Η διαδικασία κλεισίματος των λογαριασμών επιτρέπει στις επιχειρήσεις να ελέγχουν την ακρίβεια των δεδομένων απόδοσης και να διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με συγκεκριμένες κανονιστικές οδηγίες. Αυτές περιλαμβάνουν τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή τα GAAP και τα διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής αναφοράς ή τα ΔΠΧΑ. Οι οδηγίες της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς επιβάλλουν επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες πρέπει να κλείσουν τα βιβλία τους και να ετοιμάσουν οικονομικές καταστάσεις.
Ορισμός
Η διαδικασία κλεισίματος των οικονομικών καταστάσεων περιλαμβάνει μια σειρά από δραστηριότητες που μια επιχείρηση αναλαμβάνει να κλείσει τα βιβλία της, να διορθώσει τυχόν λάθη, να προβεί σε συγκεκριμένες προσαρμογές και να καταρτίσει ακριβείς οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με τα Γενικά Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης (GAAP) και τα ΔΠΧΑ. Διάφορα μέλη του προσωπικού συμμετέχουν στη διαδικασία κλεισίματος, διασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση ανταποκρίνεται στον τελικό στόχο της οικονομικής αναφοράς χωρίς σφάλματα και νόμων. Αυτοί οι επαγγελματίες περιλαμβάνουν λογιστές, λογιστές και οικονομικούς διευθυντές. Συνήθως λειτουργούν υπό την καθοδήγηση ανώτερων επαγγελματιών, όπως εταιρικοί ελεγκτές, διευθυντές λογιστών και επικεφαλής οικονομικών λειτουργών.
Καταχώρηση Ρύθμιση εγγραφών
Οι λογιστές μεταφέρουν τις καταχωρίσεις προσαρμογής για να εξασφαλίσουν την ακρίβεια των δεδομένων, ταιριάζοντας με το πόσο μια εταιρεία έκανε σε μια περίοδο με το ποσό που δαπανά. Η περίοδος μπορεί να είναι ένα μήνα, ένα τρίμηνο ή ένα οικονομικό έτος, αλλά η συχνότερη είναι η μηνιαία διαδικασία κλεισίματος. Οι λογιστικές προσαρμογές περιλαμβάνουν μεταβολές στα μη δεδουλευμένα έσοδα και τα έξοδα προπληρωμής. Ένα μη δεδουλευμένο έσοδο είναι τα χρήματα που λαμβάνει μια επιχείρηση εκ των προτέρων, υπόσχεται να στείλει αγαθά ή να παράσχει υπηρεσίες σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Ένα προπληρωμένο έξοδο είναι μετρητά που η επιχείρηση πληρώνει σε έναν πωλητή ή πάροχο υπηρεσιών με την προϋπόθεση ότι ο πωλητής θα εκτελέσει συγκεκριμένες εργασίες στο μέλλον. Για παράδειγμα, μια εταιρεία καταβάλλει ασφάλιστρα για ένα ολόκληρο έτος. Η επιχείρηση καταγράφει την πληρωμή ως προπληρωμένο έξοδο, το οποίο αποτελεί βραχυπρόθεσμο στοιχείο, στον εταιρικό ισολογισμό. Στο τέλος του μήνα, ο λογιστής πρέπει να κάνει μια εγγραφή προσαρμογής ώστε να αντικατοπτρίζει το γεγονός ότι η εταιρεία προβαίνει μόνο σε ένα μήνα ασφάλισης.
Διόρθωση σφαλμάτων
Η διόρθωση σφαλμάτων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας κλεισίματος των οικονομικών καταστάσεων. Δίνει τη δυνατότητα στους οικονομικούς διαχειριστές να απομακρύνουν τις μαθηματικές ανακρίβειες από τον μηχανισμό κλεισίματος βιβλίων. Αυτά τα σφάλματα μπορεί να προέλθουν από την κακή εφαρμογή των λογιστικών κανόνων, την αριθμητική πλάνη και τις μεταβολές των ΓΑΛΑ και των ΔΠΧΠ.
Προετοιμασία δοκιμαστικού ισοζυγίου
Αφού καταχωρήσουν καταχωρήσεις προσαρμογής και διορθωτικά σφάλματα, οι οικονομικοί διαχειριστές προετοιμάζουν ένα ισοζύγιο δοκιμών. Αυτό το βήμα αποτελεί ένα προοίμιο για την προετοιμασία των λογιστικών εκθέσεων πλήρους σκοπού, διότι οι πληροφορίες ισορροπίας μεταξύ δοκιμών ρέουν απευθείας στις τελικές περιλήψεις δεδομένων. Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο επιτρέπει σε μια εταιρεία να ελέγξει ότι οι συνολικές πιστώσεις ισούνται με τις συνολικές χρεώσεις. Πρόκειται για μια έκρηξη της βασικής λογιστικής εξίσωσης που απαιτεί τα περιουσιακά στοιχεία ίσες υποχρεώσεις μαζί με τα ίδια κεφάλαια.
Προετοιμασία Οικονομικών Καταστάσεων
Ένα σωστό ισοζύγιο δοκιμών διαγράφει το δρόμο για ακριβείς, πλήρεις οικονομικές καταστάσεις. Αυτά περιλαμβάνουν μια κατάσταση οικονομικής θέσης, μια κατάσταση αποτελεσμάτων, μια κατάσταση των ιδίων κεφαλαίων και μία κατάσταση ταμειακών ροών.
