Γράφοντας μια επιστολή για να αρνηθεί μια επίσημη πρόσκληση μπορεί να είναι δύσκολη. Είναι απαραίτητο να απαντήσετε έτσι ώστε το πρόσωπο ή η επιχείρηση που σας προσκαλεί να γνωρίζει ότι δεν πρέπει να σας περιμένουν. Η πρόκληση έρχεται με τη σύνταξη της επιστολής με τέτοιο τρόπο ώστε να μην προσβάλλετε ή να κάνετε το άλλο συμβαλλόμενο μέρος να πιστεύει ότι προσπαθείτε απλώς να βγείτε από το να έρθετε στην εκδήλωση. Η προσεκτική διατύπωση και το έντονο μάτι προς τη λεπτομέρεια θα διασφαλίσουν ότι ο παραλήπτης θα λάβει το μήνυμα με το πνεύμα που προορίζεται.
Ξεκινήστε την επιστολή απόρριψης σας με ένα χαιρετισμό. Αποφασίστε πώς θέλετε να απευθυνθείτε στον παραλήπτη. Αν αυτό είναι πραγματικά επίσημο και δεν έχετε μια καθημερινή σχέση με το άτομο, απευθυνθείτε σε αυτόν ως "κύριε" ή "κυρία" Χρησιμοποιήστε μόνο το πρώτο όνομα σε μια επίσημη επιστολή, αν είστε βέβαιοι ότι αυτό είναι αποδεκτό.
Να είσαι ειλικρινής. Μην δημιουργείτε εξωφρενικές ιστορίες που εξηγούν γιατί δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε. Πείτε την αλήθεια με τον πιο συνοπτικό τρόπο. Εξηγήστε σε μια πρόταση ή δύο γιατί δεν θα είστε παρόντες. Χρησιμοποιήστε λέξεις όπως "δυστυχώς" ή "δυστυχώς" για να υποδείξετε ότι επιθυμείτε η κατάσταση να είναι διαφορετική.
Εκφράστε την εκτίμησή σας για την πρόσκληση. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για να σκεφτείτε. Αυτό θα διασφαλίσει ότι δεν θα καταργηθείτε οριστικά από τη λίστα για μελλοντικά συμβάντα.
Κλείστε την επιστολή σας εκφράζοντας τις καλύτερες ευχές στον παραλήπτη. Αφήστε τον να γνωρίζει ότι ελπίζετε ότι το γεγονός του πηγαίνει καλά.
Κλείστε την επιστολή με "Ειλικρινά" ή απλώς ευχαριστήστε τον παραλήπτη για άλλη μια φορά. Υπογράψτε το όνομά σας με ένα στυλό. Αυτό δείχνει ότι εσείς προσωπικά πήρατε το χρόνο στην επιστολή. Ένα τυπωμένο όνομα είναι πολύ γενικό και μπορεί να κάνει τον οικοδεσπότη να πιστεύει ότι είστε πολύ απασχολημένοι για να αφιερώσετε χρόνο για να απαντήσετε σωστά στην πρόσκλησή του.
Διαβάστε την επιστολή φωναχτά. Βεβαιωθείτε ότι έχει τον τόνο που θέλετε να εκφράσετε. Πραγματοποιήστε τυχόν αλλαγές και, στη συνέχεια, ταχυδρομήστε το γράμμα
Προειδοποίηση
Η τιμιότητα είναι η καλύτερη πολιτική απόρριψης μιας πρόσκλησης. Δεν θέλεις να πιάσεις ένα ψέμα που μπορεί να σπάσει μια καλή επιχειρηματική σχέση.
