Ως ασφαλιστικός πράκτορας, θα πρέπει να απορρίψετε ορισμένες αξιώσεις. Όταν απορρίπτετε μια αξίωση, θα πρέπει να στείλετε στον πελάτη μια επιστολή που θα περιγράφει λεπτομερώς τον λόγο σας για την άρνησή του. Αυτό μπορεί να είναι αμήχανο, αλλά είναι μέρος της δουλειάς σας. Κρατήστε την επιστολή σας επαγγελματική και συνοπτική για να κάνετε την αλληλεπίδραση όσο το δυνατόν απλούστερη για εσάς και τον πελάτη.
Συμβουλές
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με την άρνηση ή ότι ο πελάτης μπορεί να μηνύσει τον ασφαλιστή για ζημιές μέσω ασφαλιστικής απαίτησης κακής πίστης.
Ποιοι είναι μερικοί λόγοι για να απορρίψετε την απαίτηση του πελάτη;
Ορισμένοι συνηθισμένοι λόγοι άρνησης των ασφαλιστικών απαιτήσεων είναι:
- Η ζημιά δεν καλύπτεται από την πολιτική του πελάτη.
- Ο πελάτης δεν έχει καταβάλει τα ασφαλιστικά του ασφάλιστρα.
- Δεν υπάρχουν αρκετά στοιχεία που να υποστηρίζουν την αξίωση.
- Η αξίωση δεν κατατέθηκε εγκαίρως.
- Ο πελάτης έδωσε λανθασμένες πληροφορίες.
Ο κατάλογος αυτός δεν είναι εξαντλητικός και μπορεί να υπάρχουν άλλοι λόγοι για τους οποίους η αξίωση απορρίπτεται. Το σημαντικό σημείο είναι να αναφερθούν σαφώς αυτοί οι λόγοι. Εάν ο πελάτης δεν είναι ικανοποιημένος με τους λόγους που παρέχετε, μπορεί να έχει το δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία.
Τι πρέπει να είναι στην επιστολή άρνησης αίτησής σας;
Η επιστολή άρνησης θα πρέπει να περιλαμβάνει:
- Το όνομα, τη θέση και την εταιρεία σας.
- Η ημερομηνία κατάθεσης της αξίωσης.
- Η ημερομηνία της άρνησής σας.
- Ο λόγος της άρνησης.
- Ο αριθμός πολιτικής του πελάτη.
- Ο αριθμός απαίτησης.
Ανατρέξτε στον οδηγό στυλ της εταιρείας σας και στα πρότυπα επιστολών άρνησης στη βιομηχανία σας, για να δείτε αν υπάρχουν πρόσθετες πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να ανατρέξετε στον νόμο περί ασφάλισης αυτοκινήτων χωρίς βλάβη του κράτους σας εάν ζείτε σε ένα από τα κράτη που απαιτούν από τα θύματα τροχαίων ατυχημάτων να υποβάλλουν αξιώσεις προστασίας προσωπικών τραυματισμών (PIP).
Πώς διαμορφώνετε μια επιστολή άρνησης αίτησης;
Η επιστολή αρνήσεώς σας θα πρέπει να μορφοποιηθεί όπως οποιαδήποτε άλλη επικοινωνία των επιχειρήσεων. Ακολουθεί ένα πρότυπο δείγμα που ακολουθεί:
Η εταιρεία σας Τον αριθμό του τηλεφώνου σας η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
Το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη, έχουν μορφοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο που έχετε διαμορφώσει το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας παραπάνω.
RE: Αίτηση άρνησης ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Η ημερομηνία ημερολογίου της επιστολής σας
Αγαπητέ (όνομα πελάτη)
Σώμα της επιστολής
Με εκτιμιση,
Το όνομα σου
Δηλώστε εδώ τον αριθμό των περιβλημάτων σε παρένθεση.
Πώς γράφετε το σώμα του γράμματος;
Στην πρώτη παράγραφο, δηλώστε ότι η επιστολή ανταποκρίνεται στην απαίτηση του πελάτη. Ονομάστε τον αριθμό της απαίτησης και τον αριθμό της πολιτικής του πελάτη καθώς και την ημερομηνία υποβολής της αξίωσης. Παρέχετε μια σύντομη επισκόπηση της φύσης της απαίτησης. Στη δεύτερη παράγραφο, περιγράψτε λεπτομερώς τα βήματα της έρευνας της εταιρείας σας σχετικά με την αξίωση. Στην επόμενη παράγραφο, ευγενικά αλλά σαφώς δηλώνει ότι η εταιρεία αρνείται τον ισχυρισμό του πελάτη βάσει των ευρημάτων της κατά την έρευνα.
Η τελική παράγραφο σας θα πρέπει να παρέχει οδηγίες στον πελάτη να επικοινωνήσει μαζί σας εάν έχει ερωτήσεις ή πρόσθετα σχόλια σχετικά με την απαίτηση ή την άρνηση. Ευχαριστώ τον πελάτη για την αξίωση και την επιχείρησή του. Δηλώστε ότι παρόλο που θα έπρεπε να απορρίψετε αυτό το συγκεκριμένο αίτημα, ελπίζετε να συνεχίσετε την επαγγελματική σχέση σας με τον πελάτη στο μέλλον. Εάν έχετε τυχόν περιβλήματα, σημειώστε τα εδώ.
