μπορεί να επιτευχθεί και τα λειτουργικά έξοδα, όπως η πρόσληψη και οι μισθοί για επιπλέον προσωπικό, αντιστοιχούν στις διογκωμένες πωλήσεις, η εταιρεία θα μπορούσε να καταβάλει υπερβολικά πολλά χρήματα σε υποσυνδεδεμένους πόρους.
Κεφαλαιακοί Προϋπολογισμοί και Προβλέψεις
Ο προϋπολογισμός κεφαλαίου μιας εταιρείας μπορεί να αλληλεπιδράσει με τον προϋπολογισμό λειτουργίας, αλλά είναι ένα εντελώς ξεχωριστό δοχείο χρημάτων. Ο προϋπολογισμός κεφαλαίου διευκρινίζει τα σχέδια και τα συναφή έσοδα και έξοδα για μεγάλα ή ακριβά έργα, όπως η αγορά νέου εξοπλισμού παραγωγής, η κατασκευή νέας αποθήκης ή η επένδυση σε και η δρομολόγηση ενός νέου προϊόντος. Ο προϋπολογισμός κεφαλαίου εκτελείται συχνά και ανά σχέδιο και μπορεί να διαμορφωθεί οικονομικά ως υπολογισμός Καθαρή παρούσα αξία ή υπολογισμός ΚΠΑ, ή υπολογισμός εσωτερικού ποσοστού απόδοσης ή IRR.
Και οι δύο μέθοδοι χρησιμοποιούνται ευρέως και προσφέρουν στη διαχείριση έναν τρόπο να αξιολογήσει τη βιωσιμότητα ενός έργου, να εκτιμήσει το ποσό της ταμειακής ροής που θα μπορούσε να παράγει το προϊόν, να καθορίσει το ποσοστό απόδοσης της επένδυσης και να αποφασίσει εάν να πάρει το έργο. Μια εταιρεία μπορεί να εκτελεί δύο ή τρία διαφορετικά σενάρια υπολογισμών NPV ή IRR με διάφορες υποθέσεις για να καθορίσει ποιο θα μπορούσε να αποφέρει το μεγαλύτερο κέρδος για την εταιρεία.
Πολλές εταιρείες συντάσσουν επίσης μια πρόβλεψη μαζί με τον προϋπολογισμό λειτουργίας τους. Ενώ μπορεί να φαίνεται διπλασιασμός, ο προϋπολογισμός αντιπροσωπεύει αυτό που επιθυμεί να επιτύχει η εταιρεία, όπως μια ορισμένη ποσοστιαία αύξηση των πωλήσεων για το έτος, μια ορισμένη μείωση των δαπανών ή ένας ορισμένος αριθμός πρόσθετων μισθωτών.
Η πρόβλεψη, από την άλλη πλευρά, αντιπροσωπεύει μια ιδέα που είναι πιο κοντά στην οικονομική πραγματικότητα. Η εταιρεία δημιουργεί μια πρόβλεψη στις αρχές του έτους και μπορεί να μοιάζει πολύ με τον προϋπολογισμό τον Ιανουάριο. Ωστόσο, καθώς τα πραγματικά αποτελέσματα κυλούν, η εταιρεία θα ενημερώσει την πρόβλεψη βάσει του τι συμβαίνει πραγματικά, το οποίο μπορεί ή δεν μπορεί να μοιάζει με τον προϋπολογισμό. Η πρόβλεψη προσφέρει στη διαχείριση ένα εργαλείο που βοηθάει στο βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό και στην ανακατανομή των προσπαθειών αν η εταιρεία φαίνεται ότι μπορεί να μην ανταποκριθεί στους στόχους του προϋπολογισμού είτε για έσοδα είτε για δαπάνες.
